⚠️ La fonctionnalité de gestion des notes de frais est disponible pour les plans Essentiel et Premium.
Sommaire
Gérer une note de frais transmise par vos collaborateurs
Retrouver vos notes de frais
Dans Pennylane, rendez-vous dans le menu Achats puis cliquez sur le module Notes de frais.
Vous avez une vue sur l’ensemble des notes de frais qui vous ont été transmises ainsi que sur vos propres demandes de remboursement.
Vous pouvez également voir et filtrer les notes de frais qui attendent une action de votre part (Statut : À valider), celles qui ont été refusées, celles qui ont été acceptées (ces dernières passent directement dans À rembourser), celles dont le paiement est planifié et enfin, celles qui ont été remboursées.
Voir le détail d'une note de frais
Vous pouvez cliquer sur une note de frais pour la voir et la gérer.
Désormais, vous recevez une notification dans Pennylane dès qu'une note de frais est soumise à votre approbation, vous pouvez donc y accéder également depuis la petite cloche en haut à droite de votre écran.
Vous avez alors accès aux différentes informations de cette note de frais :
Le justificatif de dépense ;
Le montant ;
La date ;
Le type de dépense ;
Le motif ;
Le nom du collaborateur.
Vous pouvez Valider ou Refuser une note de frais :
Depuis la partie Commentaires, vous pouvez également envoyer un message à la personne qui l'a soumise afin d'avoir plus d'informations.
💡 N'oubliez pas d'utiliser "@" suivi du nom de la personne pour qu'elle soit notifiée de votre message.
Marquer une facture comme payée par un collaborateur
En tant qu'administrateur, vous pouvez cliquer sur une facture dans Achats, et attribuer un collaborateur à la facture afin qu'elle bascule dans le module Notes de frais :
Classez la facture comme payée par un collaborateur via le menu déroulant Classer comme en haut à droite.
Attribuez la facture au salarié qui a réglé la note de frais dans le menu déroulant qui s'affiche et cliquez sur Confirmer. Une fois cette démarche effectuée, le lettrage s'effectuera côté comptable.
Une fois le bon collaborateur sélectionné, son nom apparaîtra dans les informations de la facture sur la droite.
Vous pourrez ensuite retrouver toutes les factures concernant des notes de frais dans l'onglet Notes de frais du module Achats. Vous pouvez par la suite utiliser les différents filtres pour retrouver une facture en particulier.
✍️ Vous pouvez rembourser les notes de frais grâce au Compte Pro Pennylane ou Qonto. Il vous suffit de les sélectionner et de cliquer sur le bouton rembourser. Pour plus d'informations vous pouvez consulter l'article rembourser les notes de frais de vos collaborateurs.
En cas de problème, n'hésitez pas à consulter nos ressources/contacter notre équipe support via la bulle de chat bleue, dans le menu en bas à gauche de votre espace Pennylane.