💡 Quelques principes clés d'import:

  • Vous ne devez importer sur Pennylane que les factures nécessaires, c’est-à-dire celles qui n’ont pas encore été saisies en comptabilité !

  • Vous pouvez importer plusieurs factures à la fois, mais il nous faut toujours un justificatif par fichier. 📄📄📄

  • Deux fichiers identiques seront ignorés. En savoir plus sur la gestion des doublons


Les options d'import à votre disposition :

  1. Import manuel

  2. Adresse e-mail de transfert

  3. Application mobile Pennylane

  4. Intégration Google Drive

  5. Intégration Dropbox

  6. Intégrations Qonto et ManagerOne

  7. Connecteurs pour vos espaces clients (plus haut?)


⚙️ Vérifier le fonctionnement de chaque source d'import

Depuis vos Paramètres (la roue crantée en haut à droite), cliquez sur l'onglet "Transmission factures" pour retrouver les sources d'import de factures disponibles.

Vous pouvez voir toutes les sources que vous avez activées dans le premier bloc.

  • L'e-mail est la seule source activée par défaut, car nous vous créons une adresse prête à l'emploi !

  • L'application mobile ne sera "activée" qu'à partir du moment où vous avez importé une première facture, et non à partir de l'installation de l'application.

Lorsque vous activez une source, vous pouvez voir deux dates :

  • la dernière synchronisation : elle correspond à la dernière fois que nous avons vérifié s'il y avait des nouvelles factures ;

  • le dernier import : il correspond à la dernière fois qu'une facture a été effectivement importée.

    🚨 Ces deux dates peuvent différer si aucune nouvelle facture n'a été détectée, ou que nous avons ignoré une facture déjà présente sur Pennylane.

✍🏻 1. Import manuel

  • Depuis les menus Achats et Ventes

Cliquez en haut à droite sur "Importer une facture".

Ajoutez ou glissez/déposez votre facture. Vous pouvez importer plusieurs factures d'un coup, mais il nous faut un justificatif par fichier. 📄📄📄

Puis notre OCR (reconnaissance de caractères) s'occupe de la lire et de pré-saisir certains champs automatiquement. Vous pouvez ensuite la compléter, la classer et la rapprocher du paiement en banque.

  • Depuis le menu Transactions

Rendez-vous dans l'onglet "Toutes les transactions" du menu Transactions. Plusieurs icônes en bout de ligne vous donnent des indications :

l'icône trombone indique qu'un justificatif a déjà été associé à cette transaction. Vous pouvez le consulter depuis le panneau latéral qui s'ouvre à droite, en cliquant sur la ligne de transaction ;

l'icône verte indique que Pennylane a trouvé une facture qui semble correspondre à la transaction. Vous pouvez valider le rapprochement en cliquant sur l'icône ;

pas d'icône indique qu'aucune facture présente sur Pennylane ne semble correspondre à la transaction. Vous pouvez importer la facture en cliquant sur la transaction.

💻 2. Adresse e-mail de transfert

🎯 À utiliser pour… vos factures reçues par e-mail.

Cliquez sur la carte "Adresse e-mail" pour voir vos adresses de transmission de factures. Nous créons 2 adresses par défaut : vous ne pouvez pas modifier ou rajouter des adresses.

– @suppliers.pennylane.com : pour transmettre les factures que vous recevez de vos fournisseurs. Elles remonteront dans l’onglet Achat du menu de gauche ;

– @customers.pennylane.com : pour transmettre les factures que vous envoyez à vos clients. Elles remonteront dans l’onglet Vente du menu de gauche.

Vous avez trois possibilités pour utiliser ces adresses :

manuellement : au fil de l'eau, dès que vous recevez une facture, transférez-la à l'adresse achats ou ventes pour l'importer ;

– automatiquement : depuis votre boîte de messagerie, vous pouvez créer des règles de transfert automatique de vos factures vers ces adresses e-mails. Cela nécessite une petite mise en place : voyez, par exemple, les procédures pour Gmail ou Outlook 📤

– en communiquant l'adresse e-mail à votre fournisseur, pour qu'il envoie la facture directement sur l'adresse, avec votre adresse en copie.


💡 À noter

  • Seuls les fichiers PDF, JPEG et PNG sont acceptés. 👌

  • Les fichiers de moins de 400x400 ne sont pas acceptés. ❌

  • Vous pouvez transférer plusieurs factures dans le même e-mail, mais il nous faut un justificatif par fichier. 📄📄📄

  • Une facture dans le corps de l'e-mail sera automatiquement transformée en PDF et importée sur Pennylane. 📧



💡 Mise à jour - Janvier 2023 💡

Depuis le 30 Janvier 2023, tous les utilisateurs ont un nouveau format d'adresse e-mail:

[email protected]

Pour les utilisateurs qui ont rejoint Pennylane avant le 30 Septembre 2022, cela signifie que le format de l'adresse a changé: cette nouvelle adresse peut-être trouvée sur Pennylane : Paramètres > Transmission de factures > Adresses email

Nous avons également supprimé 2 fonctionnalités:

• Vous ne pouvez plus déterminer de domaine d’expéditeur approuvé; tous les domaines seront par défaut acceptés.

• Vous ne pouvez plus créer ou modifier ces adresse e-mail. Si vous utilisez actuellement plusieurs adresses, nous les supprimerons le 16 Avril 2023.

Pas de panique! Jusqu’au 16 Avril 2023, vous continuerez à pouvoir consulter vos anciennes adresses sur Pennylane et recevoir des factures via celles-ci.

