Vous confiez l'émission de vos factures à un tiers — agence, cabinet ou prestataire spécialisé ? Bonne nouvelle : Pennylane vous permet d'organiser cet accès en quelques minutes.
Une contrainte à connaître d'emblée : il n'est pas possible d'émettre une facture « au nom de » une autre entreprise depuis le dossier du mandataire. La solution consiste à inviter le mandataire directement dans votre dossier Pennylane, avec un rôle adapté, pour qu'il y crée les factures.
Comprendre le mandat de facturation
Le mandat de facturation est une délégation qui permet à un tiers (le mandataire) d'émettre des factures pour le compte d'une entreprise (le mandant).
Cas typique : une agence immobilière qui facture les loyers pour un propriétaire bailleur.
Dans ce montage, la responsabilité juridique reste chez le mandant : les erreurs de facturation du mandataire engagent le mandant vis-à-vis de ses clients et de l'administration fiscale.
✍️ Pennylane ne vérifie pas l'existence d'un mandat de facturation. Il revient au mandant et au mandataire de s'assurer que le mandat existe, qu'il est signé et qu'il couvre bien le périmètre confié.
Ce que Pennylane permet et ne permet pas
À ce jour, l'éditeur de factures de Pennylane émet toujours des factures au nom du dossier depuis lequel elles sont créées. Concrètement :
Vous ne pouvez pas, depuis le dossier de l'entreprise A (mandataire), émettre une facture « au nom de » l'entreprise B (mandant) avec les champs et mentions spécifiques attendus pour ce cas d'usage (cas 19a de la facturation électronique).
En revanche, le mandataire peut se connecter directement dans le dossier Pennylane du mandant avec un rôle adapté et créer les factures depuis cet espace. Les factures sont alors bien émises par le mandant.
Inviter le mandataire dans votre dossier
Choisir le bon rôle
Pour un mandataire dont la mission est limitée à la facturation clients, le rôle Gestionnaire de facturation clients est en général le plus adapté :
Accès au module Ventes (devis, factures, clients, produits, encaissements et relances).
Pas d'accès au module Transactions.
Accès limité aux Rapports analytiques.
Si le mandataire doit également gérer les achats ou d'autres modules, choisissez un rôle plus large (Gestionnaire de facturation ou Dirigeant) en connaissance de cause.
⚠️ Le rôle Gestionnaire de facturation clients n'est disponible qu'à partir de certains plans d'abonnement. Vérifiez votre plan avant de l'attribuer.
Envoyer l'invitation
Depuis votre dossier, ouvrez le menu Paramètres entreprise > module Gestion de l'équipe.
Cliquez sur + Inviter un utilisateur, en haut à droite de l'écran.
Sélectionnez le rôle Gestionnaire de facturation clients (ou un autre rôle adapté au périmètre confié).
Renseignez le nom, le prénom et l'adresse e-mail professionnelle du mandataire.
Cliquez sur Envoyer l'invitation.
Le mandataire reçoit un e-mail contenant un lien d'invitation. Il crée un compte Pennylane (ou se connecte avec son compte existant) et accède ensuite à votre dossier.
💡Demandez au mandataire d'utiliser une adresse e-mail dédiée à cette mission. Cela facilite la traçabilité et la fin de mission (blocage ou détachement de l'utilisateur).
Créer une facture depuis le dossier du mandant
Une fois connecté à votre dossier :
Le mandataire ouvre le module Ventes > onglet Factures.
Il clique sur Nouvelle facture et complète le client, les produits ou services, les conditions de paiement.
Il valide et envoie la facture depuis le dossier du mandant.
La facture est bien émise par le mandant — puisqu'elle est créée dans son dossier — même si l'opérationnel est réalisé par le mandataire.
Retenir les points de vigilance
La responsabilité juridique des factures reste chez le mandant, même si le mandataire est aux manettes.
Le rôle Gestionnaire de facturation clients donne accès à l'ensemble des clients, produits et encaissements du dossier. Cadrez précisément le périmètre du mandat et communiquez-le au mandataire.
Pennylane ne contrôle pas l'existence d'un mandat de facturation. Assurez-vous que le mandat écrit est signé avant d'ouvrir l'accès.
À la fin de la mission, bloquez ou détachez l'utilisateur mandataire pour lui retirer l'accès à votre dossier (voir Ajouter ou supprimer des utilisateurs).
📖 Pour comprendre les rôles disponibles, consultez Ajouter ou supprimer des utilisateurs et Adapter les rôles utilisateurs à des cas spécifiques.