📖 Retrouvez toutes les étapes pour paramétrer et prendre en main la gestion interne de votre cabinet dans notre article Découvrir la gestion interne sur Pennylane.
Téléchargez le guide explicatif pour migrer votre gestion interne sur Pennylane, disponible sur la bibliothèque de ressources.
Importer votre FEC
Préparer l'import
L’import de votre FEC va permettre de créer la liste de vos clients.
Accédez à l'interface Comptabilité de votre dossier comme vous le feriez pour un dossier client.
Allez dans le menu Saisie puis cliquez sur Imports.
Cliquez sur le bouton Importer un fichier en haut à droite de votre écran.
Sélectionnez FEC dans le menu déroulant (dans la section Migration).
Importez le fichier de la façon dont vous le souhaitez.
Cliquez sur Commencer l’import.
Mapper le FEC
Le mapping se fait en grande partie automatiquement ; cependant il peut y avoir quelques assignations manuelles à faire. Si les comptes ne se créent pas automatiquement, vous pouvez les créer en cliquant sur l’icône crayon.
💡Après cette étape, les clients auront comme raison sociale le libellé des 411 du FEC.
Vérifier les comptes clients
Si tout vous semble bon, lancez l’import !
Dans la liste de vos imports, cliquez sur le bouton avec les trois points au bout de la ligne du FEC pour voir le mapping et les comptes clients.
📖 Jetez un œil à notre article Importer un FEC pour en savoir plus.
Mettre à jour la base client créée par le FEC
Télécharger la base client
Le téléchargement de la base client permet de récupérer un identifiant (ID) unique par client et une raison sociale (qui correspond au libellé 411 du FEC).
✍️ L’ID unique des clients permet de mettre à jour la base clients sans créer de doublon.
Accédez à l'interface Gestion de votre dossier comme vous le feriez pour un dossier client.
Allez dans le menu Ventes, puis cliquez sur Clients.
Cliquez sur le bouton Télécharger en haut à droite de votre écran puis sélectionnez l’option Entreprises dans le format de votre choix (XLS ou CSV).
Utiliser le modèle pour mettre à jour la base
Une fois votre fichier téléchargé, complétez les données client en respectant bien le modèle Pennylane.
✍️ Veillez bien à ne pas modifier la colonne identifiant, sinon Pennylane ne pourra pas faire la correspondance.
Parmi les éléments importants :
Le SIREN : privilégiez le SIREN au SIRET. Cet élément permettra de faire le lien entre la base client pour la facturation et les dossiers comptables du cabinet sur Pennylane.
Les adresses postales et électroniques, le nom du destinataire, etc.
✍️ Assurez-vous de bien enregistrer le document avant de continuer.
Importer la base client dans Pennylane
Toujours sur la page Import de clients entreprise, l'import du fichier peut se faire de deux façons :
Ajouter le document depuis vos fichiers ;
Copier les cellules directement dans le fichier Excel puis les coller dans Pennylane en cliquant sur Importer le presse-papier.
Cliquez sur Commencer l’import.
Complétez le mapping de votre import : certaines colonnes sont automatiquement identifiées, d’autres non. Veillez à ce que les colonnes obligatoires, comme le code pays, soient bien renseignées.
Faites de même pour les colonnes optionnelles, comme les e-mails, le téléphone, ou l’identifiant client.
Vérifiez les informations qui vont être importées et cliquez sur Finaliser l’import.
Une fois l’import terminé, allez voir votre base client : tout est importé !
💡 Vous pouvez, si vous le souhaitez, sauvegarder votre modèle d’import pour une prochaine fois.
N'hésitez pas à consulter notre article Importer et exporter des clients sur Pennylane pour plus de précisions.
Importer les mandats de prélèvements de vos clients
Maintenant que la base client est dans Pennylane, il ne reste plus qu'à importer les mandats de prélèvement pour compléter vos fiches clients. Vous pourrez plus tard télécharger la liste des prélèvements de vos clients pour la transmettre à votre banque (et recevoir le règlement de vos factures).
⚠️ Pour effectuer l’import, récupérez au préalable l’identifiant unique (ID) de chaque client en téléchargeant la base client depuis Pennylane.
Procédure
Procédure
Rendez-vous dans le menu Ventes > module Clients.
Cliquez sur Importer.
Sélectionnez dans la liste déroulante Prélèvements SEPA.
Afin de limiter les erreurs d’import, nous vous conseillons de télécharger le modèle Pennylane.
Préparez le fichier avec les colonnes : identifiant client, dénomination, numéro de mandat (RUM), date de signature, paiement (Cf étape 6. de Déclarer le mandat de vos clients), IBAN, BIC et banque (colonne facultative).
Appuyez sur Envoyer un fichier ou glissez-déposez le fichier que vous avez préparé.
Faites correspondre les colonnes du fichier que vous souhaitez importer aux champs dans Pennylane. Si nécessaire, changez la colonne de votre fichier à l’aide de la liste déroulante.
Validez la correspondance des colonnes.
Contrôlez votre fichier avant import sur la page Vérification des données. Toute erreur pourrait entraîner un rejet de prélèvement par votre banque.
C’est tout bon ! Cliquez sur Retour à la liste de client.
✍️ Maintenant que le dossier de votre cabinet est prêt, vous pouvez lier la gestion interne du dossier. Il faut avoir au moins importé la base client avant d'effectuer cette étape, afin d'éviter de créer des doublons.
Lier la gestion interne au dossier du cabinet
Dans l'espace cabinet, allez dans le module Paramètres > Informations générales
Sélectionnez l’entité facturante à l’endroit dédié tout en haut de la page.
Un encart apparaît à l’écran, vous proposant d’ajouter vos clients aux dossier de votre cabinet. Nous vous recommandons vivement de cliquer sur le bouton Créer mes clients afin de vous assurer que chaque dossier client de votre cabinet est bien renseigné dans votre base client.
✍️ Les SIREN renseignés dans votre base clients permettent d’identifier et de bloquer les potentiels doublons.
Une fois ce lien établi, tout dossier ajouté à Pennylane créera automatiquement le client dans votre entité facturante. C’est un bon moyen de n’oublier personne à facturer !
⚠️ Lorsqu'un client n’a pas de SIREN renseigné (ou a un SIREN différent de celui qui est ajouté, par exemple un SIRET), un doublon sera créé pour chaque dossier ajouté.