⚠️ Cet article est à destination des cabinets comptables. Si vous êtes un dirigeant, veuillez vous référer à cet article.

⚠️ MISE A JOUR DE MICROSOFT OFFICE

Lors de l’installation de Microsoft Office (ou Microsoft 365), Microsoft installe des drivers qui permettent de se connecter à des sources externes. C'est par ce biais qu'il est possible de connecter Pennylane avec des logiciels externes via l'onglet Partage de données. Les données sont stockées sur la base de données Redshift.

Une récente mise à jour de Microsoft Office a supprimé ce driver, ce qui empêche la connexion entre Pennylane et des sources externes. Afin de pallier ce problème, il est nécessaire de télécharger un nouveau driver fourni par Amazon, développeur de Redshift. Le téléchargement de ce driver est sécurisé.

Veuillez suivre la procédure détaillée ci-dessous.

2. Vérifier que le driver Redshift n’est effectivement pas installé

a. Cliquer sur le menu Start de Windows et taper ODBC

b. Cliquer sur la version du Manager ODBC en fonction de votre version d’Excel (32 ou 64 bits)

c. Aller sur l’onglet Pilotes ODBC

d. Si vous avez le driver installé dans votre machine, vous devriez voir une ligne pour Redshift.

3. Télécharger le driver ODBC pour se connecter sur Redshift fourni par Amazon

a. Cliquer sur ce lien et téléchargez la version du driver qui correspond à votre version d’Excel (32 ou 64 bits). Le téléchargement du driver est sécurisé.

b. Accepter les conditions d’utilisation et suivre les étapes de l’installateur

4. Vous pouvez maintenant télécharger les nouvelles versions des fichiers ODC (la version qui convient à votre version d’Excel 32 ou 64 bits) et établir une connexion comme auparavant.

Afin de paramétrer votre fichier Excel, il est nécessaire de télécharger le fichier ODC qui permet de configurer la connexion.

Les données disponibles sont:

Vous trouverez sur ce lien les fichiers disponibles.

Les fichiers sont disponibles au téléchargement dans les Paramètres > Connectivité > Partage de données.

Points d'attention:

✍️ Seul l'administrateur peut activer le partage de données à l'échelle du cabinet.

Pour ce faire, allez dans les Paramètres du cabinet, accessibles depuis le menu de gauche dans la vue Cabinet, puis dans Partage des données.

⚠️ Le partage de données au niveau du cabinet permet l’accès à toute la base de données des entreprises liées au cabinet y compris les dossiers marqués comme confidentiels. Si vous ne souhaitez pas une telle connexion, nous vous conseillons d’utiliser les informations de connexion à l’échelle de l’entreprise (voir ci après)

⚠️ Le mot de passe n’est visible qu’au moment de la génération. Pour des raisons de sécurité, il n'est pas stocké par Pennylane. Nous vous conseillons de vous assurer de l’enregistrement de ce mot de passe.

Lorsque vous êtes sur un dossier, allez dans Paramètres > Connectivité > Partage de données.

Assurez-vous que le partage de données est actif. Si besoin, activez-le.

Les informations de connexion vous seront demandées afin d'établir la connexion à la base de données.

⚠️ Si votre client utilisait préalablement le partage de données, la génération d’un nouveau mot de passe rendra caduque les précédentes liaisons et connexions effectuées.

⚠️ Le mot de passe n’est visible qu’au moment de la génération. Pour des raisons de sécurité, il n'est pas stocké par Pennylane. Nous vous conseillons de vous assurer de l’enregistrement de ce mot de passe.

Ouvrez le fichier ODC en fonction du format de données que vous souhaitez obtenir.

A l’ouverture du fichier, il vous est demandé de renseigner le nom d’utilisateur ainsi que le mot de passe issus des informations de partage de données de Pennylane.

💡Utilisez les boutons de Pennylane pour copier-coller directement ces informations.

Renseignez l’identifiant de l’entreprise. Vous pouvez le retrouver facilement dans l’url de Pennylane, c’est un nombre à 8 chiffres.

💡Vous pouvez également faire référence à des cellules de votre fichier Excel ! Si vous modifiez la valeur de cette cellule, la requête (lorsqu'elle sera actualisée) utilisera cette valeur comme identifiant de la société ou comme date. Pour ce faire, cochez la case "Actualiser automatiquement lorsque la valeur de la cellule est modifiée".

Cochez la case “Utiliser cette valeur ou référence pour les nouvelles actualisations” afin que le fichier ne vous demande pas à nouveau les valeurs à utiliser.

Dans le cas des grands-livres, indiquez la date à partir de laquelle vous souhaitez importer des données.

Pour les balances générales, tous les exercices fiscaux sont récupérés sur Excel.

Votre fichier est prêt !

Depuis le menu Données, cliquez sur Propriétés.

Vous pouvez paramétrer le format et la disposition des données.

Pour aller plus loin et paramétrer les propriétés de la connexion, cliquez sur le bouton à droite du nom de la connexion.

Sous l’onglet Utilisation vous pouvez choisir la fréquence d’actualisation.

Sous l’onglet Définition, vous pouvez cocher la case “Enregistrer le mot de passe” afin d’éviter de le saisir à chaque ouverture du document.

Vous pouvez paramétrer une fréquence d’actualisation, comme vu ci-dessus, il est aussi possible de rafraîchir le document manuellement.

Depuis le menu Données, cliquez sur Actualiser tout, ou effectuez un clic droit sur le fichier et cliquez sur Actualiser.

Vous pouvez intégrer les données issues de Pennylane sur un fichier Excel existant (par exemple, un fichier de reporting) et sélectionner l'emplacement des données.

Ouvrez votre fichier et rendez-vous dans le menu Données, cliquez sur Connexions existantes.

Cliquez sur Rechercher en bas à gauche.

Puis sélectionnez le fichier ODC téléchargé précédemment. Choisissez le fichier ODC en fonction de la donnée dont vous avez besoin (Grand-livre, Grand-livre analytique ou Balance générale).

Choisissez la destination des données, dans une nouvelle feuille ou une feuille de calcul existante.

Puis, renseignez les informations de connexion et cliquez sur OK.

Vous pouvez ensuite reprendre la configuration standard décrite à la mise en oeuvre pas à pas.