Mit Genehmigungsabläufe für die Zahlungen von Lieferantenrechnungen können Sie Ihren Teammitgliedern unterschiedliche Zahlungsberechtigungen zuweisen. Innerhalb eines Genehmigungsablaufs können bestimmte Teammitglieder Zahlungen ausführen, während andere auf das Einreichen von Zahlungsanträgen beschränkt sind.
Teammitglieder, die an einem Genehmigungsablauf beteiligt sind, erhalten eine der folgenden zwei Rollen:
Vorbereiter. Vorbereiter haben keinen Zugriff auf die Schaltfläche zum Bezahlen von Rechnungen. Sie können jedoch Zahlungsanträge vorbereiten, die anschließend an Teammitglieder mit der Rolle Zahler weitergeleitet werden. Vorbereiter können den Status ihrer eingereichten Zahlungsanträge jederzeit einsehen.
Zahler. Zahler haben Zugriff auf die Zahlungsschaltfläche. Sie empfangen und bearbeiten die von den Vorbereitern eingereichten Zahlungsanträge. Sie können einen Zahlungsantrag genehmigen oder ablehnen. Bei einer Ablehnung muss der Zahler einen Grund angeben - dieser ist anschließend für den Vorbereiter sichtbar.
Genehmigungsablauf einrichten
Gehen Sie zu Einstellungen > Teamverwaltung > Genehmigungsabläufe.
Klicken Sie auf + Einen Workflow erstellen.
Legen Sie den Anwendungsbereich fest: Wählen Sie zwischen Belegen (Spesenabrechnungen, Rechnungen, Einkaufsanfragen) und Zahlungen und klicken Sie dann auf Fortfahren.
Legen Sie die Vorbereiter fest: Wählen Sie die Teammitglieder aus, die zur Vorbereitung von Zahlungsläufen berechtigt sind. Diese Personen können keine Zahlungen ausführen.
Legen Sie anschließend die Zahler fest: Wählen Sie die Teammitglieder aus, die zur Genehmigung und Ausführung von Zahlungen berechtigt sind. Diese Personen können Zahlungen ausführen.
⚠️ Nur Zahler haben Zugriff auf die Zahlungsschaltfläche.
Zahlung vorbereiten (Rolle: Vorbereiter)
Wählen Sie eine oder mehrere zur Zahlung vorzulegende Rechnungen aus.
Prüfen Sie die Zahlungsinformationen:
IBAN des Begünstigten
Zu zahlender Betrag
Passen Sie den Betrag bei Bedarf für eine Teilzahlung an.
Legen Sie das Zahlungsdatum fest:
Sofort
Geplantes zukünftiges Datum
Bestätigen Sie den Antrag, um ihn an den Zahler zu senden.
✍️ Der Vorbereiter kann den Fortschritt seiner Anträge im Reiter Bezahlt verfolgen und den Status in der Spalte Zahlung einsehen.
💡 Bei einer Ablehnung werden die Rechnungen automatisch in den Reiter Zu zahlen zurückgestellt.
Zahlung genehmigen und ausführen (Rolle: Zahler)
Prüfen Sie ausstehende Anträge:
Über E-Mail-Benachrichtigungen
Im Reiter Zahlungsanforderungen
Für jeden Antrag:
Wählen Sie die Zahlungsmethode
Prüfen Sie die vom Vorbereiter eingegebenen Informationen
Passen Sie das Zahlungsdatum bei Bedarf an
Entscheiden Sie, ob Sie die Lieferanten benachrichtigen möchten
Bestätigen Sie die Zahlung in Ihrem Online-Banking.
Die Zahlung wird als ausgeführt markiert.
✍️ Bei der Ablehnung eines Zahlungsantrags muss der Zahler einen Grund angeben, der für den Vorbereiter sichtbar ist.
IBAN-Änderung nach Erstellung eines Zahlungsantrags
Wenn in Ihrem Unternehmen ein IBAN-Genehmigungsworkflow (FR) aktiv ist, wird beim Bezahlen eine zusätzliche Sicherheitsprüfung durchgeführt.
⚠️ Wurde ein Zahlungsantrag vorbereitet und ein anderer Nutzer reicht danach eine IBAN-Änderung für den betreffenden Lieferanten ein, erscheint beim Zahler eine Warnmeldung.
Der Zahler wird darüber informiert, dass nach der Erstellung des Zahlungsantrags eine IBAN-Änderung vorgenommen wurde.
Er kann:
mit der Zahlung fortfahren, wenn er die IBAN weiterhin für gültig hält,
oder den Antrag ablehnen, damit er nach der Genehmigung der neuen IBAN erneut eingereicht wird.