Das Transaktionsmodul befindet sich im Menü Buchführung. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Banktransaktionen in Pennylane zu verarbeiten: Abgleich mit einer Rechnung, manuelle Erfassung der Rechnung, Angabe des Gegenkontos, Verwendung von Automatisierungsregeln und mehr.
Die in diesem Modul durchgeführten Aktionen wirken sich auf die Verwaltungsansicht des Kundenkontos aus.
Transaktion abgleichen
Die erste Möglichkeit, eine Transaktion zu verarbeiten, besteht darin, sie mit einer Rechnung abzugleichen. Klicken Sie dazu auf die Transaktion und wechseln Sie zum Tab Auszifferung.
Sie können die vorgeschlagene Zuordnung bestätigen (sofern eine vorhanden ist) oder mithilfe von Unter den Rechnungen suchen nach einer anderen Rechnung suchen.
✍️ Pennylane schlägt einen Abgleich vor, wenn eine hohe Übereinstimmung zwischen einer Transaktion und einer Rechnung erkannt wird. In diesem Fall erscheint ein Symbol in der Spalte Vorschläge. Ein Klick darauf führt Sie direkt zum Abgleich-Tab.
Wenn eine Rechnung bereits mit Ihrer Transaktion abgeglichen ist, können Sie diese in diesem Tab anzeigen oder ausblenden und bei Bedarf den Abgleich aufheben.
Der Abgleich hat mehrere Auswirkungen:
Es werden automatisch Buchungen abgeglichen (Ausziffern) und die USt.-Buchung erstellt.
Der Transaktionsstatus wechselt zu Verarbeitet (wenn die Rechnung bereits erfasst wurde) oder bleibt Zu verarbeiten.
In der Verwaltungsansicht erscheint die Transaktion als Erledigt.
💡 Wenn kein Abgleich mit einer Rechnung nötig ist, markieren Sie den Beleg als optional oder verloren. Die Transaktion wechselt dann trotzdem in den Status Erledigt.
Falls die zugehörige Rechnung noch nicht existiert, erfassen Sie sie manuell über Eine Rechnung erstellen. Es wird ein buchhalterisches Dokument ohne Anhang erstellt — das Drittpartei-Konto wird gebucht und beim Erstellen der Rechnung automatisch ausgeglichen.
Gegenkonto angeben oder Massenverarbeitung
Geben Sie das Sachkonto in das Feld Gegenkonto ein (Kontonummer oder Bezeichnung).
Alternativ: Klicken Sie auf die Transaktion → Tab Buchungen → Kontonummer anstelle des Durchlaufkontos eingeben → Speichern. Klicken Sie auf + für weitere Zeilen.
💡 Das Feld Gegenkonto ermöglicht Massenverarbeitung: Wählen Sie mehrere Transaktionen mit demselben Konto aus und geben Sie das Gegenkonto ein — alle wechseln sofort zu Verarbeitet.
Automatisierungsregeln
Gehen Sie zu Einstellungen → Automatisierungsregeln oder nutzen Sie die Verknüpfung Regel erstellen direkt in der Transaktion.
📖 Siehe unseren Artikel Das Regelzentrum verwalten (FR).
Transaktionsregel erstellen
Transaktionsregeln weisen automatisch ein Gegenkonto für alle passenden Transaktionen zu.
Klicken Sie auf Neue Regel.
Geben Sie den Regelnamen ein.
Wenn-Zeile: Geben Sie Ihr Schlüsselwort ein und wählen Sie eine Bedingung: Enthält; Ist; Beginnt mit; Endet mit.
Fügen Sie eine oder mehrere weitere Bedingungen auf die gleiche Weise hinzu.
Dann-Zeile: Wählen Sie das Gegenkonto aus und geben Sie den USt.-Satz an.
Fügen Sie bei Bedarf eine Analysekategorie hinzu.
Aktivieren oder deaktivieren Sie die anderen Optionen, prüfen Sie die betroffenen Transaktionen und klicken Sie oben rechts auf Regel erstellen.
Standardmäßig erhalten durch eine Regel verarbeitete Transaktionen den Status Vorverarbeitet. Um sie anschließend in einem Schritt zu verarbeiten, filtern Sie nach vorverarbeiteten Transaktionen und klicken Sie auf Alle verarbeiten.
