Comment cet article peut vous aider ?
Découvrez les différentes méthodes pour traiter les transactions bancaires dans Pennylane, de la réconciliation avec une facture aux règles d'automatisation.
Comment réconcilier des transactions ?
La première manière de traiter une transaction est de la réconcilier avec une facture. Pour cela cliquez sur la transaction et rendez-vous dans l'onglet Réconciliation.
Vous pouvez alors valider la suggestion de réconciliation s'il y en a une, ou bien rechercher une autre facture à l'aide du bouton Chercher parmi les factures.
Lorsqu'une facture est déjà réconciliée avec votre transaction, vous pouvez la visualiser ou la masquer dans cet onglet, et si besoin, annuler la réconciliation.
ℹ️ Vous pouvez cliquer directement sur l'icône Réconciliation suggérée pour accéder à la suggestion.
Réconcilier une transaction avec la facture correspondante a plusieurs effets :
cela génère le lettrage des écritures
la génération de l'écriture de TVA
le statut de la transaction devient Traité si la facture a été saisie, sinon il reste A traiter ;
dans l'interface de votre client, côté gestion, la transaction apparaît comme Justifiée.
⚠️ Vous ne pouvez pas réconcilier une transaction avec une facture sur un exercice déjà clotûré. Déclôturez et dévalidez d'abord l'exercice avant de réconcilier de nouveau la transaction avec la facture. Sinon, le compte de contrepartie ne pourra pas s'appliquer automatiquement.
Comment traiter un justificatif facultatif ou perdu ?
Lorsqu'il n'est pas nécessaire de réconcilier votre transaction avec une facture, indiquez le justificatif comme facultatif ou perdu. Cela permettra à la transaction de passer en statut Justifié malgré tout.
Si la facture qui correspond à votre transaction n'existe pas encore, saisissez-la manuellement via le bouton Saisir une facture. Cela va créer une pièce comptable facture mais sans document associé. Ainsi, un compte de tiers (client ou fournisseur) sera mouvementé et automatiquement soldé à la création de la facture.
Comment renseigner une contrepartie ou traiter en masse ?
La seconde manière de traiter les transactions est de renseigner le compte comptable en saisissant le numéro de compte ou le libellé de compte dans le champ Contrepartie.
Vous pouvez également indiquer ce compte directement dans l'écriture de transaction, pour cela cliquez sur une transaction et rendez-vous dans l'onglet Ecritures, saisissez le compte comptable à la place du compte 471, puis cliquer sur Enregistrer.
Vous pouvez ajouter une ligne supplémentaire en cliquant sur le +.
Le champ Contrepartie des transactions vous permet également de les traiter en masse. Ainsi, lorsque plusieurs transactions doivent être imputées au même compte, sélectionnez-les puis renseignez la contrepartie : les opérations passent toutes en statut Traitée.
⚠️ La modification du fournisseur de plusieurs transactions est disponible uniquement dans l'interface Comptabilité. Dans l'interface Gestion, les dirigeants ne peuvent pas modifier le fournisseur de plusieurs transactions en une seule fois.
Règles d'automatisation
Pour gagner encore plus de temps sur la saisie et le traitement des transactions, n'hésitez pas à utiliser les règles automatiques.
Rendez-vous dans le menu Paramètres puis cliquez sur Centre de règles ou utilisez le raccourci proposé dans l'onglet Écritures d'une transaction (bouton Créer la règle).
Consultez notre article Gérer le centre de règles.
Comment créer une règle de transaction ?
Les règles de transaction vous permettent d'affecter automatiquement une contrepartie à toutes les transactions correspondant aux critères définis dans la règle. Pour créer une règle, cliquez sur Nouvelle règle.
Renseignez le nom de votre règle.
À la ligne Si, inscrivez votre mot-clé et choisissez le paramètre à lui associer :
Contient
Est ;
Commence par ;
Finit par.
Ajoutez une ou plusieurs autres conditions de la même façon.
À la ligne Alors, sélectionnez le compte de contrepartie et précisez le taux de TVA.
Ajoutez, si vous le souhaitez, une catégorie analytique.
Cochez (ou non) les autres options et procédez à la vérification des transactions impactées.
Une fois que tout est bon, cliquez sur le bouton Créer la règle en haut à droite de la fenêtre.
Par défaut, les transactions bancaires traitées par une règle d'automatisation ont comme statut Pré-traitées. Pour les traiter en masse par la suite, sélectionnez les transactions bancaires pré-traitées à l'aide du filtre, puis cliquer sur Tout traiter.
