L’intégration avec Spendesk est disponible à partir de l’abonnement Pennylane Essentiel.
Spendesk est la solution de dépenses 7 en 1 conçue pour permettre aux équipes financières de prendre des décisions de dépenses plus rapides et plus intelligentes. Son intégration avec Pennylane, disponible à partir de l'abonnement Pennylane Essentiel, vous permet d'automatiser la gestion de vos dépenses et leur comptabilisation.
Fonctionnalités principales de l'intégration
Import automatique des factures d'achat
Les factures d'achat Spendesk sont automatiquement importées dans Pennylane et accessibles depuis le module Achats :
Les factures manuellement téléchargées dans Spendesk
Les tickets de caisse et reçus liés aux paiements par carte
Les comptes comptables associés aux dépenses
Les catégories analytiques
Génération automatique des écritures comptables
Les factures importées génèrent automatiquement des écritures comptables dans Pennylane en tenant compte des éventuels codes comptables inclus dans les factures.
Import automatique des fournisseurs
Lors de l’import des factures depuis Spendesk, Pennylane vérifie si le fournisseur associé existe déjà dans votre base de tiers.
Si... | Alors... |
le fournisseur existe déjà dans Pennylane | La facture est automatiquement rattachée au compte tiers correspondant. |
le fournisseur n’existe pas encore dans Pennylane | Pennylane crée automatiquement le tiers, puis rattache la facture. |
Import des transactions bancaires et rapprochements
Les transactions du compte pro Spendesk peuvent être importées automatiquement dans Pennylane, avec leur statut d'import et les informations de rapprochement disponibles. Cette fonctionnalité s'active depuis la page de configuration de l'intégration.
Import des catégories analytiques
Les catégories analytiques définies dans Spendesk sont importées dans Pennylane sous forme de tags, permettant une traçabilité analytique complète.
Configuration de l'intégration
Pré-requis
Disposer d'un compte Pennylane avec abonnement Essentiel (ou supérieur)
Avoir un compte Spendesk actif
Étapes de configuration
Accédez à votre espace Pennylane.
Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Paramètres entreprise puis sur Connectivité.
Dans la barre de recherche de l'onglet Intégrations, saisissez
Spendesk.Survolez l'encart
Spendesket cliquez sur Voir plus ou rendez-vous sur la page Configurer une intégration Spendesk.Si nécessaire, acceptez les conditions générales de service de Pennylane Connect.
Dans l'encart Pennylane, cliquez sur Connecter et suivez les étapes d'autorisation.
Connectez-vous à Spendesk en cliquant sur Connecter, puis Autoriser.
L’initialisation de l’intégration commence.
À propos des paramètres (étape 3)
L’initialisation est considérée comme terminée quand la collecte de vos données (en arrière-plan) est achevée. Elle peut varier en fonction du volume. Pendant ce temps, vous pouvez compléter l’étape 3 (Configuration) pour définir les paramètres de l’intégration. Une fois vos paramètres définis, vous pouvez fermer l’onglet actif sans risque. Les réglages effectués à l’étape 3 sont enregistrés.
💡 Vous recevrez un e-mail à l’adresse liée à votre compte Pennylane une fois l’intégration activée.
Paramètres d'importation
Import
Les factures d’achat dont le statut est Préparée dans Spendesk sont importées dans Pennylane avec le statut Boite de réception côté gestion ou Pré-traiter côté comptabilité. Pour activer cette récupération, cochez la case Import automatique des factures fournisseurs.
💡 Pour être importées dans Pennylane, les factures fournisseurs doivent être accompagnées d’un ficher PDF.
Fréquence d’import
La récupération des nouvelles factures s'effectue automatiquement une fois par jour.
Format d'import
Pennylane ne se contente pas de récupérer les PDF. Nous récupérons aussi les détails et les lignes de la facture, sous la forme de données structurées, ce qui nous dispense de passer le PDF de la facture à la moulinette de la reconnaissance optique de caractères.
Pennylane récupère :
Les fichiers PDF des factures
Les données structurées (détails et lignes de factures)
Les informations fournisseurs
💡 Pour être importées, les factures doivent obligatoirement être accompagnées d'un fichier PDF.
Date de début d’import
Par défaut, les factures sont importées à partir de la date de configuration de l'intégration. Vous pouvez récupérer gratuitement les factures jusqu'à 30 jours avant la mise en place. Pour un historique plus ancien, consultez l’article Migrer ses historiques de vente et d’achat.
Gestion des fournisseurs
Une table de rapprochement pour les fournisseurs existants est disponible dans Pennylane Connect après la configuration de l’intégration
Les nouveaux fournisseurs sont automatiquement créés dans Pennylane
Si un fournisseur existe déjà dans Pennylane, il sera automatiquement associé aux factures importées depuis Spendesk.
Import des transactions et rapprochements
L'import des transactions bancaires Spendesk et de leurs rapprochements peut désormais être activé directement depuis la page de configuration de l'intégration.
Une fois activé :
L'ensemble des transactions Spendesk est importé dans Pennylane
Chaque transaction indique si une facture lui y est associée
Le statut d'import vers Pennylane est affiché pour chaque transaction
Les informations de rapprochement sont disponibles lorsqu'elles existent
Import des catégories analytiques
Les valeurs analytiques définies dans Spendesk sont importées dans Pennylane sous forme de tags. Toutes les valeurs disponibles dans Spendesk sont récupérées, permettant ainsi une analyse des dépenses cohérente entre les deux outils.
Synchroniser le solde du compte bancaire Spendesk
Pour suivre le solde du compte Spendesk dans Pennylane et éviter tout écart, vous devez initialiser le solde du compte bancaire en créant une écriture comptable d'ouverture.
Procédure :
Rendez-vous dans la section Comptabilité.
Créez une écriture avec :
Débit : compte 512 (compte bancaire) pour le montant du solde à initialiser
Crédit : compte 110 (Report à nouveau créditeur) pour le même montant
Indiquez la date d'ouverture de l'exercice fiscal (ex. : 01/01/2024)
💡 Cette écriture permet de reprendre le solde existant sans générer de transaction bancaire à rapprocher. Elle n’apparaîtra donc pas dans le module de rapprochement bancaire.
Limitations actuelles
Quelques points sont à noter :
Les dépenses des employés sont considérées comme des tiers en compte 401, et non comme des notes de frais.
Les factures sans justificatif ne peuvent pas être importées.
Les factures sont importées sans leur éventuelle période de prestation (date de début et date de fin)
À venir
De nouvelles fonctionnalités sont prévues :
Récupération des dates de prestation pour les achats Spendesk (les factures sont pour l'instant importées sans leur éventuelle période de prestation)