Après avoir connecté Pennylane à vos comptes bancaires, vous pouvez ajouter des justificatifs aux opérations apparaissant sur votre espace Pennylane.
À propos des rapprochements de factures
Comment ça marche
Le rapprochement de factures consiste à mettre une facture en face de chaque transaction qui doit être justifiée en comptabilité. Si vous croisez vos reçus avec vos relevés de comptes, ou si vous avez un Excel de suivi pour vos factures, vous faites déjà des rapprochements de factures.
À quoi ça sert
Le rapprochement de factures sur Pennylane vous permet d’ajouter des justificatifs à vos transactions tout en suivant de près les paiements de vos clients et de vos fournisseurs. Le fait de lier des factures à vos transactions aide aussi votre comptable à préparer vos déclarations — TVA, liasse fiscale… C’est une bonne habitude à prendre.
Les trois statuts possibles pour vos transactions
Non justifié
Par défaut, toutes les transactions qui apparaissent sur votre espace Pennylane sont dépourvues de justificatifs. Elles ont le statut Non justifié dans un premier temps.
Justifié
Ensuite, quand vous liez une facture à la transaction qui s’y rapporte, trois choses se passent :
Un lien se crée entre votre facture et la transaction qu’elle complète.
Votre transaction passe du statut Non justifié à Justifié dans Pennylane.
Votre comptable peut voir que vous avez lié une facture à votre transaction.
Demande comptable
De son côté, votre comptable suit vos transactions de près pour s’assurer qu’elles sont bien justifiées, c’est-à-dire liées à des justificatifs. Si votre comptable estime que certains justificatifs manquent à l’appel, il peut vous signaler ces transactions et vous demander d’ajouter les factures correspondantes. Ces transactions auront alors pour statut Demande comptable.
Associer un ou plusieurs justificatifs à une transaction
Vous avez plusieurs manières de justifier une transaction selon que vous ayez déjà ou non importé votre facture.
Importer un justificatif pour le lier à une transaction
Pour lier une ou plusieurs nouvelles factures à une opération visible sur votre espace Pennylane :
Accédez au menu Transactions.
Cliquez sur l’opération qui vous intéresse.
Cliquez sur Justificatif > + Ajouter ou faites glisser-déposer votre facture.
💡 Afin de faciliter le travail de votre comptable ou le suivi de vos transactions bancaires, pensez à ajouter un commentaire sur la nature de la dépense.
Associer une transaction à un justificatif déjà importé
Si vous avez activé l’importation automatique de vos factures, ou si vous avez scanné une facture depuis votre mobile, il est probable que votre facture soit déjà stockée dans votre interface Pennylane.
Pour associer une facture déjà importée sur Pennylane à une de vos opérations :
Accédez au menu Transactions.
Cliquez sur l’opération qui vous intéresse.
Cliquez sur Chercher une facture importée.
Sélectionnez la ou les factures à rapprocher (en cochant la ou les cases correspondantes).
Utilisez le bandeau présent en haut de l’écran pour voir le nombre de factures sélectionnées et le montant restant à rapprocher, ce dernier devant tendre vers 0.
Cliquez sur le bouton Rapprocher pour boucler le rapprochement.
Vous avez plusieurs manières de justifier une transaction. Cliquez d'abord sur la ligne concernée.
Voir commment rapprocher une transaction de plusieurs factures en vidéo
💡 Retrouvez plus de tutoriels vidéo dans la section Minute Tuto de l'Academy
✍️ Lorsqu'il s'agit de transactions et factures en devises, les variations du taux de change peuvent créer de petits écarts. Quand l’écart entre la transaction et la facture est inférieur à 10 % du montant de la transaction, vous pouvez forcer le rapprochement malgré tout, moyennant une confirmation de votre part.
Indiquer qu’un justificatif est facultatif ou perdu
Certaines transactions n’ont pas besoin d’être justifiées en comptabilité. C’est par exemple le cas des virements internes de compte à compte, des frais bancaires ou encore les transactions liées aux salaires ou à l'URSSAF, opérations pour lesquelles les justificatifs sont facultatifs. C’est aussi le cas des opérations pour lesquelles vous n’êtes pas en mesure de fournir un justificatif — cas des justificatifs perdus, par exemple.
