Grâce à la catégorisation analytique, Pennylane vous offre une visibilité à 360° sur la santé financière de votre entreprise. Vous pouvez ainsi catégoriser vos transactions ou vos factures selon différentes catégories que vous personnalisez.

Créer et modifier des catégories

Vous pouvez faire de la catégorisation analytique avec les catégories créées par défaut sur Pennylane, dans la famille Types de dépenses / revenus. Ce sont des catégories de base comprenant revenus, frais bancaires, salaires, etc.

Vous pouvez créer des catégories supplémentaires dans le module Catégories analytiques des Paramètres entreprise :

Remplissez le nom de la nouvelle catégorie.
Cliquez sur Créer pour enregistrer cette nouvelle catégorie.

Vous avez différentes façons d'apporter des modifications à votre catégorie :

Changez le nom ou le type d’une catégorie en cliquant sur le crayon qui s’affiche lorsque vous y passez la souris.
Supprimez une catégorie en cliquant sur la poubelle qui se trouve à côté du crayon.

Catégoriser des transactions

Catégoriser une transaction bancaire

Dans Pennylane, rendez-vous sur le module Transactions.
Localisez la ligne de la transaction que vous souhaitez catégoriser.
Déplacez votre curseur sur cette même ligne jusqu’à ce qu’il soit sous la colonne Catégories.
Cliquez sur le + qui s’affiche alors.
Recherchez ensuite la ou les catégories souhaitées en tapant leur nom dans le champ de recherche, puis cliquez sur Confirmer la sélection.

Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ? Créez une nouvelle catégorie directement en tapant son nom puis en cliquant sur Créer. Il ne vous reste plus qu’à choisir sa famille et son type.

✍️ Si vous vous êtes trompé sur votre affectation, supprimez-là simplement en cliquant sur la croix située à côté de la catégorie.

💡 Vous pouvez également rajouter une catégorie depuis le panneau latéral.

Catégoriser plusieurs transactions bancaires

Pour catégoriser plusieurs transactions à la fois, sélectionnez les transactions de votre choix à gauche, puis cliquez sur l'icône étiquette au bas de l'écran.
Vous pouvez catégoriser votre ou vos transactions dans le volet latéral. Renseignez-la ou les catégories de votre choix, puis cliquez sur Enregistrer pour valider votre choix.

Analyser mes transactions

Vous retrouvez dans cet onglet un graphique pour analyser vos différents pôles de dépenses et revenus.

Si vous faites défiler votre écran vers le bas, vous trouvez un tableau d'analyse de vos transactions en fonction de leurs catégories. Ce tableau peut être exporté sous format Excel pour analyse.

Catégoriser des factures

De la même façon, vous pouvez catégoriser vos factures :

Rendez-vous dans le module Achats ou Ventes.
Localisez la facture que vous souhaitez catégoriser.
Déplacez votre curseur sur cette même ligne jusqu’à ce qu’il soit sous la colonne Catégories.
Cliquez sur le + qui s’affiche alors.
Recherchez ensuite la ou les catégories souhaitées en tapant leur nom dans le champ de recherche, puis cliquez sur Confirmer la sélection.

Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ? Créez une nouvelle catégorie directement en tapant son nom puis en cliquant sur Créer. Il ne vous reste plus qu’à choisir sa famille et son type.

Si vous vous êtes trompé sur votre affectation, supprimez-la simplement en cliquant sur la croix située à côté de la catégorie.

⚠️ La catégorie affectée à une transaction se déverse automatiquement sur la facture qui lui est réconciliée.

Exemple : vous affectez la catégorie Équipement à une transaction puis vous réconciliez cette transaction avec sa facture. La facture adoptera automatiquement la catégorie analytique de cette transaction : elle sera donc catégorisée dans la famille Équipement.

Attention, ce déversement automatique ne fonctionne pas lorsque la transaction est réconciliée avec plusieurs factures. De même, si la transaction et la facture ont été catégorisées au préalable, alors la réconciliation ne changera pas l’affectation que vous avez faite.

Modifier la pondération des catégories

Lorsque vous attribuez plusieurs catégories à une même transaction (ou facture), Pennylane vous propose de déterminer leur pondération.

