Cette fonctionnalité est disponible sur les plans d’abonnement Premium et Comptabilité internalisée et accessible sur les deux interfaces : Gestion & Comptabilité.
Créer des familles de catégories
Si vous souhaitez analyser votre activité de façon fine et selon différents niveaux de lecture, vous pouvez réaliser un P&L (Profit and Loss) analytique.
Pennylane propose un système de catégorisation fondé sur des familles analytiques et des catégories. Une famille comporte plusieurs catégories.
La famille créée par défaut sur Pennylane se nomme : Types de dépenses / revenus.
C’est la famille qui vous permet de réaliser et de visualiser votre plan de trésorerie prévisionnel.
Pour réaliser un reporting P&L précis et ajouter d’autres axes analytiques à votre rapport, vous pouvez créer des familles supplémentaires.
Rendez-vous dans vos Paramètres entreprise.
Cliquez sur Catégories analytiques.
Cliquez sur le bouton Nouvelle Famille en haut à droite de votre écran.
Renseignez le nom de la famille (par exemple, Ville) puis sélectionnez votre besoin : faire de l’analytique ou gérer un prévisionnel.
Cliquez sur Créer une famille et le tour est joué !
✍️ Créez autant de catégories que vous souhaitez dans cette famille. Si vous reprenez l’exemple de la famille Ville, vous pouvez ajouter des catégories comme Paris, Lyon, Bordeaux, Cherbourg…
Vous pouvez également créer une famille en fonction de vos équipes. Les catégories de la famille Équipe peuvent alors être : Marketing, Tech, Ops.
Chaque axe (Ville, Équipe…) sera donc représenté par une famille à créer, dans laquelle vous pourrez ajouter des catégories.
Dans ce cas, les catégories seront les suivantes :
Familles | Catégories |
Ville | Paris |
Equipes | Marketing |
⚠️ Dans le cadre d’un P&L analytique, la distinction Dépenses ou Revenus sur vos catégories n’aura pas d’impact sur votre export final.
Paramétrer des familles de catégories
Toujours dans le module Catégories analytiques, cliquez sur la flèche descendante 🔽 en bout de ligne.
Dans le menu déroulant, cliquez alors sur la famille de votre choix.
Vous pouvez modifier une famille en cliquant sur le crayon vert ou bien la supprimer tout bonnement en cliquant sur la poubelle rouge en haut à droite de la liste des catégories.
Exploiter l’analytique dans Pennylane
Grande nouvelle ! Fini les exports pour analyse, vous pouvez désormais consulter les informations P&L directement dans Pennylane. Depuis le Compte de résultat, optez pour le Mode analytique et paramétrez votre vue en fonction de vos besoins.
✍️ Le Compte de résultat est accessible depuis le menu Rapports comptables dans l’interface Gestion de Pennylane et depuis le menu Révision dans l’interface Comptabilité.
À quoi ça sert, d’abord ?
À quoi ça sert, d’abord ?
Les analyses par ligne vous permettent répartir et classer en catégories spécifiques des indicateurs clé de performance de votre entreprise ; afin d’en étudier la composition et l’évolution. Il est généralement utilisé pour comprendre combien de recettes/coûts proviennent de quelles catégories.
Prenons l’exemple d’une entreprise de restauration. Cette dernière a 3 restaurants en France.
Le comptable et l’équipe finance collaborent sur Pennylane. Ils réalisent que leur rentabilité est en baisse sur le premier semestre 2023. Ils veulent comprendre pourquoi.
Le ou la responsable des finances de l’entreprise utilise la comptabilité analytique pour étudier les résultats et les dépenses engagées par les restaurants sur ce premier semestre.
Ainsi, cette personne pourra identifier si un ou plusieurs restaurants ont sous-performé, trouver l’explication de la baisse de résultat global et prendre des décisions éclairées pour la bonne gestion et la pérennité de son entreprise.
Voici ce qu’elle entreprend :
Catégorisation (si ce n’est pas déjà fait)de l’ensemble de ses factures à partir de la famille Restaurants *(*manuellement ou via des règles 🔗).
Décomposition de chaque ligne de son compte de résultat par établissement : en comparant les dépenses de charges par restaurant, notamment, elle constate que le restaurant de Bordeaux dépense bien plus que celui de Paris pour un revenu généré similaire.
Elle peut ainsi continuer son investigation en regardant plus en détail chaque écriture concernée, et en comparant spécifiquement par période cette charge spécifique à Bordeaux. De cette façon, elle vérifie le montant des charges du semestre dernier.
L’analytique vous permet d’identifier et de comprendre les zones de performance et de non-performance au sein de votre entreprise. Elle éclaire et accompagne également votre prise de décision pour améliorer vos performances.
Exporter un P&L
Une fois que vous avez créé et paramétré vos familles et vos catégories, vous n’avez plus qu’à catégoriser vos transactions et / ou vos factures.
📖 Consultez notre article Catégoriser les transactions et les factures si vous souhaitez vous rafraîchir la mémoire sur le sujet.
Rendez-vous dans Paramètres entreprise.
Cliquez sur Connectivité.
Allez dans l’onglet Partage de données.
Faites défiler votre écran jusqu’à Grand livre analytique.
Sélectionnez le format préféré de téléchargement.
📖 N’hésitez pas à vous référer à l'article dédié Visualiser vos données de Pennylane sur Excel en temps réel.
Interface Gestion
Ouvrez le menu Rapports comptables.
Cliquez sur Grand livre.
Activez le Mode analytique en haut à droite de votre écran.
Cliquez sur Exporter.
Renseignez :
Les comptes à exporter ;
Le modèle ;
Le format d’export.
Cliquez sur Confirmer et préparer l’export.
Vous recevez une confirmation de la préparation de l’export, cliquez sur Voir l’export pour en afficher le détail dans la page Historique de mes exports.
L’export se lance automatiquement, vous pourrez alors le consulter depuis votre dossier de téléchargement sur l’ordinateur.
Vous obtenez un fichier excel qui vous permet de réaliser votre P&L analytique selon les catégories et familles que vous avez préalablement attribués à chaque flux sur Pennylane.
Interface Comptabilité
Ouvrez le menu Révision.
Cliquez sur Grand livre.
Activez le Mode analytique en haut à droite de votre écran.
Cliquez sur Exporter.
Renseignez :
Les comptes à exporter ;
Le modèle ;
Le format d’export.
Cliquez sur Confirmer et préparer l’export.
Vous recevez une confirmation de la préparation de l’export, cliquez sur Voir l’export pour en afficher le détail dans la page Historique de mes exports.
L’export se lance automatiquement, vous pourrez alors le consulter depuis votre dossier de téléchargement sur l’ordinateur.
Vous obtenez un fichier excel qui vous permet de réaliser votre P&L analytique selon les catégories et familles que vous avez préalablement attribués à chaque flux sur Pennylane.
Vous ne trouvez pas trace du téléchargement ? Allez sur la page Historique de mes exports puis cliquez sur l’icône Télécharger (flèche vers le bas) au bout de la ligne du document que vous souhaitez exploiter.