Comment cet article peut vous aider ?
Cet article vous explique les deux modes de réconciliation comptable disponibles pour vos encaissements TPE et vous aide à choisir celui qui correspond le mieux à votre activité.
Que faut-il savoir avant de commencer ?
Vous devez disposer d'un Compte Pro actif.
Vous devez faire ce choix avant de commander votre terminal de paiement : il est définitif.
Qu'est-ce qu'un mode de réconciliation ?
Le mode de réconciliation, ou mode comptable, des terminaux de paiement Pennylane définit le niveau de détail utilisé pour rapprocher les encaissements par carte bancaire de votre TPE avec votre comptabilité. Deux modes sont disponibles : à la facture ou au ticket Z.
Comment fonctionne la réconciliation à la facture ?
Choisissez ce mode si vous éditez des factures pour vos clients. Le rapprochement s'effectue au niveau de la facture de vente, avec un ou plusieurs paiements qui viennent solder cette facture.
Deux méthodes de rattachement sont possibles :
Si la facture client est disponible au moment de l'encaissement, sélectionnez-la directement depuis le terminal. Pennylane fait automatiquement le lien entre l'encaissement et votre facture.
Si la facture client n'est pas disponible au moment de l'encaissement, le rattachement peut être fait a posteriori depuis l'application Pennylane. Pour ce faire, suivez le guide pas-à-pas.
Comment fonctionne la réconciliation au ticket Z ?
Choisissez ce mode si vous utilisez une caisse avec clôture quotidienne, ticket Z, et si vous vendez régulièrement sans facture. La réconciliation de vos encaissements se fait au niveau du ticket Z, le lettrage est consolidé au jour.
Pennylane compare le montant des paiements enregistrés sur le terminal avec celui du ticket Z. Si vos encaissements correspondent au montant indiqué sur votre ticket Z, la réconciliation est automatique. Dans le cas contraire, aucune action n'est réalisée et la situation est signalée dans les logs.
ℹ️ Pennylane utilise une logique de lettrage multi-objets pour les tickets Z. En fonction de l'ordre de réception des clôtures de caisse (tickets Z), des versements du prestataire de paiement (daily payouts) et, le cas échéant, des factures client, le système rapproche progressivement les différents flux à l'aide de comptes de contrepartie (par exemple 411CB, comptes clients, 401PLFRAIS). Le rapprochement des frais est ensuite finalisé lors de la réception de la facture mensuelle.
Quand choisir son mode de réconciliation ?
Le choix du mode de réconciliation s'effectue en amont de la commande du terminal de paiement :
Dans le menu Compte Pro, rendez-vous sur le module Terminaux de paiement.
Cliquez sur le bouton Commander maintenant.
Sélectionnez le mode de réconciliation de vos transactions TPE dans votre comptabilité :
Réconciliation par ticket Z : les paiements par carte sont regroupés quotidiennement en une seule transaction à réconcilier.
Réconciliation à chaque paiement : chaque paiement par carte est associé à une facture client et réconcilié au fur et à mesure des encaissements.
Cliquez sur Confirmer mon choix.
⚠️ Prenez bien le temps de choisir votre mode de réconciliation : ce choix est définitif et ne pourra plus être modifié une fois confirmé.
Découvrez toutes les étapes pour commander votre terminal dans l'article dédié Commander un terminal de paiement.