Toujours dans le module Transactions (ou Achats / Ventes, c’est selon) de Pennylane, cliquez sur la transaction (ou facture) choisie (ailleurs que sur le + mentionné précédemment, cela dit).
Un volet apparaît à droite. Dans la section Catégories, ajoutez les catégories d’affectation de votre transaction si ce n’est pas déjà fait. Si vous ajoutez plus d’une catégorie à cette étape, la fenêtre analytique apparaît automatiquement.
Cliquez ensuite sur les … (Plus d’actions) en face de Catégories puis cliquez sur Ajuster les pourcentages.
Dans la fenêtre qui apparaît, déplacez le curseur de pondération pour modifier l’affectation. Vous pouvez également attribuer le pourcentage (%) ou le montant souhaité (€) directement dans les champs de chaque catégorie.
Avez-vous remarqué ? Vous pouvez, ici aussi, ajouter des catégories analytiques.

Si vous souhaitez associer plusieurs catégories appartenant à différentes familles, vous devez catégoriser 100 % de chaque famille associée.

Utiliser les filtres de catégories

Filtrez vos transactions et factures en fonction des catégories qui leur sont attribuées :

Dans votre module Transactions ou Achats, cliquez sur le filtre Catégories.
Sélectionnez la ou les catégories à faire remonter. Si elles n’apparaissent pas, tapez leurs noms dans la barre de recherche du filtre.
Sélectionnez "Intersection (et)" (plusieurs catégories sont attribuées à une seule transaction) ou "Union (ou)" (une seule catégorie est attribuée par transaction).
Cliquez sur Appliquer.
Et voilà ! Vous pouvez voir toutes les transactions ou factures affectées à une et/ou plusieurs catégories renseignées.

💡 Les filtres vous permettent également d’identifier rapidement les factures et transactions non catégorisées (et vous évitent d’être régulièrement rappelé à l’ordre par votre comptable).

Déléguer la catégorisation aux employés

Les profils employés ont la possibilité d'affecter des catégories analytiques à leurs propres dépenses : notes de frais, demandes d'achat… Cela vous permet de répartir la charge de travail tout en conservant une vision analytique complète.

Configurer les catégories visibles par les employés

Vous pouvez décider de masquer certaines catégories sensibles ou non pertinentes pour vos employés. Pour masquer une catégorie :

Rendez-vous dans Paramètres entreprise > Catégories analytiques.
Pour chaque catégorie, vous pouvez choisir d’opter pour l'option Masqué aux employés ou non.
Enregistrez vos modifications à l’aide de l’icône ✅.

Seules les catégories non masquées seront accessibles aux employés lorsqu'ils catégoriseront des éléments.

⚠️ Les catégories masquées resteront visibles sur les éléments déjà catégorisés par les employés. Elles ne pourront juste plus être sélectionnées pour de nouvelles catégorisations.

Suivre la catégorisation par les employés

Allez dans le module Transactions, Achats ou Ventes.
Utilisez le filtre Catégories puis Modifié par pour voir les éléments catégorisés par vos différentes équipes.
Vous pouvez revoir et ajuster si besoin les catégories et pondérations qu'ils ont appliquées.

💡 Autoriser vos employés à catégoriser ne vous fait pas perdre le contrôle. Vous pouvez facilement vérifier leur travail et le reprendre au besoin. Une bonne communication en amont sur les catégories à utiliser et leur logique limitera les ajustements nécessaires.

Catégoriser au niveau des lignes d'écriture

⚠️ Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les utilisateurs du plan comptable internalisé. Si tel n'est pas votre cas, rapprochez-vous de votre comptable pour mettre en place cette catégorisation.

Dans Pennylane, vous avez la possibilité de catégoriser non seulement au niveau des documents, mais aussi directement sur les lignes d'écriture comptable (comme dans le grand livre ou la balance).

Cela vous permet d'affiner votre analyse financière en associant des catégories spécifiques à chaque ligne d'écriture. Pour ce faire, accédez à la ligne souhaitée dans votre module comptable et attribuez-y une ou plusieurs catégories.

⚠️ Catégoriser au niveau du document et catégoriser à la ligne sont deux actions distinctes :

La catégorisation au niveau du document se fait dans le volet latéral de la transaction ou de la facture. Cela signifie que vous appliquez des catégories à l'ensemble du document.
La catégorisation à la ligne s'effectue depuis le grand livre et permet une granularité plus fine. Vous appliquez ici des catégories spécifiques à chaque ligne d'écriture pour représenter la complexité de vos opérations financières de manière précise et personnalisée.