Kundenrechnungen sind die Rechnungen, die Sie Ihren Kunden nach Ihren Verkäufen senden. In bestimmten Fällen können Sie eine Kundenrechnung archivieren oder löschen (unter bestimmten Bedingungen). Sie haben auch die Möglichkeit, eine Gutschrift zu erstellen, um eine finalisierte Kundenrechnung ganz oder teilweise zu stornieren.
⚠️ Aus rechtlichen Gründen ist es nicht möglich, eine finalisierte Rechnung zu löschen.
Unterschied zwischen Archivierung und Löschung
Archivierte Rechnungen erscheinen weder in der Ansicht Verkauf > Kundenrechnungen noch in Ihren Suchergebnissen - es sei denn, Sie erweitern Ihre Suche auf archivierte Rechnungen. Einmal archiviert, bleiben Ihre Rechnungen in Ihrem Pennylane-Konto gespeichert und können gefunden werden, indem Sie zu Verkauf > Kundenrechnungen > Alle (Tab) gehen und auf den Filter Status > Archiviert klicken. Die Archivierung ist umkehrbar.
Gelöschte Rechnungen werden dauerhaft vernichtet. Sie verschwinden endgültig aus Ihrem Pennylane-Konto und können nach dem Löschen nicht mehr wiederhergestellt werden. Das Löschen ist unwiderruflich.
Kundenrechnung archivieren
⚠️ Archivierungsbedingungen: Eine finalisierte Kundenrechnung kann grundsätzlich nicht archiviert werden. Sie können eine Rechnung nur archivieren, wenn es sich um die letzte finalisierte Rechnung handelt und sie noch nicht versendet wurde.
So archivieren Sie eine oder mehrere Kundenrechnungen:
Gehen Sie zu Verkauf > Kundenrechnungen > Alle (Tab).
Wählen Sie die zu archivierende(n) Rechnung(en) aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Archivieren in der markierten Leiste.
Bestätigen Sie Ihre Wahl, indem Sie in dem geöffneten Fenster auf Archivieren klicken.
Eine Bestätigungsmeldung erscheint in der rechten unteren Ecke Ihres Bildschirms. Über diese Meldung können Sie die Archivierung rückgängig machen oder die soeben archivierte(n) Rechnung(en) anzeigen. Eine archivierte Rechnung kann jederzeit wiederhergestellt werden.
Archivierte Rechnung wiederherstellen
So stellen Sie eine oder mehrere archivierte Rechnungen wieder her:
Gehen Sie zu Verkauf > Kundenrechnungen > Alle (Tab).
Aktivieren Sie den Filter Status > Archiviert.
Wählen Sie die wiederherzustellende(n) Rechnung(en) aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederherstellen in der markierten Leiste.
Bestätigen Sie Ihre Wahl, indem Sie in dem geöffneten Fenster auf Wiederherstellen klicken.
Wenn die archivierte Rechnung in der Zwischenzeit erneut importiert wurde, müssen Sie wählen, welche Version beibehalten werden soll (siehe unten).
💡 Das Wiederherstellen einer Rechnung stellt die Abgleiche, die die Rechnung vor der Archivierung hatte, nicht wieder her. Wenn die archivierte Rechnung mit einer Transaktion verknüpft war, wird diese Verknüpfung bei der Wiederherstellung nicht wieder hergestellt. Sie müssen Ihre Rechnung erneut mit Ihrer Transaktion abgleichen.
Kundenrechnung löschen
Um eine Kundenrechnung zu löschen, muss Ihre Rechnung:
Den Status Entwurf haben (nicht finalisiert).
Zuvor archiviert worden sein.
Eine finalisierte Rechnung kann nicht gelöscht werden, auch wenn sie nie versendet wurde. Um sie ganz oder teilweise zu stornieren, erstellen Sie eine Gutschrift.
So löschen Sie eine oder mehrere zuvor archivierte Kundenrechnungen:
Gehen Sie zu Verkauf > Kundenrechnungen > Alle (Tab).
Aktivieren Sie den Filter Status > Archiviert.
Wählen Sie die endgültig zu löschende(n) Rechnung(en) aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen am unteren Rand Ihres Bildschirms.
Bestätigen Sie Ihre Wahl, indem Sie in dem geöffneten Fenster auf Löschen klicken.
⚠️ Das Löschen ist unwiderruflich. Fragen Sie Ihren Steuerberater, bevor Sie eine Rechnung aus einem Buchungsimport löschen.
ℹ️ Finalisierte Rechnungen, ob an einen Kunden versendet oder nicht, können nicht mehr gelöscht oder archiviert werden (außer in oben genannten Ausnahmefällen).
Tipps bei häufigen Problemen
Verwaltung von Duplikaten
Wenn Sie eine Kundenrechnung, die Sie bereits archiviert haben, erneut importieren, wird die importierte Rechnung nicht als Duplikat der archivierten Rechnung betrachtet. Sehen Sie archivierte Rechnungen wie Artikel in einem Papierkorb: Sie werden zurückgestellt, um Ihr laufendes Geschäft nicht zu stören, aber sie werden deswegen nicht gelöscht.
Wenn eine archivierte Kundenrechnung in der Zwischenzeit erneut in Pennylane importiert wurde, wird ein Bildschirm Sie bei der Wiederherstellung der archivierten Rechnung auffordern, die beizubehaltende Version zu wählen. Sie haben folgende Möglichkeiten:
Archivierte Rechnung nicht wiederherstellen (die reimportierte Version als Referenzversion behalten). Dies verändert nichts- die archivierte Rechnung bleibt im Archiv.
Die reimportierte Rechnung durch die historische Version ersetzen, die bis dahin archiviert war. Dies bewirkt die Wiederherstellung der archivierten Rechnung unter gleichzeitiger Löschung der reimportierten Rechnung.
Kundenrechnung in einen anderen Mandaten hochladen
Sie können eine Kundenrechnung nicht von einem Mandanten in einen anderen innerhalb einer Unternehmensgruppe verschieben.
Wenn Sie eine Rechnung beim falschen Mandanten hochgeladen haben:
Überprüfen Sie, ob die Rechnung archiviert und gelöscht werden kann.
Archivieren Sie sie im falschen Mandanten.
Löschen Sie sie endgültig gemäß dem obigen Verfahren.
Öffnen Sie den richtigen Mandanten.
Laden Sie die Rechnung erneut unter Verkauf > Kundenrechnungen hoch.
⚠️ Eine finalisierte Kundenrechnung kann nicht gelöscht werden. Um sie zu stornieren, erstellen Sie eine Gutschrift.
Nächste Schritte
Gutschrift erstellen, um eine Rechnung zu ändern
Sie können eine finalisierte Kundenrechnung nicht ändern, aber Sie können eine Gutschrift erstellen, die Ihre finalisierte Rechnung storniert.