Vous pouvez également choisir d'outrepasser la vérification manuelle d'une règle en cochant la case correspondante. Dans ce cas, la transaction bancaire passera automatiquement en statut Traitée.
Si l'aperçu sur le libellé est noir, la règle va bien s'appliquer à cette transaction. S'il est rouge, la règle ne s'appliquera pas, il faut revoir les mots-clés utilisés. Vous pouvez également indiquer si le justificatif est requis ou optionnel.
Comment créer une règle d'autofacture ?
Pour les transactions récurrentes qui ne nécessitent pas la réconciliation avec un document à chaque échéance (abonnements, frais, etc..), vous pouvez paramétrer la création automatique d'autofacture. Cela génère l'écriture de facture correspondant à vos transactions, sans action manuelle de votre part.
Dans l'onglet Réconciliation de votre transaction, cliquez sur Saisie de facture.
Renseignez le fournisseur ou client concerné.
Pour mettre en place une règle d'autofacture, il faut que les paramètres par défaut pour le tiers concerné soient enregistrés → cliquez sur Voir/Modifier le fournisseur (ou le client) pour lui affecter un compte de produit ou de charge et un taux de TVA.
⚠️ Vous ne pouvez créer des factures de manière automatique que pour les tiers qui ont toujours le même compte de charges/produits et le même taux de TVA.
Renseignez un libellé d'écriture si vous le souhaitez et les dates de la facture.
Cliquez sur Configurer la création automatique de factures.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez les mots-clefs qui permettent de reconnaître les transactions concernées, choisissez quelles transactions doivent être affectée et si la vérification manuelle doit être outrepassée ou non. Cliquez sur Enregistrer.
Si vous n'avez pas choisi d'outrepasser la vérification manuelle, les transactions affectées prennent le statut Pré-traitée. Vous pouvez ensuite les traiter en masse : sélectionnez les transactions bancaires pré-traitées à l'aide du filtre, puis cliquez sur Tout traiter.
Nous retrouvons les factures créées par une règle automatique dans le module de saisie des factures fournisseurs ou clients avec comme source Génération depuis le libellé.
Comment visualiser et modifier les règles d'automatisation ?
Vous retrouvez toutes les règles dans le centre de règles :
les règles de transactions se trouvent dans l'onglet Transactions,
les règles d'autofactures sont réparties entre les onglets Fournisseurs et Clients selon le tiers concerné.
Pour chaque règle, vous pouvez en un clic la désactiver, ou bien l'ouvrir dans un volet latéral pour consulter le détail, la modifier ou la supprimer.
Comment fonctionne la justification des transactions côté Gestion ?
Lorsqu'une transaction bancaire est réconciliée avec une facture côté comptable, celle-ci passe en statut Justifiée dans l'interface Gestion. Si elle est traitée côté comptable sans facture associée, le statut reste A justifier côté Gestion, et la transaction apparaît alors dans les Éléments à justifier du dirigeant.
Il est possible de rendre le justificatif optionnel pour plusieurs transactions en les sélectionnant et en cliquant sur Marquer les justificatifs comme facultatifs. Les transactions passent alors en Justifiée côté Gestion.
Vous pouvez également créer une règle d'automatisation pour indiquer qu'un justificatif est optionnel. Vous n'êtes pas obligé de renseigner un compte comptable en contrepartie au moment de la règle d'automatisation.
Exemple : Si je souhaite que toutes les transactions bancaires comprenant les mots clés "Encaissements CB" soient automatiquement justifiées côté dirigeant, je renseigne "Encaissements CB" dans les mots clés, et je clique sur Facultatif.
Voir l'article Gérer le centre de règles
Comment réconcilier automatiquement les factures et les transactions ?
Dès qu'une nouvelle transaction bancaire ou une nouvelle facture arrive, l'IA de Pennylane va calculer le meilleur document candidat pour une réconciliation en prenant en compte toutes les données du document, votre historique de réconciliation, etc. Si un tel document existe, et que le montant est identique, la réconciliation est effectuée immédiatement.
Activer la réconciliation automatique
Rendez-vous dans le menu Paramètres \> module Informations entreprise.
Cliquez sur l'onglet Tenue comptable.
Dans la section Automatisations du dossier, activez Valider automatiquement les suggestions de réconciliation.
Conditions de réconciliation automatique
Les montants de la facture et de la transaction doivent être strictement identiques.
Une suggestion de réconciliation doit avoir été identifiée par l'IA.
L'option doit être activée dans les paramètres du dossier.
Les réconciliations effectuées automatiquement restent modifiables : vous pouvez toujours annuler une réconciliation et la corriger si nécessaire lors de votre révision.
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