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Transfert automatique sur Pennylane : definition
Transférer automatiquement une facture consiste à envoyer de manière instantanée des factures clients créées avec notre éditeur dans la vue Achats de vos clients également sur Pennylane.
Cette fonctionnalité est active depuis janvier 2023 pour toutes nos factures d’abonnement et plus récemment pour tous les cabinets. Pourquoi ?
Parce que c’est évident…
… de retrouver nos factures dans notre outil
Pour une gagner en efficacité
Moins d’import manuel signifie plus de temps
En automatisant les imports, moins d’oubli de facture et donc moins de retard de paiement
Pour être innovant
Créer une expérience beaucoup plus automatisée et intégrée
Avec la réforme de la facture électronique, c’est avant tout proposer une expérience PDP en avant première
Comment fonctionne le transfert automatique ?
Que ce soit une facture ponctuelle ou d’abonnement, toute facture adressée à un client ayant un compte Pennylane sera automatiquement et instantanément ajoutée dans sa vue Achats au moment de sa finalisation.
Pour les factures ponctuelles, si vous souhaitez en plus informer votre client par email, vous pouvez toujours utiliser le bouton “Envoyer” dans le panneau latéral. Plus d’information dans cet article.
Pour les factures d’abonnement, vous pouvez paramétrer l’envoi par mail également pour notifier votre client. La bonne nouvelle c’est que vous n’avez plus besoin de mettre nos adresse mails d’import pennylane en copie : le transfert automatique s’occupe de tout !
💡 Le système utilise le numéro SIREN de votre client pour s’avoir s’il est éligible au transfert automatique : assurez vous de bien respecter le format de neuf caractères alphanumériques (ex: 123456789) pour nous permettre d’identifier les utilisateurs Pennylane. Et de bien renseigner le SIREN de votre client.
Comment vérifier que le transfert automatique a fonctionné ?
Pour le moment, le transfert automatique d’une facture n’est pas indiqué dans l’historique d’activité. Si vous voulez vous assurer du bon transfert de la facture, il suffit de se rendre dans les factures fournisseurs de son client et de filtrer la colonne source avec “Transfert automatique”. Et normalement, vous retrouverez votre facture !
Développements à venir
Pour une meilleure visibilité :
Une icône permettra de s’assurer que la facture a bien été transférée
Une mention sera ajoutée dans l’historique d’activité
Pour une meilleure efficacité :
La fonctionnalité sera ouverte à toutes entreprises sur Pennylane qui commercent entre elles avec un bouton dédié : le transfert automatique ne se fera plus à la finalisation de la facture mais au moment où l’utilisateur l’a décidé.
Existe-t-il des risques de doublons ?
Il est possible que vous constatiez des doublons dans les factures fournisseurs de votre client. Il s’agit certainement d’une facture d’abonnement également envoyée à son email Pennylane d’import automatique (xyz@suppliers.pennylane.com). En ce cas, il suffit de la retirer : le transfert automatique ajoutera la facture, le mail servira simplement à notifier le client.
💡 Pour vous éviter des doublons ou des paramétrages inutiles, vous serez notifié d’un message d’erreur si vous ajoutez un email d’import pennylane (xyz@suppliers.pennylane.com) pour l’envoi d’une facture à un de vos clients qui est sur Pennylane.
Est-il possible que ma facture ne soit pas transférée à la bonne personne ?
Le système étant basé sur un numéro unique d’identification, le SIREN, ce n’est pas sensé arrivé. Toutefois, bien qu’extrêmement rare, c’est possible : si le SIREN renseigné pour votre client est celui d’une autre entreprise sur Pennylane, alors les factures vont être transférées dans la vue de cette entreprise tierce. Comme si vous aviez fait une erreur dans un mail, vous adressez un document à la mauvaise personne.
Pas de panique ! Le plus simple est de renseigner le bon SIREN de son client et d’archiver la facture litigieuse. Et de notre côté, on travaille à vérifier les données à partir des données du répertoires SIRENE pour que l’erreur ne survienne jamais.