Lorsque vous commandez un terminal de paiement chez Pennylane, tout est conçu pour automatiser et simplifier votre comptabilité.
Les encaissements effectués via votre TPE sont automatiquement rapprochés avec votre comptabilité, selon le mode de réconciliation que vous choisissez en fonction de votre activité.
Présentation des deux modes de réconciliation
Le mode de réconciliation, aussi appelé mode comptable, des terminaux de paiement Pennylane permet de définir le niveau de détail utilisé pour rapprocher les encaissements par carte bancaire de votre TPE avec votre comptabilité.
Deux modes de réconciliation sont disponibles : à la facture ou au ticket Z.
Mode de réconciliation à la facture
Choisissez ce mode si vous éditez des factures pour vos clients.
Dans ce mode comptable, le lettrage est fin. Le rapprochement s’effectue au niveau de la facture de vente, avec un ou plusieurs paiements qui viennent solder cette facture.
Vous pouvez faire ce rattachement de deux façons :
Si la facture client est disponible au moment de l’encaissement, vous la sélectionnez directement depuis le terminal. Pennylane fait automatiquement le lien entre l'encaissement et votre facture. Vous n’avez aucune ressaisie manuelle à faire, et donc aucun risque d’erreur.
Si la facture client n’est pas disponible au moment de l’encaissement, vous pouvez faire ce rattachement a posteriori depuis votre application Pennylane. Pour ce faire, suivez notre guide pas-à-pas.
Mode de réconciliation au Ticket Z
Choisissez ce mode si vous utilisez une caisse avec clôture quotidienne (ticket Z) et si vous vendez régulièrement sans facture.
Dans ce mode comptable, la réconciliation de vos encaissements se fait au niveau du ticket Z. Le lettrage est donc consolidé au jour.
Pennylane compare le montant des paiements enregistrés sur le terminal avec celui du ticket Z. Si vos encaissements correspondent au montant indiqué sur votre ticket Z, la réconciliation est automatique. Dans le cas contraire, aucune action n’est réalisée et la situation est signalée dans les logs.
✍️ Pennylane utilise une logique de lettrage multi-objets pour les tickets Z.
En fonction de l’ordre de réception des clôtures de caisse (tickets Z), des versements du prestataire de paiement/acquéreur (daily payouts) et, le cas échéant, des factures client, le système rapproche progressivement les différents flux à l’aide de comptes de contrepartie (par exemple : 411CB, comptes clients, 401PLFRAIS). Le rapprochement des frais est ensuite finalisé lors de la réception de la facture mensuelle.
Sélectionner son mode de réconciliation
Le choix du mode de réconciliation s’effectue en amont de la commande du terminal de paiement. Pour cela :
Dans le menu Compte Pro, rendez-vous sur le module Terminaux de paiement.
Cliquez sur le bouton Commander maintenant.
Sélectionnez le mode de réconciliation de vos transactions TPE dans votre comptabilité :
Réconciliation par ticket Z : les paiements par carte sont regroupés quotidiennement en une seule transaction à réconcilier.
Réconciliation à chaque paiement : chaque paiement par carte est associé à une facture client et réconcilié au fur et à mesure des encaissements.
Cliquez sur Confirmer mon choix.
⚠️ Prenez bien le temps de choisir votre mode de réconciliation, car celui-ci est définitif.
📖 Découvrez toutes les étapes pour Commander un terminal de paiement.