Actions requises de votre part

• Notez bien les nouvelles adresses, et communiquez les à vos collaborateurs, fournisseurs et clients si besoin.

• Si vous avez mis en place des règles de redirection automatique depuis votre boite mail ou vous êtes inscrits à des services avec ces adresses, mettez-les à jour dès maintenant.

Pourquoi ce changement

Le but est de vous offrir l'expérience la plus simple et la plus sécurisée possible. Nous avons donc décidé de supprimer les fonctionnalités plus complexes, et vous offrir un format d'adresse simple mais sécurisé.

Si vous avez des questions, n'hésitez-pas à nous contacter via la bulle de discussion sur Pennylane


📱3. Application mobile Pennylane

🎯 À utiliser pour… vos factures papier (notes de frais, tickets de caisse).

L'application mobile Pennylane vous permet de scanner une facture avec votre smartphone. Celle-ci sera importée quelques minutes plus tard dans votre module Achat sur Pennylane.

Vous pouvez télécharger l'application sur Apple ou Android.

Retrouvez l'article détaillé sur notre application mobile : Importer vos factures via notre application mobile.

📂 4. Intégration Google Drive

Notre intégration avec Google Drive vous permet d'importer automatiquement sur Pennylane tous les justificatifs présents dans les dossiers que vous avez sélectionnés.

Pour cela, rendez-vous dans vos paramètres (la roue crantée en haut à droite), puis dans l'onglet "Transmission factures". Retrouvez dans cet article la procédure de connexion détaillée : Connecter votre Google Drive sur Pennylane.


À noter

- Seul l'utilisateur qui a connecté le compte peut modifier les dossiers 🔒

- Deux fichiers identiques seront ignorés. Par exemple, si vous importez manuellement une facture déjà présente sur votre Drive, Pennylane refusera l'import En savoir plus sur la gestion des doublons

- Une fois importées sur Pennylane, les factures seront automatiquement pré-saisies par notre OCR (reconnaissance de caractères). 🤖


📂 5. Intégration Dropbox

Le fonctionnement de l'intégration Dropbox est le même que celui de Google Drive décrit juste au-dessus. Retrouvez la procédure détaillée : Connecter votre Dropbox sur Pennylane


À noter :

Pour l'instant, nous ne nous intégrons pas avec les comptes Dropbox Business ❌. Si vous êtes dans ce cas, il vous faudra créer un dossier dans un compte classique ou utiliser une autre source d'import.


💶 6. Intégrations Qonto et ManagerOne

Pour récupérer directement les justificatifs ajoutés sur votre banque, il vous suffit de connecter vos comptes bancaires sur Pennylane, avec la procédure suivante.

Les API natives que nous avons développées avec ces deux néobanques, permettent de récupérer automatiquement les transactions et les pièces justificatives attachées laissées sur votre application bancaire. Les factures sont donc directement considérées comme payées.


À noter

  • Nous synchronisons les comptes toutes les 8 heures.

  • Si vous marquez un justificatif comme perdu ou optionnel, ou ajoutez un commentaire, ce n'est pas synchronisé sur Pennylane.


📩 7. Connecteurs pour vos espaces clients

🎯 À utiliser pour… les factures d'achat situées sur le site de vos fournisseurs.

Grâce à notre intégration avec Powens, vous pouvez :

  • Vous connecter aux sites de vos fournisseurs directement depuis Pennylane pour récupérer les factures automatiquement.

  • Recevoir une alerte en cas de déconnexion d'un connecteur.

  • Identifier plus facilement la source des factures récupérées et leur fournisseur d'origine.

Pour cela, rendez-vous dans vos Paramètres > Transmission factures > Connecteurs ; cliquez sur Connecter un compte

  • Choisissez les différents portails clients que vous voulez connecter.

  • Entrez vos identifiants

    • Cela nous sert à nous connecter à vos comptes, mais nous ne pouvons rien changer sur ceux-ci

  • Sélectionnez les comptes que vous souhaitez synchroniser.

    • Si vous avez plusieurs comptes Amazon par exemple, vous pouvez choisir de n'en connecter qu'un seul

Sur votre page achats, vous pouvez filtrer les factures par source, pour voir toutes celles qui ont été importées via les connecteurs.


💡 À savoir

  • Nous n'importons pas d'historique : seules les factures ajoutées à partir de la date de connexion du connecteur seront importées sur Pennylane.

  • Le statut de chaque connecteur est affiché sur Pennylane, dans les Paramètres > Transmission de Factures. Certains fournisseurs vous demanderont parfois de vous reconnecter, ou de mettre en place une authentification forte.

  • Nous travaillons avec un partenaire pour offre ces connecteurs, nous ne pouvons donc pas malheureusement pas rajouter de connecteurs à la demande.


➿ Gestion des doublons

Deux systèmes s'assurent que vous n'importiez pas plusieurs fois les mêmes factures sur Pennylane :

Rejet des doublons

Si nous identifions deux fichiers de nature identique, nous n'importons pas le fichier. Exemples :

  • Si vous importez par e-mail une facture déjà présente sur votre Drive, Pennylane refusera l'import

  • Si vous importez manuellement une facture déjà présente sur Pennylane, Pennylane refusera l'import ❌ et vous montrera le doublon identifié

Identification des doublons potentiels

Si nous reconnaissons dans les informations extraites des dates, montants ou fournisseurs identiques, nous affichons une icône "doublon potentiel". Vous pouvez en cliquant sur l'icône voir la liste des doublons potentiels et les archiver si nécessaire.

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