L’intégration avec Spendesk est disponible à partir de l’abonnement Pennylane Essentiel.
Spendesk est la solution de dépenses 7 en 1 conçue pour permettre aux équipes financières de prendre des décisions de dépenses plus rapides et plus intelligentes. Son intégration avec Pennylane, disponible à partir de l'abonnement Pennylane Essentiel, vous permet d'automatiser la gestion de vos dépenses et leur comptabilisation.
Fonctionnalités principales
Import automatique des factures d'achat
Les factures d'achat Spendesk sont automatiquement importées dans Pennylane et accessibles depuis le module Achats :
Les factures manuellement téléchargées dans Spendesk
Les tickets de caisse et reçus liés aux paiements par carte
Les comptes comptables associés aux dépenses
Les catégories analytiques
Génération automatique des écritures comptables
Les factures importées génèrent automatiquement des écritures comptables dans Pennylane en tenant compte des éventuels codes comptables inclus dans les factures.
Import automatique des fournisseurs
Les fournisseurs sont importées en même temps que leur facture.
Deux cas de figure sont possibles :
Si le fournisseur existe déjà dans Pennylane, la facture est automatiquement associée au bon compte tiers
Si le fournisseur n'existe pas encore, il est automatiquement créé dans Pennylane et rattaché à sa facture
Configuration de l'intégration
Pré-requis
Disposer d'un compte Pennylane avec abonnement Essentiel (ou supérieur)
Avoir un compte Spendesk actif
Étapes de configuration
Accédez à votre espace Pennylane
Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Paramètres entreprise puis sur Connectivité
Dans la barre de recherche de l'onglet Intégrations, saisissez
SpendeskSurvolez l'encart
Spendesket cliquez sur Voir plus ou rendez-vous sur la page Configurer une intégration SpendeskSi nécessaire, acceptez les conditions générales de service de Pennylane Connect
Dans l'encart Pennylane, cliquez sur Connecter et suivez les étapes d'autorisation
Connectez-vous à Spendesk en cliquant sur Connecter, puis Autoriser
L’initialisation de l’intégration commence.
À propos des paramètres (étape 3)
L’initialisation est considérée comme terminée quand la collecte de vos données (en arrière-plan) est achevée. Elle peut varier en fonction du volume. Pendant ce temps, vous pouvez compléter l’étape 3 (Configuration) pour définir les paramètres de l’intégration. Une fois vos paramètres définis, vous pouvez fermer l’onglet actif sans risque. Les réglages effectués à l’étape 3 sont enregistrés.
💡 Vous recevrez un e-mail à l’adresse liée à votre compte Pennylane une fois l’intégration activée.
Paramètres d'importation
Import
Les factures d’achat sont importées dans Pennylane avec le statut Boite de réception côté gestion ou Pré-traiter côté comptabilité. Pour activer cette récupération, cochez la case Import automatique des factures fournisseurs.
💡 Pour être importées dans Pennylane, les factures fournisseurs doivent être accompagnées d’un ficher PDF.
Fréquence d’import
La récupération des nouvelles factures s'effectue automatiquement une fois par jour.
Format d'import
Pennylane ne se contente pas de récupérer les PDF. Nous récupérons aussi les détails et les lignes de la facture, sous la forme de données structurées, ce qui nous dispense de passer le PDF de la facture à la moulinette de la reconnaissance optique de caractères.
Pennylane récupère :
Les fichiers PDF des factures
Les données structurées (détails et lignes de factures)
Les informations fournisseurs
💡 Pour être importées, les factures doivent obligatoirement être accompagnées d'un fichier PDF.
Date de début d’import
Par défaut, les factures sont importées à partir de la date de configuration de l'intégration. Vous pouvez récupérer gratuitement les factures jusqu'à 30 jours avant la mise en place. Pour un historique plus ancien, une migration payante est possible via notre support.
Gestion des fournisseurs
Une table de rapprochement pour les fournisseurs existants est disponible dans Pennylane Connect après la configuration de l’intégration
Les nouveaux fournisseurs sont automatiquement créés dans Pennylane
Si un fournisseur existe déjà dans Pennylane, il sera automatiquement associé aux factures importées depuis Spendesk.
Limitations actuelles
Quelques points sont à noter :
Les dépenses des employés sont considérées comme des tiers en compte 401, et non comme des notes de frais.
Les factures sans justificatif ne peuvent pas être importées.
Les transactions bancaires du compte pro Spendesk ne sont pas encore importées automatiquement (import manuel possible via fichier préformaté sur Pennylane Connect).
La connexion de Spendesk depuis un environnement de test est possible uniquement via clé d’API.
À venir
De nouvelles fonctionnalités sont prévues pour fin 2025 :
Récupération des transactions bancaires du compte pro Spendesk
Et rapprochement automatique avec les factures sur Pennylane