Diese Funktion ist mit den Tarifen Essentiel und Premium verfügbar.
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Was sind Zahlungserinnerungen?
Sicherzustellen, dass Kundinnen und Kunden ihre Rechnungen fristgerecht bezahlen, ist häufig zeitaufwendig und mit wiederkehrenden Aufgaben verbunden.
Pünktliche Zahlungseingänge sind jedoch entscheidend für Ihre Liquidität und die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens. Deshalb bietet Pennylane automatische Zahlungserinnerungen.
Sie müssen Ihre Kundinnen und Kunden nicht mehr jede Woche manuell erinnern und können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
In Pennylane können Sie Erinnerungssequenzen erstellen und festlegen, welche Kundinnen und Kunden diese erhalten sollen. Pennylane versendet die E-Mails anschließend automatisch zu den festgelegten Zeitpunkten – Sie müssen nichts weiter tun.
💡 Die Erinnerungs-E-Mails enden, sobald die Rechnung bezahlt ist. Eine Rechnung gilt als bezahlt, sobald eine Zahlung in Pennylane gebucht (FR) wurde.
Automatische Zahlungserinnerungen gelten sowohl für Rechnungen, die Sie in Pennylane erstellen, als auch für importierte Rechnungen. Für Rechnungen mit dem Status Entwurf oder Zu bearbeiten werden keine Erinnerungen versendet. GoCardless-Abonnements und Angebote werden ebenfalls nicht automatisch erinnert.
✍️ Ist für eine Rechnung eine Zahlungserinnerung aktiviert, wird in der Rechnungsliste ein Wecker-Symbol angezeigt.
Erinnerungssequenz anlegen
Automatische Zahlungserinnerungen gelten für alle Ausgangsrechnungen, einschließlich Teilrechnungen.
Öffnen Sie in Pennylane Einstellungen und wählen Sie Rechnungseinstellungen.
Öffnen Sie den Tab Zahlungserinnerungen.
Klicken Sie auf Neue Sequenz.
Geben Sie der Sequenz einen Titel (z. B. B2B-Zahlungserinnerungen) und optional eine Beschreibung ein.
Erstellen Sie die einzelnen Schritte Ihrer Erinnerungssequenz.
Legen Sie den Versandzeitpunkt der ersten Nachricht, den Abstand zwischen den einzelnen Erinnerungen sowie die Gesamtdauer der Erinnerungssequenz fest.
✍️ Erstellen Sie eine D+N-Sequenz, werden Rechnungen, die sich bereits nach D+N+1 befinden, nicht in die Sequenz aufgenommen. Die Erinnerungssequenz startet erst, wenn eine Rechnung den Zeitpunkt D+N erreicht.
Wählen Sie die E-Mail-Vorlage für diesen Versand. Bearbeiten Sie die Vorlage über den Stift oben rechts in der Vorschau oder klicken Sie auf Neue Vorlage erstellen.
Klicken Sie auf Speichern, um zur nächsten Erinnerung in der Sequenz zu wechseln.
Wiederholen Sie die Schritte für jede weitere E-Mail in der Sequenz.
💡 Eine erste Standard-Sequenz ist bereits vorhanden. Nutzen Sie sie direkt oder passen Sie Schritte und E-Mail-Inhalte an.
Erinnerungssequenz bearbeiten
Öffnen Sie erneut den Tab Zahlungserinnerungen.
Klicken Sie auf die Sequenz, die Sie ändern möchten.
Klicken Sie im Seitenbereich oben rechts auf Bearbeiten.
Passen Sie die automatische Erinnerung an:
Klicken Sie auf den grünen Stift, um einen Block zu bearbeiten
Klicken Sie auf das rote Papierkorbsymbol, um einen Block zu löschen
Klicken Sie anschließend auf Sequenz aktualisieren.
Sie können eine ganze Sequenz über das rote Papierkorbsymbol oben rechts im Editor löschen. Die Löschung ist endgültig.
Freigabe vor dem Versand anfordern
Bei automatischen Erinnerungen können Sie vor jedem Versand eine Freigabe verlangen.
Gehen Sie zu Unternehmenseinstellungen > Rechnungseinstellungen > Zahlungserinnerungen.
Öffnen Sie die Sequenz (oder legen Sie eine neue an).
Bearbeiten Sie den Schritt, der eine Freigabe braucht, über den kleinen Stift. Sie können auch einen Schritt hinzufügen (z. B. bei einer neuen Sequenz).
Aktivieren Sie Mit Freigabe und klicken Sie auf Speichern.
Wiederholen Sie das bei weiteren Schritten bei Bedarf.
Kunden einer Erinnerungssequenz zuweisen
Wird ein Kunde einer Sequenz zugeordnet, werden alle seine Rechnungen automatisch erinnert.
Öffnen Sie unter Rechnungseinstellungen den Tab Zahlungserinnerungen.
Klicken Sie auf die gewünschte Sequenz.
Klicken Sie im Seitenbereich oben rechts auf Bearbeiten.
Fügen Sie unter Betroffene Kunden Kunden hinzu oder entfernen Sie sie.
Klicken Sie auf Sequenz aktualisieren, um zu speichern.
⚠️ Ein Kunde kann nur in einer Erinnerungssequenz sein. Wird er einer neuen Sequenz zugeordnet, wird er aus der vorherigen entfernt.
Zahlungserinnerungen pausieren
Bei Projektverzögerung oder angekündigtem Zahlungsaufschub können Sie die Erinnerung für eine Rechnung pausieren.
Öffnen Sie in Pennylane Verkäufe und dann Ausgangsbelege.
Öffnen Sie die betreffende Rechnung.
Gehen Sie im Seitenbereich zum Abschnitt Zahlungserinnerungen.
Bearbeiten Sie die Erinnerungseinstellungen und pausieren Sie die Erinnerung.
Speichern Sie Ihre Änderungen.
Die Erinnerung für diese Rechnung ist pausiert. Sie können sie am selben Ort wieder aktivieren.
💡 Sollen alle Rechnungen eines Kunden pausiert werden, entfernen Sie den Kunden unter Betroffene Kunden im Sequenz-Editor.
Verlauf der Erinnerungen
Öffnen Sie in Pennylane Verkäufe und dann Ausgangsbelege.
Öffnen Sie die Rechnung.
Klicken Sie im Seitenbereich oben rechts auf das Uhr-Symbol 🕔.
Das Fenster Historie öffnet sich in der Bildschirmmitte.
Tipps für wirksamere Erinnerungen
Passen Sie Ihre Erinnerungen an Ihre Kundengruppen an: Legen Sie mehrere Sequenzen an, damit Ton und Häufigkeit zu Ihren Kundengruppen passen.
Aktivieren Sie die Online-Zahlung auf Ihren Rechnungen: Dadurch können Ihre Kunden ihre Rechnung direkt über die Schaltfläche Jetzt bezahlen begleichen. Alle Überweisungsdaten sind bereits vorausgefüllt.
Passen Sie die Empfänger Ihrer Zahlungserinnerungen an:
Ist Ihr Ansprechpartner nicht der richtige Empfänger, können Sie die Empfänger direkt in der Rechnung ändern, ohne die Kundenstammdaten anzupassen. Öffnen Sie die Rechnung, klicken Sie im Abschnitt Zahlungserinnerungen auf das Stiftsymbol, bearbeiten Sie das Feld Empfänger und klicken Sie anschließend auf Speichern.