Comment cet article peut-il vous aider ?
Cet article explique ce qui se passe quand vous recevez dans Pennylane une facture fournisseur déjà réglée au moment de son émission. C’est le cas, par exemple, d’un achat de logiciel en ligne payé par carte bancaire : le débit a lieu avant que la facture n’arrive en comptabilité.
L’article s’adresse aux entreprises et aux cabinets comptables qui reçoivent leurs factures fournisseurs par la facturation électronique.
Ce qu’il faut savoir avant de commencer
Le vendeur émet sa facture par la facturation électronique. Pennylane la reçoit alors directement dans votre compte.
La facture indique que le règlement total est déjà effectué, au moment de l’émission ou avant.
Comprendre le cas d’usage n°2 AFNOR
Quand vous réglez un achat, le vendeur émet ensuite sa facture. Si elle arrivait sans information de paiement, elle apparaîtrait comme une dette et vous risqueriez de la payer deux fois.
Dans ce cas d’usage, la facture précise que la totalité du montant a déjà été encaissée par le vendeur. Pennylane la classe donc comme réglée.
Exemple : vous achetez un logiciel en ligne et payez 2 316 € TTC par carte. Quelques secondes plus tard, le vendeur émet sa facture et Pennylane la met à disposition dans vos factures fournisseurs.
Reconnaître cette facture dans Pennylane
Dans le menu, cliquez sur Achats.
Cliquez sur Factures fournisseurs.
Ouvrez la facture concernée.
Vérifiez que le statut de la facture est Payée.
Vérifiez le montant déjà payé. Il est égal au montant TTC de la facture.
Vérifiez le net à payer. Il est égal à « 0 € ».
Vous pouvez aussi retrouver le cadre de facturation « dépôt d’une facture déjà payée » (code B2 de l’AFNOR). Il indique la nature du document.
Ce que fait Pennylane automatiquement
Pennylane lit le cadre de facturation et le net à payer à « 0 € ». La facture est immédiatement classée comme réglée.
Pennylane reçoit aussi du vendeur le statut de cycle de vie « encaissé ». Il confirme que le paiement a bien été perçu.
Si un tiers payeur a réglé la facture (carte dédiée ou compte centralisé de l’entreprise), cette information est renseignée et visible.
Lorsque le paiement arrive en banque, il suffit de le réconcilier avec la facture. Ce ne sera pas considéré comme un double paiement.