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Transférer automatiquement des factures (interface Comptabilité)
Transférer automatiquement des factures (interface Comptabilité)

COMPTABILITÉ - Découvrez le transfert automatique des factures clients sur Pennylane.

Mis à jour il y a plus d’une semaine

Transférer automatiquement une facture consiste à envoyer de manière instantanée des factures clients créées avec notre éditeur dans la vue Achats de vos clients utilisant également Pennylane.

Cette fonctionnalité est active depuis janvier 2023 pour toutes nos factures d’abonnement et plus récemment pour tous les cabinets. Pourquoi ?

Parce que c'est la suite logique des choses : retrouvez vos factures dans votre outil.

Parce que c'est du temps de gagné : ciao les imports manuels, ciao les oublis (et, par conséquent, les retards de paiement).

Parce qu'il faut bien s'y mettre un jour : la réforme de la facture électronique approchant, vous avez en avant-première une expérience PDP !

Transférer les factures

Qu'il s'agisse d'une facture ponctuelle ou d’abonnement, toute facture adressée à un client ayant un compte Pennylane sera automatiquement et instantanément ajoutée dans sa vue Achats au moment de sa finalisation. Vous n'avez, finalement, qu'à informer vos clients (si vous le souhaitez).

Informer les clients

Factures ponctuelles

Lors de l'édition de vos factures ponctuelles, vous pouvez informer votre client par email de deux façons :

  1. Cliquez sur bouton Envoyer à droite de votre écran.

  2. Transmettez la facture par email ultérieurement : consultez notre article Envoyer des factures pour connaître les étapes.

Factures d'abonnement (ou récurrentes)

Pour vos factures d'abonnement également, vous pouvez informer votre client par email de deux façons :

  1. Utilisez le bouton Envoyer dans le panneau latéral.

  2. Paramétrez l’envoi par mail pour notifier votre client :

    1. Dans la fenêtre Nouvel abonnement (ou Modifier l'abonnement s'il est déjà existant) allez à la section Mode de finalisation.

    2. Sélectionnez l'option Une facture finalisée et l'envoie par mail dans L’abonnement créé.

    3. Choisissez un modèle de mail pré-enregistré pour l'envoi des factures, et éditez-le si nécessaire.

    4. Cliquez sur Activer ou Enregistrer et le tour est joué !

⚠️ Le système utilise le numéro SIREN de votre client pour s’avoir s’il est éligible au transfert automatique : assurez vous de bien respecter le format de neuf caractères alphanumériques (ex: 123456789).

Vérifier le transfert

Pour le moment, le transfert automatique d’une facture n’est pas indiqué dans l’historique d’activité.

  1. Rendez-vous dans le dossier de votre client (interface Gestion).

  2. Allez dans le menu Achats puis cliquez sur Factures d'achat.

  3. Cliquez sur le filtre Source.

  4. Cochez Transfert automatique et cliquez sur Appliquer.

  5. Vos factures vont alors s'afficher !

💡 Si vous ne trouvez pas Source, cliquez sur le bouton Plus sur la ligne des filtres pour l'afficher.

Résoudre un problème

Supprimer un doublon

Si vous constatez des doublons dans les factures fournisseurs de votre client, cela vient très certainement d’une facture d’abonnement également envoyée sur son adresse email d’import automatique (xyz@suppliers.pennylane.com).

  1. Dans le menu Ventes, allez sur Clients.

  2. Cliquez sur le nom de votre client dans la liste.

  3. Sur la page Détail du client qui s'ouvre, cliquez sur Modifier.

  4. Retirez l'adresse email d'import dans la Liste d'emails.

  5. Cliquez sur Enregistrer, vous avez terminé !

💡 Afin de vous éviter des doublons ou des paramétrages inutiles, vous serez notifié d’un message d’erreur si vous ajoutez un email d’import pennylane (xyz@suppliers.pennylane.com) pour l’envoi d’une facture à un de vos clients qui est sur Pennylane.

Corriger une erreur de transfert

Le système étant basé sur un numéro unique d’identification, le SIREN, ce type d'erreur ne devrait pas arriver. Si, toutefois, vous êtes l'exception qui confirme la règle, cela signifie que le SIREN de votre client est renseigné sur le compte d'une autre entreprise utilisant Pennylane. C'est cette dernière qui reçoit alors vos factures.

  1. Corrigez les SIREN des deux clients.

  2. Archivez la facture litigieuse.

  3. Recommencez l'édition de la facture et son envoi au bon destinataire.

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