Wenn Sie eine Rechnung in Pennylane importieren, liest die OCR die Rechnung aus und füllt Felder vor, um die Eingabe zu vereinfachen.
Bei IBANs sind zwei Fälle zu unterscheiden:
IBAN nicht auf der Rechnung
Wenn die IBAN nicht auf der Rechnung erscheint, kann die OCR sie nicht auslesen.
Öffnen Sie die betreffende Lieferantenrechnung und klicken Sie auf Zahlen.
Geben Sie im Schritt Empfängerdaten die IBAN manuell ein. Ein Pop-up bietet Ihnen an, die IBAN für den Lieferanten zu speichern.
Prüfen Sie die Bankverbindung und klicken Sie auf Speichern.
Bei zukünftigen Zahlungen wird die IBAN mit einem grünen Badge „Die IBAN ist gültig“ angezeigt.
IBAN auf der Rechnung vorhanden
Wenn die IBAN auf der Lieferantenrechnung erscheint, liest die OCR sie aus und füllt sie vor. Es wird jedoch ein roter Badge daneben angezeigt – Sie haben sie noch nicht verifiziert.
Klicken Sie auf die IBAN (ein Pop-up erscheint).
Überprüfen Sie die IBAN und klicken Sie auf Speichern (speichert sie in Ihrer Lieferantendatenbank).
Der Badge wird grün: „Die IBAN ist gültig“.
Bei zukünftigen Zahlungen wird die IBAN mit dem grünen Badge „Die IBAN ist gültig“ angezeigt. Damit erkennen Sie, dass sie bereits geprüft wurde.
IBAN aus der Lieferantenakte ändern
Sie können eine IBAN-Änderung auch außerhalb von Rechnungen beantragen:
Gehen Sie zum Lieferantenrechnungen > Lieferanten.
Finden Sie den betreffenden Lieferanten.
Geben Sie im Bereich Bankinformationen die neue IBAN ein.
Fügen Sie bei Bedarf einen Nachweis hinzu und reichen Sie die Anfrage ein.
Wenn ein Genehmigungsworkflow für Lieferanten-IBANs eingerichtet wurde, ändert sich der IBAN-Status auf „Zu genehmigen“ und wartet auf die Entscheidung eines Genehmigers. Der Änderungsverlauf ist in der Lieferantenakte einsehbar.
⚠️ Solange die IBAN nicht genehmigt wurde, kann keine Zahlung an den Lieferanten ausgeführt werden.
Eine IBAN-Änderungsanfrage genehmigen
✍️ Dieser Schritt gilt nur, wenn ein Genehmigungsworkflow für Lieferanten-IBANs eingerichtet wurde.
Wenn eine IBAN-Änderung eingereicht wird, werden die zuständigen Genehmiger benachrichtigt und finden die ausstehenden Anfragen im Reiter Zu genehmigen.
Klicken Sie im Reiter Zu genehmigen auf die Anfrage oder öffnen Sie die betreffende Lieferantenakte.
Prüfen Sie die vorhandenen Lieferanteninformationen und öffnen Sie die Anfrage.
Prüfen Sie die aktuell hinterlegte IBAN, die vorgeschlagene IBAN und den gegebenenfalls hinzugefügten Nachweis (PDF, E-Mail oder Bankverbindungsnachweis).
Wählen Sie Genehmigen oder Ablehnen.
Nach der Genehmigung ändert sich der IBAN-Status auf „Genehmigt“ und Zahlungen sind möglich. Bei einer Ablehnung bleibt die bisherige IBAN aktiv. Zahlungen bleiben gesperrt, bis eine genehmigte IBAN hinterlegt ist.
💡 Der vollständige Verlauf der Anfrage wird gespeichert und kann in der Lieferantenakte eingesehen werden.