Paramétrer l'import des factures

GESTION - Vous avez cinq façons d'importer vos factures d'achat et de vente sur Pennylane.

Mis à jour il y a plus d’une semaine

Réussir l'import : les principes clés

  • N'importez sur Pennylane que les factures nécessaires : c’est-à-dire celles qui n’ont pas encore été saisies en comptabilité.

  • Vous pouvez importer plusieurs factures à la fois, mais vous devez toujours fournir un justificatif par fichier.

  • Deux fichiers identiques seront ignorés. Par exemple, si vous importez manuellement une facture déjà présente sur votre Drive, Pennylane refusera l'import.

  • Seuls les fichiers PDF, JPEG et PNG sont acceptés.

  • Les fichiers de moins de 400x400 px ne sont pas acceptés.

Accéder aux sources d'import

  1. Rendez-vous dans Paramètres.

  2. Cliquez sur l’onglet Transmission factures.

  3. Prenez connaissances des différentes sources d'import de factures disponibles.

💡 L'application mobile ne sera activée qu'à partir du moment où vous aurez importé une première facture, et non à partir de l'installation de l'application.

⚠️ La dernière synchronisation correspond à la dernière fois que Pennylane lancé une recherche de nouvelles factures dans votre dossier source, tandis que dernier import correspond à la dernière fois qu'une facture a effectivement été importée dans Pennylane.

Ces deux mentions peuvent donc différer si aucune nouvelle facture n'a été détectée, ou si la facture est déjà présente sur Pennylane.

Choisir sa méthode d'import

1. Import manuel

  1. Depuis les menus Achats ou Ventes, cliquez sur Importer une facture, puis ajoutez

    votre facture.

  2. Vous pouvez ajouter plusieurs factures en une seule fois, cependant assurez-vous de toujours fournir un justificatif par facture.

  3. Une fois la facture importée, son statut est à vérifier. Les informations sont pré-remplies par notre OCR (reconnaissance optique des caractères).

  4. Vous pouvez ensuite vérifier, classer et rapprocher votre facture de son paiement bancaire.

2. Adresses e-mail de transfert

À utiliser pour les factures reçues par e-mail.

Si vous recevez vos factures d'achat ou de vente par e-mail, vous pouvez rediriger ces factures directement vers Pennylane grâce à nos adresses e-mails de transfert.

Depuis vos Paramètres, cliquez sur Transmission factures, puis sur Adresses e-mail. Deux adresses e-mails sont créées par défaut au format votreentreprise-chiffresetlettresaleatoires@suppliers.pennylane.com, vous ne pouvez pas les modifier ni en ajouter de nouvelles.

Utilisez :

  • @suppliers.pennylane.com : pour transmettre les factures que vous recevez de vos fournisseurs. Elles remonteront dans l’onglet Achats du menu de gauche.

  • @customers.pennylane.com : pour transmettre les factures que vous envoyez à vos clients. Elles remonteront dans l’onglet Ventes du menu de gauche.

Vous pouvez utiliser ces adresses e-mail de trois façons :

  • Directement : communiquez l'adresse e-mail à votre fournisseur, pour qu'il envoie la facture directement sur cette dernière, avec votre e-mail en copie ;

  • Manuellement : au fil de l'eau, dès que vous recevez une facture, transférez-la à l'adresse achats ou ventes pour l'importer ;

  • Automatiquement : depuis votre boîte de messagerie, vous pouvez créer des règles de transfert automatique de vos factures vers ces adresses e-mails. Cela nécessite un petit paramétrage : consultez les procédures Gmail ou Outlook.

Lors du paramétrage, Gmail et Outlook vous demandent de saisir un code envoyé à l'adresse de facture Pennylane pour valider la règle de transfert.

Vous trouverez le code envoyé sur l'adresse e-mail Pennylane dans la boîte de réception des factures d'achats. Cherchez une facture importée via la source email.

3. Application mobile Pennylane

À utiliser pour vos factures papier (notes de frais, tickets de caisse).

L'application mobile Pennylane vous permet de scanner une facture papier avec votre smartphone. Celle-ci est importée quelques minutes plus tard dans votre module Achats sur Pennylane.

L'application est disponible sur Apple et Android.

Retrouvez l'article détaillé sur notre application mobile : Importer vos factures via notre application mobile.

4. Intégration Google Drive et Dropbox

Nos intégrations avec Google Drive et Dropbox vous permettent d'importer automatiquement sur Pennylane tous les justificatifs présents dans les dossiers que vous avez sélectionnés.

Pour cela, rendez-vous dans vos Paramètres, puis cliquez sur Transmission factures.

Retrouvez ci-dessous les procédures de connexions :

Seul l'utilisateur qui a connecté le compte peut modifier les dossiers.

⚠️ Nous ne nous intégrons pas avec les comptes Dropbox Business. Si vous utilisez ce type de compte, créez un dossier dans un compte classique ou privilégiez une autre source d'import.

5. Intégrations Qonto et ManagerOne

Pour récupérer directement les justificatifs ajoutés sur votre banque, connectez vos comptes bancaires sur Pennylane, avec la procédure : Connecter votre compte Qonto.

Les API natives que nous avons développées avec ces deux néo-banques, permettent de récupérer automatiquement les transactions et les pièces justificatives attachées laissées sur votre application bancaire. Les factures sont donc directement considérées comme payées.

Nous synchronisons les comptes toutes les 8 heures.

⚠️ Si vous marquez un justificatif comme perdu ou optionnel, ou ajoutez un commentaire dans votre outil, cela n'est pas synchronisé sur Pennylane.

6. Connecteurs

À utiliser lorsque vos factures d'achat sont hébergées sur le site de vos fournisseurs.

Grâce à notre intégration avec Powens, vous pouvez :

  • Vous connecter aux sites de vos fournisseurs directement depuis Pennylane pour récupérer les factures automatiquement.

  • Recevoir une alerte en cas de déconnexion d'un connecteur.

  • Identifier plus facilement la source des factures récupérées et leur fournisseur d'origine.

    1. Rendez-vous dans Paramètres > Transmission factures > Connecteurs, puis cliquez sur Connecter un compte.

    2. Choisissez les différents portails clients que vous voulez connecter.

    3. Entrez vos identifiants (cela nous permet de connecter votre compte Pennylane à vos comptes, mais nous ne pouvons, évidemment, rien changer sur ceux-ci).

    4. Sélectionnez les comptes que vous souhaitez synchroniser (si vous avez plusieurs comptes pour un connecteur, vous pouvez choisir de n'en connecter qu'un seul).

Sur votre page Achats, vous pouvez filtrer les factures par source, pour voir toutes celles qui ont été importées via les connecteurs.

✍️ À retenir

  • Nous n'importons pas d'historique : seules les factures ajoutées à partir de la date de connexion du connecteur seront importées sur Pennylane.

  • Le statut de chaque connecteur est affiché sur Pennylane, dans les Paramètres > Transmission de Factures. Certains fournisseurs vous demanderont parfois de vous reconnecter, ou de mettre en place une authentification forte.

  • Nous travaillons avec un partenaire pour la mise à disposition des connecteurs, nous ne pouvons donc pas malheureusement pas rajouter de connecteurs à la demande.

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