Afin d’éviter que Pennylane ne considère ces opérations comme des transactions en attente de justificatif, vous devez préciser que vous n’avez pas besoin (facultatif), ou pas la capacité (perdu), de fournir des factures pour les opérations en question. Votre transaction sera alors considérée comme Justifiée dans Pennylane.
Pour indiquer qu’un justificatif est facultatif ou perdu :
Accédez au menu Transactions.
Cliquez sur l’opération qui vous intéresse.
Cliquez sur les trois points (…) au bout de la ligne Justificatif.
Sélectionnez Marquer comme Perdu ou Marquer comme Facultatif.
Et pour effectuer cette manœuvre en masse, sur plusieurs transactions d’un coup :
Accédez au menu Transactions.
Cochez les cases associées aux opérations que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur le menu déroulant Marquer le justificatif comme.
Sélectionnez le statut qui convient (Facultatif ou Perdu).
Le statut choisi sera alors appliqué à toutes les opérations sélectionnées.
✍️ Vous avez fait une erreur ? Pas de problème, cette opération est réversible. Vous pouvez changer le statut de votre justificatif à tout moment, même si ce dernier était considéré comme facultatif ou perdu. Rien n’est figé
Détacher la ou les factures liées à une transaction
Le rapprochement de factures étant une opération réversible, si vous changez d’avis, vous pouvez casser le lien qui relie une transaction à une ou plusieurs factures.
Pour voir et détacher les factures liées à une transaction :
Accédez au menu Transactions.
Cliquez sur l’opération que vous souhaitez « libérer » de sa ou ses factures.
Dans le volet latéral, survolez la facture à détacher, puis cliquez sur l’icône rouge en forme de maillon barré :unlink (Détacher).
Répétez l’opération pour toutes les factures à détacher, ou cliquez sur les points de suspension présents dans le volet latéral (…) et sur Détacher toutes les factures.
Transactions justifiées automatiquement
De son côté, votre comptable peut créer des règles automatiques afin de traiter plus rapidement et plus systématiquement vos transactions. Il peut par exemple créer une règle pour indiquer que les justificatifs sont facultatifs sur les paiements correspondant à des frais bancaires ou les cotisations URSSAF — car c’est le cas. Dans ce cas, vous verrez de votre côté que les transactions liées à vos frais bancaires prennent automatiquement le statut Justifié.
Et comme de nombreuses transactions ne nécessitent pas de justificatif, Pennylane les classe automatiquement en Justifié pour vous faire gagner du temps. Pas de panique donc, ce n'est pas une erreur !
Une transaction automatiquement classée dans Justifié a une icône Justificatif facultatif. Vous verrez également un encart explicatif dans le panneau latéral. Cette transaction peut correspondre à :
Paiement des frais bancaires.
Transaction venant de Stripe, Shopify, GoCardless, Paypal, Uber Eats, Square ou Shopify ou d'autres intégrations marchandes. Le récapitulatif en fin de période suffit à justifier le tout
Virement interne — l’ajout de justificatif est impossible dans ce cas.
Que faire lorsque certaines transactions sont marquées facultatives alors qu'elles ne le sont pas ?
Si vous trouvez que l'action de votre comptable ou la règle des intégrations marchandes a justifié des transactions qui ne devraient pas l'être, filtrez vos transactions comme suit :
Statut : Justifié
Justificatif : Sans justificatif
Vous pouvez alors ajouter un justificatif à ces transactions. N'hésitez pas à vous rapprocher de votre comptable pour discuter de ce sujet.
Prochaines étapes
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Utiliser les suggestions de rapprochement
Quand vous importez un justificatif dont les détails (montant, date) semblent correspondre aux détails d’une de vos transactions, il est possible que nous vous suggérions de rapprocher votre facture de votre transaction. Les opérations faisant l’objet d’une suggestion de rapprochement sont marquées par une double flèche sur fond bleu dans la colonne Justif.
Pour isoler les opérations faisant l’objet d’une suggestion de rapprochement de notre part :
Accédez au menu Transactions.
Cliquez sur Plus dans la barre de filtres.
Cliquez sur Rapprochement suggéré.
Cliquez sur chaque transaction concernée pour voir le rapprochement suggéré.
Libre à vous d’accepter ou de rejeter notre suggestion. Vous gardez la main.
Récupérer les transactions manquantes
Certaines transactions manquent à l'appel ? Consultez notre article Importer des transactions bancaires manquantes !
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