Sind Sie häufig bei Kundenterminen oder unterwegs? Müssen Sie schnell reagieren, um ein Angebot zu versenden oder eine Zahlung nachzuverfolgen? Mit der mobilen Pennylane‑App behalten Sie Ihren Verkaufszyklus jederzeit und überall im Griff. Sehen wir uns an, wie das funktioniert.
Mit der mobilen Pennylane‑App können Sie:
Angebote, Rechnungen und Gutschriften erstellen und schnell versenden (sowie Spesenabrechnungen);
Zahlungen und Zahlungserinnerungen in Echtzeit verfolgen;
Ihre Kunden erstellen und bearbeiten.
Für alles Weitere wechseln Sie bitte an Ihren Computer (FR) :
Rechnungsvorlagen anpassen (Logo, Farben, Sprache …);
Erweiterte Funktionen verwalten: Abonnements, wiederkehrende Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine usw.;
Auf sämtliche Einstellungen und Verwaltungsoptionen zugreifen.
Ein Dokument erstellen
In der mobilen App erfolgt die Erstellung von Dokumenten (Rechnung, Gutschrift oder Angebot) über das Menü Verkäufe oder über die Schnellaktionen auf der Startseite.
Wählen Sie den passenden Reiter (Kundenrechnungen oder Angebote).
Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf + Erstellen.
Wählen Sie Neue Rechnung erstellen, Gutschrift erstellen oder Angebot erstellen.
Der Rest ist Ihnen bekannt: Erstellen Sie eine Rechnung, eine Gutschrift oder ein Angebot so, wie Sie es auch am Computer tun.
💡 Sie können ein Freitextfeld hinzufügen (z. B. eine Notiz oder eine Referenz), um Ihr Dokument zu individualisieren.
Wenn Ihr Angebot angenommen wurde, können Sie es auch in eine Rechnung umwandeln.
💡 Sobald das Dokument gespeichert ist, können Sie es direkt aus der mobilen App an Ihren Kunden senden oder seinen Status ändern.
Ein Dokument versenden
So senden Sie eine Rechnung, eine Gutschrift oder ein Angebot aus der mobilen App:
Gehen Sie im Menü Verkäufe auf den Reiter Kundenrechnungen oder Angebote.
Tippen Sie auf das zu versendende Dokument.
Tippen Sie auf Senden.
Überprüfen Sie die E‑Mail‑Adresse des Empfängers, bearbeiten Sie bei Bedarf die Nachricht – und fertig.
Eine Kundenrechnung importieren
Tippen Sie auf dem Startbildschirm auf Verkäufe.
Öffnen Sie den Reiter Kundenrechnungen.
Tippen Sie auf + Erstellen und anschließend auf Kundenrechnung importieren oder scannen.
Sie haben mehrere Möglichkeiten, eine Rechnung zu importieren:
Sie können Rechnungen mit der Kamera Ihres Geräts scannen, aus der Galerie importieren oder aus Dokumenten importieren.
Rechnung scannen
Platzieren Sie Ihre Rechnung vor der Kamera.
Wählen Sie aus, ob Ihre Rechnung aus einer oder mehreren Seiten besteht.
Ein blauer Rahmen erscheint auf dem Dokument und das Foto wird automatisch aufgenommen. Auch der Zuschnitt erfolgt automatisch.
Wiederholen Sie den Vorgang, wenn mehrere Seiten vorhanden sind.
Tippen Sie auf Speichern.
Rechnung aus der Fotogalerie importieren
Erlauben Sie Pennylane (falls noch nicht geschehen) den Zugriff auf Ihre Fotos.
Wählen Sie ein oder mehrere Bilder zum Import aus.
Tippen Sie auf Hinzufügen.
Import aus Dokumenten
Sie können Rechnungen auch aus den Dateien Ihres Geräts importieren.
✍️ Sobald der Import abgeschlossen ist (unabhängig von der gewählten Methode), tippen Sie auf das Dokument, um es bei Bedarf zu vervollständigen und die verschiedenen Angaben zu überprüfen. Tippen Sie anschließend auf Speichern. Danach können Sie die Rechnung direkt an Ihren Kunden senden.
Einen Kunden erstellen oder bearbeiten
So erstellen oder bearbeiten Sie einen Kunden in der mobilen App:
Tippen Sie im Menü Verkäufe auf die +‑Schaltfläche.
Wählen Sie Kunden hinzufügen oder bearbeiten, um die Kundenliste anzuzeigen.
Sie haben zwei Möglichkeiten:
Einen bestehenden Kunden bearbeiten: Wählen Sie ihn aus der Liste aus und tippen Sie anschließend auf Kunde bearbeiten.
Einen neuen Kunden erstellen: Tippen Sie unten in der Liste auf + Neuer Kunde.
Fahren Sie mit der Erstellung oder Bearbeitung fort, wie Sie es vom Computer kennen.
Falls erforderlich, können Sie dem Kunden anschließend eine Rechnung oder ein Angebot senden.
Zahlungen verfolgen
Im Reiter Kundenrechnungen erhalten Sie einen klaren Überblick über Ihre Verkäufe und können diese bei Bedarf nach Status filtern.
Zu bearbeiten: Die Rechnung muss noch vervollständigt werden.
Entwurf: Die Rechnung ist noch nicht finalisiert.
Erstellt: Die Rechnung wartet auf Zahlung und die Frist ist noch nicht überschritten.
Überfällig: Die Zahlung wurde vom Kunden bis zum Fälligkeitsdatum nicht geleistet.
Bezahlt: Die Rechnung wurde vom Kunden bezahlt.
Storniert: Für die Rechnung wird keine Zahlung erwartet.
Teilweise storniert: Die Rechnung wird nicht vollständig bezahlt.
Gutschrift: Die Rechnung stellt eine Rückerstattung an den Kunden dar (der Betrag ist negativ).
Archiviert: Die Rechnung ist nicht mehr Bestandteil Ihrer Buchhaltung.
Überfällige Rechnungen mahnen
Für Rechnungen mit überfälligen Zahlungen können Sie Ihre Kunden direkt von Ihrem Smartphone aus mit wenigen Klicks erinnern:
Öffnen Sie im Reiter Kundenrechnungen die betreffende Rechnung.
Tippen Sie auf Erneut senden.
Überprüfen Sie die E‑Mail‑Adresse des Kunden und passen Sie bei Bedarf den Betreff der E‑Mail an (z. B. durch Hinzufügen von „Zahlungserinnerung“).
Passen Sie bei Bedarf auch die Nachricht an.
Tippen Sie auf Senden. Eine Versandbestätigung wird auf dem Bildschirm angezeigt.