Vous êtes souvent en rendez-vous client ou en déplacement ? Vous avez besoin de réagir vite pour envoyer un devis ou relancer un paiement ? Avec l'application mobile Pennylane, gardez la main sur votre cycle de vente où que vous soyez. Voyons comment ça marche.
L'application mobile Pennylane vous permet de :
Créer et envoyer rapidement devis, factures et voirs (et des notes de frais, tant qu’on y est) ;
Suivre les paiements et relances en temps réel ;
Créer et modifier vos clients.
Pour le reste, rendez-vous sur l’ordinateur :
Personnaliser vos modèles de factures (logo, couleurs, langue...) ;
Gérer les fonctionnalités avancées : abonnements, factures récurrentes, bons de commande, bons de livraison etc. ;
Accéder à toutes les options de paramétrage et gestion.
Créer un document
Dans l’application mobile, la création de documents (facture, avoir ou devis) se fait depuis le menu Ventes, ou depuis les actions rapides de la page d’accueil.
Sélectionnez l’onglet adapté (Factures clients ou Devis).
Appuyez sur le bouton + Créer en bas de l’écran.
Sélectionnez Créer une nouvelle facture, Créer un avoir ou Créer un devis.
La suite, vous la connaissez : créez une facture, un avoir ou un devis comme sur ordinateur.
💡 Vous pouvez ajouter un champ libre (par exemple, une remarque ou une référence) pour personnaliser votre document.
Lorsque votre devis est validé, vous pouvez également le convertir en facture.
💡 Une fois le document enregistré, vous pouvez l’envoyer directement depuis l’application mobile à votre client, ou encore modifier son statut.
Envoyer un document
Pour envoyer une facture, un avoir ou un devis depuis l’application mobile :
Depuis le menu Ventes, accédez à l’onglet Factures clients ou Devis.
Appuyez sur le document à envoyer.
Appuyez sur Envoyer.
Vérifiez l’adresse e-mail du destinataire, modifiez si besoin le message qui accompagne l’envoi, et voilà !
Importer une facture client
Sur l’écran principal, appuyez sur Ventes.
Rendez-vous dans l’onglet Factures clients.
Appuyez sur + Créer, puis sur Importer ou scanner une facture client.
Plusieurs options s’offrent à vous pour importer la facture : scanner des justificatifs avec l’appareil photo de votre appareil, importer depuis la galerie ou importer depuis les documents.
Scanner la facture
Placez votre facture devant l’objectif.
Choisissez si votre facture apparait sur une ou plusieurs pages.
Un cadre bleu apparaît sur le document et la photo est prise automatiquement. Le recadrage de la photo est également automatique.
Répétez l’opération si vous avez plusieurs pages.
Appuyez sur Enregistrer.
Importer une facture depuis la galerie photo
Si ce n’est déjà fait, autorisez Pennylane à accéder à vos photos.
Sélectionnez une ou plusieurs photos à importer.
Appuyez sur Ajouter.
Importer depuis les documents
Il est également possible d’importer des factures les fichiers de votre appareil.
✍️ Une fois l’importation effectuée (selon l’une de ces trois méthodes), appuyez sur le document pour le compléter (si besoin) et vérifiez les différentes informations. Puis, appuyez sur Enregistrer. Vous pouvez ensuite envoyer directement la facture à votre client.
Créer ou modifier un client
Pour créer ou modifier un client depuis l’application mobile :
Depuis le menu Ventes, appuyez sur le bouton +.
Choisissez Ajouter ou modifier un client pour afficher la liste des clients.
Deux options s’offrent à vous :
Modifier un client existant : sélectionnez-le dans la liste, puis appuyez sur Modifier le client.
Créer un nouveau client : appuyez sur + Nouveau client en bas de la liste.
Poursuivez la création ou la modification comme vous le feriez sur ordinateur.
Si besoin, vous pouvez ensuite lui envoyer une facture ou un devis.
Suivre les règlements
Depuis l'onglet Factures clients, vous avez une vue claire sur vos ventes et pouvez, si besoin, les filtrer par statut.
À traiter : la facture reste à compléter.
Brouillon : la facture n’est pas encore finalisée.
À venir : la facture est en attente de paiement et le client est encore dans les délais.
En retard : le paiement n’a pas été effectué par le client à la date d’échéance.
Encaissée : la facture a été réglée par le client.
Annulée : la facture n’attend pas de paiement.
Partiellement annulée : la facture ne sera pas réglée en totalité.
Avoir : la facture fait office de remboursement au client (le montant de cette facture est négatif).
Archivée : la facture ne fait plus partie de votre comptabilité.
Relancer les impayés
Pour les factures en retard de paiement, relancez vos clients en quelques clics depuis votre téléphone :
Depuis l’onglet Factures clients, allez sur la facture à relancer.
Appuyez sur Renvoyer.
Vérifiez l’adresse e-mail du client et personnalisez l’objet de l’e-mail si vous le souhaitez (en y ajoutant Relance, par exemple).
Personnalisez le message si besoin également.
Appuyez sur Envoyer. La confirmation de l’envoi apparait à l’écran.