Comment cet article peut-il vous aider ?
Avant d'importer un fichier FEC ou TRA, plusieurs points de préparation et de mapping évitent les blocages, doublons ou comptes mal créés les plus fréquents : racines de comptes tiers réservées, gestion des préfixes de comptes auxiliaires, comptes bancaires, devises étrangères, format de fichier, et ordre des imports successifs.
Que faut-il savoir avant de commencer ?
Cet article complète l'article Contrôler un import CEGID Quadra au format MDB, qui couvre les contrôles à effectuer après l'import. Les points ci-dessous concernent la préparation du fichier et le mapping réalisés avant/pendant l'import.
Comptes tiers : racines réservées et non importables
Certaines racines de comptes tiers sont réservées par Pennylane et ne peuvent pas être importées comme comptes auxiliaires classiques, même si elles sont valides dans votre ancien logiciel :
4017 : fournisseurs, retenues de garantie — compte général réservé au niveau du plan comptable officiel, impossible à utiliser comme compte fournisseur auxiliaire.
Certaines racines réservées à des intégrations/automatisations internes (ex. synchronisation de caisses).
411900… : racines réservées pour des intégrations internes.
4119 : également réservé (confirmé sur un dossier distinct).
✍️ Solution : avant l'import, modifiez ces comptes dans le fichier source pour leur donner une autre racine, afin d'éviter le rejet ou la mauvaise création du compte à l'import.
Le compte 4117 (retenues de garantie) est un compte général autonome du Plan Comptable Général. Par défaut, Pennylane ne centralise automatiquement que les comptes dont la racine correspond exactement au centralisateur (401 pour les fournisseurs, 411 pour les clients) : un compte 4117xxxx reste donc visible uniquement dans la balance générale, sans apparaître dans la balance auxiliaire clients/fournisseurs. Pour l'éviter, centralisez le compte 4117 avec des sous-comptes auxiliaires dédiés (ex. 4117CLIENT), ou utilisez directement un compte classique (racine 401/411, hors 4017/4117).
Si les comptes tiers de votre fichier source utilisent une racine différente de 401/411 (par exemple 4112), Pennylane crée les comptes auxiliaires avec cette racine d'origine. Pour obtenir des comptes de la forme 411 + nom du tiers, remplacez la racine d'origine par 411 (ou 401) dans la colonne CompteNum avant import.
Dans Pennylane, il n'existe qu'un seul compte collectif client (411) — il n'est pas possible de créer plusieurs collectifs clients distincts (par exemple par taux de TVA, comme le permettent certains logiciels sources). Les différences de taux de TVA doivent être gérées au niveau des sous-comptes ou des écritures.
Option « Supprimer un préfixe de compte auxiliaire »
Lors du mapping d'un import FEC/TRA, l'option « Supprimer un préfixe de compte auxiliaire » permet d'adapter une codification historique (ex. F0003 pour un fournisseur, 0/9 en tête de numéro) à la codification standard Pennylane (401xxx/411xxx).
Cocher cette option ne signifie pas que les comptes seront regroupés dans la balance générale : pour que les auxiliaires n'apparaissent pas dans la balance générale, le compte centralisateur doit être 401 000 pour les fournisseurs et 411 000 pour les clients (et non 401 100, 401 700, 411 100…).
Si votre codification ne comporte pas de préfixe à retirer, ne cochez pas l'option : la retirer inutilement peut faire perdre la partie alphabétique d'un identifiant, ou faire remonter les comptes vers le compte technique 4117 plutôt que vers un compte auxiliaire classique.
Cette option ne prend effet qu'après l'import (elle peut sembler ne rien faire au moment du mapping).
Si un import a déjà créé des comptes avec un mauvais préfixe, supprimez cet import (option « supprimer les comptes de tiers ») et refaites-le plutôt que de corriger les comptes un par un.
Comptes bancaires
Pennylane ne reconnaît que la racine 512 comme compte de banque à l'import FEC. Si votre ancien logiciel utilise une autre racine (ex. 513) pour un compte bancaire, l'écriture ne sera pas proposée à l'étape de mapping des comptes bancaires.
✍️ Solution : avant l'import, ouvrez le FEC dans un tableur, filtrez sur le compte concerné et remplacez-le par un compte de racine 512.
Bonne pratique recommandée : connectez vos comptes bancaires avant d'importer vos fichiers comptables. Lors de la connexion, Pennylane crée automatiquement un compte 512 et son journal associé, que vous pourrez directement mapper au 512 de votre fichier source.
Devises étrangères dans un FEC
Pour des écritures en devise étrangère, les colonnes doivent être correctement réparties :
Débit / Crédit : toujours dans la devise de tenue comptable du dossier (l'euro dans la quasi-totalité des cas).
Montantdevise : le montant dans la devise d'origine (ex. USD).
Idevise : le code de la devise d'origine.
⚠️ Un déséquilibre à l'import peut provenir du fait que les montants en devise étrangère sont directement renseignés dans les colonnes Débit/Crédit (au lieu de Montantdevise), que la contrevaleur en euros est absente ou mal calculée, ou que les arrondis de conversion diffèrent d'une ligne à l'autre.
Format de fichier TRA pris en charge
Pennylane ne prend correctement en charge que les fichiers TRA issus d'un export « Dossier complet » de Cegid Expert, identifiable (en ouvrant le fichier avec un lecteur de texte) par l'en-tête S5EXPDOSETE. Un export de type « Journaux » (en-tête QUEXPDOSETE ou QUEXPJRLETE) n'est pas fiable à l'import et n'est pas assisté par le support. Les exports depuis Cegid Quadra (différent de Cegid Expert) ne sont pas non plus pris en charge/assistés.
✍️ Dans ces deux cas, réalisez un import de FEC classique plutôt que d'utiliser le format TRA.
Écritures datées avant la période couverte par le dossier
Si votre fichier FEC contient des écritures datées avant la date de création d'entreprise renseignée dans Pennylane, l'import de ces lignes peut être bloqué. Deux solutions : modifier la date de création d'entreprise dans les paramètres du dossier, ou corriger le FEC en amont pour dater ces écritures au début de l'exercice comptable.
Si un journal de votre FEC contient des écritures dont la date correspond à un exercice déjà clôturé, l'import est bloqué. Deux solutions : réouvrir et dévalider les écritures de l'exercice clôturé (administrateur de cabinet requis), ou corriger les dates dans le fichier avant réimport (format attendu : AAAAMMJJ).
Ordre des imports successifs (plusieurs exercices)
Si un même compte tiers n'a pas strictement le même numéro ou le même libellé d'un fichier à l'autre, Pennylane le recrée à chaque import au lieu de le reconnaître, générant des doublons sur les comptes de classe 4.
💡 Bonne pratique : importez vos fichiers du plus ancien au plus récent, et réutilisez le mapping de l'exercice précédent à chaque nouvel import plutôt que de le refaire à zéro.