La première étape consiste à activer la gestion des quantités au niveau du dossier. Cette action s’effectue depuis le dossier permanent, où vous pouvez activer ou désactiver la fonctionnalité selon les besoins.
Rendez-vous dans le menu Paramètres, puis dans le module Informations de l’entreprise.
Dans la section Tenue comptable, il faut descendre en bas de la page jusqu’à l’onglet Paramètres du dossier.
Cliquez sur Activer la saisie des quantités.
Cette activation est indispensable : sans elle, aucun champ de quantité ne sera disponible lors de la saisie des écritures.
💡L’activation est automatique pour certaines activités spécifiques, notamment les entreprises agricoles. Dans les autres cas, il convient de vérifier que l’option est bien activée avant toute configuration.
Configurer les quantités sur le plan comptable
Une fois la saisie des quantités activée, vous pouvez paramétrer le plan comptable en cliquant sur Paramétrer les quantités.
Depuis le plan comptable, éditez le compte souhaité (classe 6 ou 7) et ajoutez les quantités souhaitées.
Pour chaque compte :
Vous pouvez ajouter jusqu’à 2 types de quantité.
Une liste déroulante permet de choisir une unité (kg, litres, sacs, bouteilles, hectolitres, etc.) ou de saisir une unité personnalisée.
Le paramétrage peut être propagé aux sous-comptes. La quantité paramétrée apparaîtra automatiquement lors de la saisie comptable.
Vous pouvez supprimer une quantité à tout moment en cliquant sur l’icône corbeille.
Saisir les quantités
Une fois le paramétrage effectué, la saisie des quantités s’intègre directement dans le processus de comptabilisation.
Dans le module Fournisseurs, lors de la saisie d’une facture, les unités sont automatiquement proposées si les comptes ont été paramétrés en amont.
Il est également possible d’ajouter cette fonctionnalité manuellement en cliquant sur Ajouter des quantités au niveau de la ligne de saisie.
Lors de la saisie d’une facture (fournisseur ou client) ou d’une écriture :
Les champs de quantité s’affichent automatiquement si la contrepartie est un compte de classe 6 ou 7 paramétré.
Vous pouvez saisir jusqu’à 2 quantités par ligne, avec une précision jusqu’à 4 décimales.
L’unité est pré-remplie selon le paramétrage, mais reste modifiable.
Les écritures comptables sont générées avec les quantités associées.
Une fois la quantité et l’unité renseignées, vous pouvez sauvegarder la saisie pour vérification, puis valider l’écriture.
Consulter et filtrer les quantités
Une fois les écritures enregistrées, les quantités peuvent être exploitées directement dans le grand-livre.
Dans le panneau latéral, allez sur le menu Révision, accédez au module Grand livre pour visualiser les quantités associées aux écritures.
Vous pouvez filtrer l’affichage en cliquant sur le filtre Quantité. Différentes unités apparaissent : en sélectionnant une unité (par exemple kilogramme), seules les lignes pour lesquelles cette unité a été utilisée sont affichées.
Dans le module Grand-livre :
Les quantités saisies sont visibles pour chaque écriture.
Le Prix unitaire est calculé automatiquement (montant total / quantité).
Le filtre Quantité permet d’isoler les écritures par unité.
En sélectionnant plusieurs lignes d’un même compte, des sous-totaux de quantités s’affichent automatiquement.