Afin de recevoir et d’émettre des factures électroniques, certaines informations doivent être renseignées sur les fiches de vos clients et fournisseurs.
Pennylane identifie automatiquement les tiers dont les informations sont incomplètes ou invalides et vous permet de les corriger individuellement ou en masse à l’aide d’un fichier Excel.
Les alertes de conformité signalent les informations à compléter pour préparer vos clients et fournisseurs à la facturation électronique.
Consulter la liste des tiers à compléter
Depuis la page d’accueil de votre dossier :
Repérez l’encart Complétez les informations de vos tiers.
Consultez le nombre de clients et de fournisseurs nécessitant une mise à jour.
Cliquez sur l’encart pour accéder à la liste des tiers concernés.
Les tiers nécessitant votre attention sont regroupés dans l’onglet À compléter.
✍️ Les contrôles portent notamment sur les informations requises pour la facturation électronique, telles que le SIREN, le SIRET, le numéro de TVA ou l’adresse.
Corriger un client ou un fournisseur individuellement
Vous pouvez également corriger les informations directement depuis la fiche d’un tiers.
Ouvrez le module Clients ou Fournisseurs.
Ouvrez l’onglet À compléter.
Sélectionnez le tiers concerné. Les informations manquantes ou invalides sont signalées directement dans la fiche.
Complétez les champs demandés puis cliquez sur Sauvegarder.
💡 Les champs à renseigner peuvent varier selon le type de tiers et les informations déjà présentes dans la fiche.
Corriger plusieurs tiers en une seule fois
Si plusieurs fiches doivent être mises à jour, vous pouvez les corriger en masse à l’aide d’un fichier Excel.
Exporter la liste des tiers à compléter
Ouvrez le module Clients ou Fournisseurs.
Rendez-vous dans l’onglet À compléter.
Cliquez sur Exporter les tiers à compléter.
Pennylane génère un fichier Excel contenant les tiers concernés ainsi que les informations à corriger.
Modifier le fichier Excel
Ouvrez le fichier téléchargé puis complétez ou corrigez les informations demandées.
Selon les cas, vous pouvez être amené à renseigner :
le numéro SIREN ;
le numéro SIRET ;
le numéro de TVA ;
l’adresse ;
le code postal ;
la ville ;
le pays.
Actions recommandées sur le fichier
Avant de réimporter le fichier, nous vous recommandons de :
Corriger les éventuels espaces ou caractères spéciaux présents dans les champs obligatoires.
Utiliser les fonctionnalités de votre tableur pour retrouver ou compléter certaines informations à partir d’un numéro SIREN ou d’un numéro de TVA.
Vous appuyer sur des outils d’automatisation ou d’intelligence artificielle pour enrichir et vérifier vos données à grande échelle.
⚠️ Vérifiez toujours les informations ajoutées avant de les importer dans Pennylane.
Importer le fichier corrigé
Retournez dans le module Clients ou Fournisseurs.
Cliquez sur Importer > Liste des tiers complétée.
Importez le fichier mis à jour.
Cliquez sur Importer et vérifier les tiers.
Pennylane met à jour les fiches concernées et relance automatiquement les contrôles de conformité.
Exclure un tiers du contrôle
Dans certains cas, vous pouvez exclure un tiers des contrôles de conformité.
Ouvrez la fiche du client ou du fournisseur concerné.
Cliquez sur le menu Actions.
Sélectionnez Exclure du contrôle des données.
Le tiers n’apparaîtra plus dans la liste des éléments à compléter.
⚠️ Excluez un tiers uniquement si vous êtes certain que les informations manquantes ne sont pas nécessaires à votre activité ou à vos obligations liées à la facturation électronique.