DIRIGEANTS - Vous avez la possibilité de gérer les notes de frais de vos collaborateurs directement sur Pennylane.


⚠️ La fonctionnalité de gestion des notes de frais est disponible pour les plans Essentiel et Premium.


Gérer une note de frais transmise par vos collaborateurs

Marquer une facture comme payée par un collaborateur

Gérer une note de frais transmise par vos collaborateurs

Retrouver vos notes de frais

Depuis la page “Tous les achats”, rendez-vous dans l’onglet “Note de frais”.

Depuis cet onglet vous avez une vue sur l’ensemble des notes de frais qui vous ont été transmises ainsi que sur vos propres demandes de remboursement.

Vous pouvez également voir et filtrer celles qui attendent une action de votre part (Statut : "À valider"), celles qui ont été refusées ou acceptées (celles-ci passent directement dans le bloc "à rembourser"), celles dont le paiement est planifié et enfin, celles qui ont été remboursées.

Voir le détail d'une note de frais

Vous pouvez cliquer sur une note de frais pour la voir et la gérer.

Vous avez alors accès aux différentes informations de cette note de frais :

  • Le justificatif de dépense

  • Le montant

  • La date

  • Le type de dépense

  • Le motif

  • Le nom du collaborateur

Vous pouvez "Refuser" ou "Valider" une note de frais :

Depuis la partie "Commentaires", vous pouvez également envoyer un message à la personne qui l'a soumise afin d'avoir plus d'informations.


💡 N'oubliez pas d'utiliser "@" suivi du nom de la personne pour qu'elle soit notifiée de votre message.


Marquer une facture comme payée par un collaborateur

En tant qu'administrateur, vous pouvez cliquer sur une facture dans "Tous les achats", et attribuer un collaborateur à la facture afin qu'elle bascule dans le module "notes de frais" :

  1. Classez la facture comme "payée par un collaborateur" grâce au menu déroulant en haut à droite "classer comme".

2. Attribuez la facture au salarié qui a réglé la note de frais dans le menu déroulant qui s'affiche et cliquez sur "Confirmer". Une fois cette démarche effectuée, le lettrage s'effectuera côté comptable.

Une fois le bon collaborateur sélectionné, son nom apparaîtra dans les informations de la facture sur la droite.

Vous pourrez ensuite retrouver toutes les factures concernant des notes de frais dans l'onglet "Notes de frais" du module d'achats. Vous pouvez par la suite utiliser les différents filtres pour retrouver une facture en particulier.



✍️ Vous pouvez rembourser les notes de frais grâce au Compte Pro Pennylane ou Qonto. Il vous suffit de les sélectionner et de cliquer sur le bouton rembourser. Pour plus d'informations vous pouvez consulter l'article rembourser les notes de frais de vos collaborateurs.

En cas de problème, n'hésitez pas à consulter nos ressources/contacter notre équipe support via la bulle de chat bleue, dans le menu en bas à gauche de votre espace Pennylane.

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