Vous pouvez importer vos factures depuis votre ordinateur ou téléphone une par une. Toutefois, si vous disposez d’un grand nombre de factures, que ce soit pour vos ventes ou vos achats, l'import automatique de factures est une étape clé pour gagner du temps sur Pennylane. Voici quelques principes à avoir en tête pour réussir vos imports. 👇
Vous pouvez importer plusieurs factures à la fois, avec un justificatif par fichier.
Seuls les PDF, JPEG et PNG de plus de 400x400 pixels sont acceptés.
Deux fichiers identiques seront ignorés pour ne pas créer de doublon. Vous serez avertis si c’est le cas.
Si votre cabinet comptable est avec vous sur Pennylane : n'importez que les factures non saisies en comptabilité pour éviter les doublons
Rendez-vous dans Paramètres Entreprise > Transmission factures pour choisir et mettre en place vos sources d’import.
Import manuel
Depuis les menus Achats ou Ventes, cliquez sur Importer une facture, puis ajoutez
votre facture.
Vous pouvez ajouter plusieurs factures en une seule fois, cependant assurez-vous de toujours fournir un justificatif par facture.
Une fois la facture importée, son statut est à vérifier. Les informations sont pré-remplies par notre OCR (reconnaissance optique des caractères).
Vous pouvez ensuite vérifier, classer et rapprocher votre facture de son paiement bancaire.
Import par transfert d’e-mail
Consultez notre article dédié.
Import par photo (application mobile requise)
À utiliser pour vos factures papier (notes de frais, tickets de caisse).
L’application Pennylane (Apple ou Android) vous permet de dématérialiser vos factures papier en les prenant en photo avec votre téléphone.
Les factures capturées avec l’application Pennylane sont ensuite ajoutées à l’onglet Achats de votre interface. Idéal pour les notes de frais et les tickets de caisse, par exemple.
Retrouvez l'article détaillé Application mobile : importer des factures.
⚠️ Même après avoir transmis le justificatif, vous devez conserver l'original.
Import depuis un service de stockage en ligne
Si vous centralisez vos factures sur un service de stockage en ligne, comme Google Drive ou Dropbox, connectez Pennylane à votre cloud pour importer les factures qui s’y trouvent.
Les factures ajoutées dans les dossiers Google Drive ou Dropbox sélectionnés seront importées automatiquement dans votre espace Pennylane.
Pour configurer cette méthode d’import, consultez nos articles :
✍ Seul l'utilisateur qui a connecté le compte peut modifier les dossiers.
Import depuis un compte bancaire professionnel
Vous pouvez récupérer automatiquement les transactions et les justificatifs ajoutés sur vos comptes bancaires professionnels Qonto, Shine et Stripe.
Connecter Qonto
Cliquez sur Qonto dans les sources d’import disponibles dans la page Transmissions de factures
Suivez la procédure: Connecter votre compte Qonto.
Pour connecter Shine et Stripe, lisez ces articles :
✍ Nous synchronisons les comptes toutes les 8 heure, soit trois fois par jour. Les factures importées sont directement considérées comme payées.
⚠️ Si vous marquez un justificatif comme perdu ou optionnel, ou ajoutez un commentaire dans votre outil, cela n'est pas synchronisé sur Pennylane. Vous devrez le préciser de nouveau sur votre interface Pennylane.
Import depuis l’espace client d’un fournisseur
À utiliser lorsque vos factures fournisseurs sont hébergées sur le site de vos fournisseurs.
Si vous avez des factures récurrentes (énergie, téléphonie), vous pouvez connecter votre espace Pennylane à l’espace client de votre fournisseur/opérateur pour récupérer vos factures automatiquement, tous les mois.
💡 Sur votre page Achats, vous pouvez filtrer les factures par source, pour voir toutes celles qui ont été importées via les connecteurs et leur fournisseur d’origine.
Dates de synchronisation et d’import
Une fois que vous aurez activé un ou plusieurs modes d’importation de vos factures, l’onglet Paramètres d’entreprise > Transmission de factures affichera les deux informations suivantes :
Dernière synchro : c’est la date à laquelle le robot de Pennylane est allé voir s’il y avait une nouvelle facture à importer de manière automatique pour la dernière fois.
Dernier import : c’est la date à laquelle la dernière facture a été importée automatiquement depuis votre source vers Pennylane.
Si aucune nouvelle facture n’a été trouvée lors de la dernière synchronisation en date, ces deux champs peuvent afficher des dates différentes.
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