L'Autopilot Pennylane traite de manière autonome une partie importante de vos tâches comptables : comptabilisation des factures, catégorisation des transactions et réconciliations.
Pour mesurer l'efficacité de ces automatisations sur vos dossiers, Pennylane calcule un taux d'automatisation basé sur trois piliers : les factures, les transactions et les réconciliations.
Cet article vous explique où consulter ce taux, comment activer les automatisations et comment interpréter les indicateurs de performance.
Mesurer l’automatisation de la tenue d’un dossier
Vous pouvez consulter le taux d’automatisation à deux endroits :
dans la liste de vos dossiers : rendez-vous dans l’espace cabinet, puis sur l’onglet Saisie de la liste des dossiers,
dans votre dossier > menu Paramètres > Module Autopilot.
Vous avez accès à trois indicateurs pour consulter les performances de l’automatisation :
Factures automatisées : pourcentage des factures qui sont passées en Pré-traitée ou Traitée, sans action de votre part, parmi les factures créées dans les 30 derniers jours.
Transactions automatisées : pourcentage des transactions qui sont passées en Pré-traitée ou Traitée, sans action de votre part, pour les transactions créées dans les 30 derniers jours.
Réconciliations automatisées : pourcentage des transactions qui ont été réconciliées sans action de votre part, parmi les transactions réconciliées dans les 30 derniers jours.
✍️ En trésorerie, seul l’indicateur Transactions automatisées est disponible.
Détail des calculs
Détail des calculs
Dans la liste des dossiers
Score = 1/3 * (auto_rate_factures + auto_rate_transactions + auto_rate_réconciliations)
Le badge reçu dépend du score : 0 ≤ faible ≤ 0.3 ≤ moyen ≤ 0.6 ≤ élevé ≤ 1
Dans le dossier (module Autopilot)
auto_rate_factures : % de factures pré-traitées ou traitées sans action manuelle de la part du collaborateur comptable, parmi les factures créées dans les 30 derniers jours.
auto_rate_transactions : % de transactions pré-traitées ou traitées sans action manuelle du comptable, parmi les transactions créées dans les 30 derniers jours.
auto_rate_réconciliations : % de transactions réconciliées automatiquement, parmi les transactions réconciliées dans les 30 derniers jours.
L’Autopilot
Pour accéder au centre de contrôle de l’Autopilot, rendez-vous dans les Paramètres du dossier, puis cliquez sur Autopilot. L'Autopilot se paramètre dossier par dossier.
Simplifiez votre saisie comptable en activant les automatisations sur les factures et les transactions. Depuis les paramètres de l’Autopilot, vous pouvez activer :
Le traitement automatique de toutes les factures pour passer l’ensemble des nouvelles factures Pré-traitées à Traitées.
⚠️ Cette option concerne uniquement les factures dont tous les champs obligatoires ont été correctement détectés et remplis par l'OCR. Les factures incomplètes ou présentant des anomalies resteront au statut À traiter ou Pré-traitée pour vérification manuelle.
Le traitement automatique des factures électroniques pour les passer de Pré-traitées à Traitées.
L’attribution automatique des comptes de tiers sur les transactions. Les transactions seront automatiquement Pré-traitées.
💡 Pour les comptabilités de trésorerie, cette fonctionnalité est remplacée par l'Assignation automatique des contreparties sur les transactions. Cette fonctionnalité permet d'assigner automatiquement les comptes de charge et de produit. Les transactions passent automatiquement au statut Pré-Traitées, que vous pourrez valider ou modifier.
La validation automatique des suggestions de réconciliations pour réconcilier immédiatement les factures et les transactions. Elle est effectuée sous deux conditions :
Les montants de la facture et de la transaction doivent être strictement identiques.
Une suggestion de réconciliation doit avoir été identifiée par l'IA.
✍️ Les réconciliations effectuées automatiquement restent modifiables : vous pouvez toujours annuler une réconciliation et la corriger si nécessaire lors de votre révision.
Activer les demandes comptables automatisées
Depuis menu Paramètres > module Autopilot, activez l’envoi automatique de demandes comptables pour qu’Autopilot crée chaque nuit des demandes sur les transactions sans justificatif.
Chaque nuit, Autopilot analyse les transactions du dossier et déclenche une demande comptable lorsqu’elles remplissent toutes les conditions suivantes :
elles sont datées d’au moins 15 jours,
elles ont un montant négatif,
elles ne sont pas réconciliées à une facture et n’ont pas de suggestion de réconciliation,
elles n’ont pas de contrepartie, ou leur contrepartie est en 401 / 411,
elles ne sont pas en Justificatif perdu ni en Justificatif optionnel,
elles ne sont pas déjà en demande comptable (et n’ont pas eu un statut de demande comptable supprimé),
le dossier est en comptabilité d’engagement.
Les transactions passées automatiquement en demande comptable se distinguent des demandes manuelles par un badge violet.
Comme pour les demandes comptables classiques, les dirigeants reçoivent :
une notification mobile par transaction,
un e-mail groupé les 1ᵉʳ et 15 du mois,
une notification par transaction dans leur espace gestion.
✍️ Aucune demande n’est créée sur les transactions de plus de 15 jours au moment de l’activation, ni sur les transactions de montant positif. Le statut de PA (réception / émission) n’est pas pris en compte. Quelques faux positifs sont possibles (justificatif déjà présent dans Pennylane mais non détecté par les suggestions de réconciliation).
Annuler automatiquement les demandes comptables
Depuis les mêmes réglages Autopilot, activez l’annulation automatique des demandes comptables, précisez les conditions (ancienneté minimale de la demande, montant maximal), puis enregistrez.
Chaque nuit, Autopilot analyse les transactions et annule une demande comptable si :
elle est en statut Demande comptable,
et le statut avait été appliqué automatiquement par Autopilot,
elle l’est depuis au moins X jours (si vous l’avez précisé),
son montant est inférieur à Y euros (si vous l’avez précisé).
Lorsque la demande est annulée, la transaction repasse au statut À justifier.
L’historique de changement de statut de chaque transaction est conservé, ainsi vous gardez toujours une trace de votre demande comptable passée.