Cette fonctionnalité est disponible pour les plans Essentiel et Premium.
Accéder aux notes de frais
Dans Pennylane, rendez-vous dans le menu Achats puis cliquez sur le module Notes de frais.
Vous avez une vue sur l’ensemble des notes de frais qui vous ont été transmises ainsi que sur vos propres demandes de remboursement.
Vous pouvez également voir et filtrer les notes de frais qui attendent une action de votre part (Statut : À valider), celles qui ont été refusées, celles qui ont été acceptées (ces dernières passent directement dans À rembourser), celles dont le paiement est planifié et enfin, celles qui ont été remboursées.
Désormais, vous recevez une notification dans Pennylane dès qu'une note de frais est soumise à votre approbation, vous pouvez donc y accéder également depuis la petite cloche en haut à droite de votre écran.
🎓 Montez rapidement en compétence sur les notes de frais et la gestion des dépenses avec notre cours dédié sur Pennylane Academy !
Rembourser une note de frais
Vous pouvez cliquer sur une note de frais pour la voir et la gérer.
Vous avez alors accès aux différentes informations de cette note de frais :
Le justificatif de dépense
Le montant
La date
Le type de dépense
Le motif
Le nom du collaborateur
Vous pouvez Valider ou Refuser une note de frais.
💡 Vous pouvez désormais définir des circuits de validation pour vos notes de frais. Voir notre article Créer un circuit de validation pour les notes de frais.
Depuis la partie Commentaires, vous pouvez également envoyer un message à la personne qui l'a soumise afin d'avoir plus d'informations.
💡 N'oubliez pas d'utiliser "@" suivi du nom de la personne pour qu'elle soit notifiée de votre message.
Passer une facture en note de frais
En tant qu'administrateur, vous pouvez cliquer sur une facture dans Achats, et attribuer un collaborateur à la facture afin qu'elle bascule dans le module Notes de frais :
Cliquez sur la facture d'achat concernée.
Cliquez sur Actions > Déplacer vers les notes de frais.
Attribuez la facture au salarié qui a réglé la note de frais dans le menu déroulant qui s'affiche et cliquez sur Confirmer. Une fois cette démarche effectuée, le lettrage s'effectuera côté comptable.
Une fois le bon collaborateur sélectionné, son nom apparaîtra dans les informations de la facture sur la droite.
Vous pourrez ensuite retrouver toutes les factures concernant des notes de frais dans l'onglet Notes de frais du module Achats. Vous pouvez par la suite utiliser les différents filtres pour retrouver une facture en particulier.
✍️ Vous pouvez rembourser les notes de frais grâce au Compte Pro Pennylane ou Qonto. Il vous suffit de les sélectionner et de cliquer sur le bouton rembourser. Pour plus d'informations vous pouvez consulter l'article Rembourser les notes de frais.