Sie können auch die manuelle Prüfung einer Regel überspringen, indem Sie die entsprechende Option aktivieren. In diesem Fall wechselt die Transaktion automatisch in den Status Verarbeitet.
Automatische Rechnungserstellung einrichten
Für wiederkehrende Transaktionen, die nicht bei jeder Fälligkeit mit einem Beleg abgeglichen werden müssen, können Sie die automatische Rechnungserstellung einrichten.
Klicken Sie im Tab Abgleich Ihrer Transaktion auf Rechnung erstellen.
Geben Sie den Lieferanten oder Kunden ein.
⚠️ Die Standardeinstellungen des Dritten müssen gespeichert sein — klicken Sie auf Lieferant anzeigen/bearbeiten (oder Kunden), um Aufwands-/Erlöskonto und USt.-Satz zuzuweisen.
⚠️ Automatische Rechnungen sind nur möglich für Dritte, die stets dasselbe Konto und denselben USt.-Satz verwenden.Geben Sie eine Buchungsbezeichnung (optional) und die Rechnungsdaten ein.
Klicken Sie auf Automatische Rechnungserstellung konfigurieren.
Geben Sie im Fenster, das sich öffnet, die Schlüsselwörter ein, anhand derer die betreffenden Transaktionen erkannt werden sollen, wählen Sie aus, welche Transaktionen betroffen sein sollen, und ob die manuelle Prüfung übersprungen werden soll. Klicken Sie auf Speichern.
Wenn Sie die manuelle Prüfung nicht übersprungen haben, erhalten die betroffenen Transaktionen den Status Vorverarbeitet. Wählen Sie die vorverarbeiteten Transaktionen mithilfe des Filters aus und klicken Sie auf Alle verarbeiten.
💡 Per Automatisierungsregel erstellte Rechnungen erscheinen im Rechnungsmodul mit der Quelle Aus Bezeichnung generiert.
Automatisierungsregeln anzeigen und bearbeiten
Alle Automatisierungsregeln sind im Regelzentrum verfügbar. Transaktionsregeln befinden sich im Tab Transaktionen, automatische Rechnungsregeln im Tab Lieferanten oder Kunden. Pro Regel können Sie diese mit einem Klick deaktivieren oder öffnen, um Details anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu löschen.
Transaktionen belegen
Buchhalterisch mit einer Rechnung abgeglichene Transaktionen wechseln in der Verwaltungsansicht in den Status Erledigt. Ohne zugehörige Rechnung bleibt der Status Buchhalteranfrage.
Um den Beleg für mehrere Transaktionen als optional zu markieren, wählen Sie diese aus und klicken Sie auf Belege als optional kennzeichnen – sie wechseln dann in den Status Erledigt.
✍️ Sie können auch eine Automatisierungsregel erstellen, um Belege als optional zu markieren. Beim Erstellen dieser Art von Automatisierungsregel müssen Sie kein Gegenkonto angeben.
Beispiel: Wenn alle Banktransaktionen mit dem Schlüsselwort „Kartenzahlungen“ automatisch als bearbeitet auf der Verwaltungsseite markiert werden sollen, geben Sie „Kartenzahlungen“ in die Schlüsselwörter ein und wählen Sie Optional.
📖 Siehe unseren Artikel Das Regelzentrum verwalten (FR).
Rechnungen und Transaktionen automatisch abgleichen
Sobald eine neue Banktransaktion oder eine neue Rechnung eingeht, berechnet die KI von Pennylane das am besten passende Dokument für einen Abgleich – unter Berücksichtigung aller Belegdaten, Ihrer Abgleichhistorie und weiterer Faktoren. Wird ein passender Kandidat gefunden und stimmen die Beträge überein, wird der Abgleich sofort durchgeführt.
Automatischen Abgleich aktivieren
Gehen Sie zu Einstellungen > Autopilot.
Klicken Sie auf den Tab Abstimmungen.
Aktivieren Sie die Option Automatische Bestätigung von Abstimmungsvorschlägen.
Bedingungen für den automatischen Abgleich
Die Beträge von Rechnung und Transaktion müssen exakt übereinstimmen.
Ein Abgleichvorschlag muss von der KI identifiziert worden sein.
Die Option muss in den Dateieinstellungen aktiviert sein.
✍️ Automatisch durchgeführte Abgleiche bleiben bearbeitbar: Sie können einen Abgleich jederzeit aufheben und bei Bedarf korrigieren.