Afin de recevoir et d’émettre des factures électroniques, certaines informations doivent être renseignées sur les fiches de vos clients et fournisseurs.
📖 Cet article décrit la marche à suivre. Pour comprendre à quoi servent ces fiches et quelles informations sont obligatoires, consultez l’article Tout savoir sur les fiches clients et fournisseurs.
Les alertes de conformité signalent les informations à vérifier pour préparer vos clients et fournisseurs à la facturation électronique. Une fiche signalée À compléter reste utilisable au quotidien.
Consulter la liste des tiers à compléter
Depuis la page d'accueil de votre dossier :
Repérez l'encart Complétez les informations de vos tiers.
Consultez le nombre de clients et de fournisseurs nécessitant une mise à jour.
Cliquez sur l'encart pour accéder à la liste des tiers concernés.
Les tiers nécessitant votre attention sont regroupés dans l'onglet À compléter.
ℹ️ Les contrôles portent notamment sur les informations requises pour la facturation électronique, telles que le SIREN, le SIRET, le numéro de TVA ou l'adresse.
Le SIRET est un identifiant strictement français à 14 chiffres : un fournisseur étranger peut donc être correctement renseigné et valide sans SIRET.
Pour un fournisseur établi dans l'Union européenne, utilisez son numéro de TVA intracommunautaire ainsi que son adresse.
Pour un fournisseur situé hors de l'Union européenne, le champ numéro de TVA peut ne pas accepter directement son identifiant étranger. Si cette limitation génère une erreur bloquante dans le module e-reporting, renseignez le code spécifique 0227 directement dans le module e-reporting concerné, plutôt que sur la fiche fournisseur.
⚠️ Si un encadré signale un problème sur le numéro de TVA d'un client étranger, il s'agit d'un avertissement non bloquant : le champ numéro de TVA est conçu pour les numéros de TVA français, ce qui peut déclencher cette alerte par limitation technique.
Les clients étrangers ne sont pas concernés par le périmètre de la facturation électronique (e-invoicing). Ils relèvent de l'e-reporting B2B international : des données agrégées sont transmises à l'administration, et le numéro de TVA intracommunautaire ou étranger remplace alors le numéro SIREN.
Corriger un client ou un fournisseur individuellement
Vous pouvez également corriger les informations directement depuis la fiche d'un tiers.
Ouvrez le module Clients ou Fournisseurs.
Ouvrez l'onglet À compléter.
Sélectionnez le tiers concerné. Les informations manquantes ou invalides sont signalées directement dans la fiche.
Complétez les champs demandés puis cliquez sur Sauvegarder.
ℹ️ Les champs à renseigner peuvent varier selon le type de tiers et les informations déjà présentes dans la fiche.
Corriger plusieurs tiers en une seule fois
Si plusieurs fiches doivent être mises à jour, vous pouvez les corriger en masse à l'aide d'un fichier Excel.
Exporter la liste des tiers à compléter
Ouvrez le module Clients ou Fournisseurs.
Rendez-vous dans l'onglet À compléter.
Cliquez sur Exporter les tiers à compléter.
Pennylane génère un fichier Excel contenant les tiers concernés ainsi que les informations à corriger.
Modifier le fichier Excel
Ouvrez le fichier téléchargé puis complétez ou corrigez les informations demandées.
Selon les cas, vous pouvez être amené à renseigner :
le numéro SIREN ;
le numéro SIRET ;
le numéro de TVA ;
l'adresse ;
le code postal ;
la ville ;
le pays.
Actions recommandées sur le fichier
Avant de réimporter le fichier, nous vous recommandons de :
Corriger les éventuels espaces ou caractères spéciaux présents dans les champs obligatoires.
Utiliser les fonctionnalités de votre tableur pour retrouver ou compléter certaines informations à partir d'un numéro SIREN ou d'un numéro de TVA.
Vous appuyer sur des outils d'automatisation ou d'intelligence artificielle pour enrichir et vérifier vos données à grande échelle.
⚠️ Vérifiez toujours les informations ajoutées avant de les importer dans Pennylane.
Importer le fichier corrigé
Retournez dans le module Clients ou Fournisseurs.
Cliquez sur Importer > Liste des tiers complétée.
Importez le fichier mis à jour.
Cliquez sur Importer et vérifier les tiers.
Pennylane met à jour les fiches concernées et relance automatiquement les contrôles de conformité.
Exclure un tiers du contrôle
Dans certains cas, vous pouvez exclure un tiers des contrôles de conformité.
Ouvrez la fiche du client ou du fournisseur concerné.
En haut du panneau Modifier le fournisseur (ou Modifier le client), cliquez sur le sélecteur de statut affiché à côté du nom du tiers.
Sélectionnez Retirer des vérifications. Le tiers passe au statut Non concerné et n'apparaît plus dans la liste des tiers à compléter.
ℹ️ L'action est réversible : rouvrez la fiche et sélectionnez Inclure dans les vérifications pour replacer le tiers dans le périmètre des contrôles.
⚠️ Excluez un tiers uniquement si vous êtes certain que les informations manquantes ne sont pas nécessaires à votre activité ou à vos obligations liées à la facturation électronique.
Les clients enregistrés comme Particulier sont toujours marqués Non concerné : leur statut n’est pas modifiable.
Si vous avez plusieurs tiers à exclure des vérifications, cochez-les puis cliquez sur Retirer des vérifications.
Le code de routage ou le suffixe d'un client ne se saisit pas manuellement sur sa fiche : l'adresse électronique de facturation est récupérée automatiquement depuis l'annuaire à partir du SIREN ou du SIRET renseigné. Si une seule adresse active existe, elle est préremplie automatiquement. Si plusieurs adresses sont disponibles pour ce client, vous les sélectionnez directement au moment d'émettre la facture.
📖 Pour comprendre le rôle de ces fiches avant de les corriger, consultez l’article Tout savoir sur les fiches clients et fournisseurs.