Faut-il attendre l'accord de votre client avant de saisir une facture électronique ?
Non, vous pouvez saisir et traiter comptablement les factures fournisseurs dès leur réception, sans attendre que votre client les ait consultées ou validées.
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique :
Il n'existe pas de statut réglementaire « Approuvée » ou « Acceptée », ni de délai légal d'acceptation d'une facture reçue via une Plateforme Agréée (PA).
Le refus définitif d'une facture électronique reste un cas très marginal (environ 1 % des factures reçues). Pour ne pas alourdir le quotidien des dirigeants, Pennylane n'impose pas d'action d'acceptation sur chaque facture reçue.
Si votre client conteste ou refuse une facture après que vous l'avez comptabilisée, Pennylane met automatiquement à jour la comptabilité selon les règles détaillées ci-dessous.
💡 Besoin d'une validation formelle sur certains dossiers ?
Si vous convenez avec votre client qu'aucune facture ne doit être traitée ou payée sans son accord explicite, vous pouvez activer un circuit d'approbation pour les justificatifs. Vous disposerez alors d'un statut interne (À valider, Validée, Refusée), distinct du statut réglementaire de la Plateforme Agréée et du statut de saisie comptable.
Que se passe-t-il en comptabilité si le client conteste la facture après sa saisie ?
Lorsque votre client identifie une anomalie sur une facture électronique reçue dans son espace Achats > Factures fournisseurs, deux actions s'offrent à lui, avec des conséquences comptables différentes :
1. Le client place la facture « En litige » (signalement d'erreur)
La mise en litige permet de signaler une erreur au fournisseur (montant, quantité, référence, taux de TVA) dans l'attente d'une régularisation (émission d'un avoir).
Impact comptable : aucun.
La facture conserve ses écritures comptables et reste visible dans la comptabilité du dossier.
2. Le client passe la facture en « Refusée » (refus définitif via la Plateforme Agréée)
Le refus définitif intervient en cas d'erreur majeure (erreur de destinataire, double facturation, fraude). Dès que la facture passe au statut Refusée, Pennylane exécute automatiquement les opérations suivantes :
Passage au statut Refusée et transmission instantanée de l'information à la Plateforme Agréée du fournisseur.
Détachement des transactions bancaires éventuellement rapprochées de la facture.
Annulation automatique des paiements SEPA XML en attente (non aboutis).
Archivage automatique de la facture, ce qui entraîne :
la suppression des écritures comptables liées à la facture d'achat ;
le délettrage automatique des lignes d'écriture (le fait qu'une écriture soit lettrée n'empêche ni le refus, ni l'archivage, ni la suppression de l'écriture) ;
la suppression automatique des écritures de cut-off (CCA, FNP) rattachées à la facture.
Cas particuliers et points de vigilance comptables lors d'un refus
Selon l'avancement du traitement comptable ou du paiement au moment où le client refuse la facture, voici comment Pennylane réagit et les éventuelles actions à réaliser côté cabinet :
Impact sur le lettrage et la TVA
TVA sur les encaissements (avec écriture de régularisation de TVA / RT) : si la facture était lettrée avec une transaction bancaire et avait généré une écriture de RT, Pennylane délettre l'opération, supprime l'écriture d'achat et régénère automatiquement la RT directement rattachée à la transaction bancaire. Votre déclaration de TVA n'est donc pas faussée.
Lettrage comportant une OD d'écart de règlement (écart de solde) : Pennylane délettre les lignes et supprime l'écriture de la facture d'achat, mais l'écriture d'OD d'écart de solde n'est pas supprimée automatiquement et reste orpheline. Pensez à la vérifier et à la supprimer ou l'annuler manuellement.
Cas où le refus de la facture est bloqué
Le client ne peut pas refuser la facture depuis Pennylane si un paiement est déjà engagé ou exécuté :
Virement Compte Pro Pennylane (Swan) ou Qonto en cours ou exécuté ;
Paiement SEPA XML déjà abouti (rapproché d'une transaction bancaire).
ℹ️ Dans cette situation, la facture ayant déjà été payée, le client doit demander un avoir (et un remboursement) à son fournisseur plutôt que de refuser la facture.
Cas où la facture passe en « Refusée », mais où l'écriture comptable est conservée
Pour garantir l'intangibilité des écritures validées, la facture passe au statut Refusée mais n'est pas archivée et ses écritures ne sont pas supprimées dans les situations suivantes :
l'écriture de la facture appartient à une période figée (par exemple après validation d'une déclaration de TVA figeant la période) ;
l'écriture appartient à un exercice clôturé ;
une ligne de l'écriture d'achat fait l'objet d'un rapprochement bancaire (cas rare où un compte 512 figure directement dans l'écriture d'achat).
✍️ Action requise côté comptable :
Lorsque l'écriture d'une facture refusée ne peut pas être supprimée automatiquement (période figée ou exercice clos), vous devez passer une écriture d'extourne manuelle (OD) sur la période ouverte afin d'annuler comptablement la charge, la TVA et la dette fournisseur d'origine.
Faut-il réclamer ou comptabiliser un avoir suite au refus d'une facture électronique ?
Non. Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, le refus d'une facture via la Plateforme Agréée annule l'existence même de la facture chez l'acheteur :
Côté acheteur (votre client) : la facture refusée est archivée et retirée de la comptabilité. Vous n'avez pas d'avoir à attendre ni à lettrer.
Côté fournisseur : le fournisseur établit uniquement un avoir interne d'annulation pour neutraliser la facture dans sa propre comptabilité. Cet avoir interne n'est pas transmis via la Plateforme Agréée.
⚠️ Attention à la double annulation :
Il n'y a plus de réciprocité stricte entre le journal des ventes du fournisseur et le journal des achats du client sur une facture refusée. Si un fournisseur transmet malgré tout son avoir d'annulation par e-mail à votre client, ne le comptabilisez pas dès lors que la facture initiale a déjà été refusée et archivée dans Pennylane.
Récapitulatif rapide
Situation au moment de l'action du client | Statut PA de la facture | Suppression automatique de l'écriture et archivage | Action requise par le comptable |
Mise en litige | En litige | Non (écriture conservée) | Aucune (attendre l'avoir ou la résolution du litige) |
Refus sur période ouverte (même si lettrée ou avec cut-off) | Refusée | Oui (délettrage, suppression de l'écriture et des cut-offs) | Vérifier uniquement s'il existait une OD d'écart de solde devenue orpheline |
Refus avec TVA sur encaissements lettrée | Refusée | Oui (RT régénérée sur la transaction) | Aucune |
Refus sur période figée ou exercice clos | Refusée | Non (écriture conservée, facture non archivée) | Passer une OD d'extourne manuelle sur la période ouverte |
Paiement Swan, Qonto ou SEPA abouti | Refus bloqué | Non | Demander un avoir au fournisseur |
📖 Pour en savoir plus sur la réception et la contestation des factures électroniques côté client, consultez l'article Découvrir l’expérience de la facturation électronique dans Pennylane.