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Utilisez l’export XML si vous souhaitez initier les paiements dans Pennylane, puis les transmettre à votre banque sous la forme d’un fichier. Le paiement n’est pas déclenché dans Pennylane : vous devez importer le fichier XML dans l’espace de votre banque.
Pour payer directement dans Pennylane sans télécharger ni envoyer de fichier XML, utilisez le Compte Pro Pennylane. Si votre compte Qonto est connecté, vous pouvez aussi payer les factures avec Qonto.
Fonctionnement du fichier XML
Un fichier XML est un fichier enregistrant des données de manière structurée, selon un langage informatique que l’on appelle XML (Extensible Markup Language).
Dans le cas des virements SEPA, il s’agit d’un fichier au format standardisé respectant la norme ISO 20022. Un fichier XML peut contenir jusqu’à 2500 ordres de virement.
Un fichier XML permet uniquement d'effectuer des virements SEPA en euros. Si vous avez des factures fournisseur dans une autre devise, nous faisons la conversion euros au moment de la création du fichier.
Le fichier reprend principalement les informations suivantes :
Votre banque et votre compte émetteur ;
Le montant global des transactions ;
Le nombre de transactions ;
La répartition par fournisseur avec son nom, son IBAN et le montant à recevoir.
Vérifier les prérequis de l’export
Avant de générer le fichier XML :
connectez au moins un compte bancaire et renseignez son IBAN ;
renseignez l’IBAN et l’e-mail du fournisseur dans sa fiche ;
passez les factures à régler au statut À payer.
💡 Si un seul compte bancaire est connecté, Pennylane l’utilise pour préparer l’export XML. Si plusieurs comptes sont connectés, sélectionnez celui depuis lequel effectuer les virements.
Exporter un fichier XML
Dans Pennylane, allez dans le menu Achats (icône caddie) puis cliquez sur Factures fournisseurs.
Sélectionnez une ou plusieurs factures au statut À payer.
Cliquez sur Payer dans la barre inférieure et sélectionnez via un export XML.
Vous êtes redirigé sur une nouvelle page. Complétez les informations, en fonction de votre situation :
Si vous avez plusieurs banques, sélectionnez celle depuis laquelle vous voulez faire le virement.
Vous pouvez décider de la date du virement à effectuer :
À la date du jour en sélectionnant Payer immédiatement,
À la date de votre choix en sélectionnant Planifier le paiement à échéance,
Vous pouvez vérifier et compléter si besoin les IBAN de vos fournisseurs.
Cliquez sur Exporter un fichier XML.
Le fichier XML se télécharge directement sur votre ordinateur.
Importez le fichier XML dans l’espace de votre banque pour déclencher les paiements.
⚠️ Le téléchargement du fichier ne déclenche aucun virement. Vous devez le transmettre à votre banque.
En ouvrant une facture, vous voyez également la date d'émission du fichier XML et la date d'échéance du virement bancaire que vous aviez renseignées.
La réconciliation automatique
La réconciliation automatique est possible dans certains cas. Tout dépend du libellé du virement que la banque choisira : si celle-ci ajoute bien l'identifiant Pennylane dans le libellé, alors nous sommes capables de réconcilier automatiquement les factures avec les virements XML.
Voici la liste (non exhaustive) des banques qui permettent la réconciliation automatique :
Banque | Réconciliation automatique |
Arkéa Banque Entreprises | Oui |
Banque Palatine | Oui |
Banque Populaire | Non |
BNP | Oui |
BRED | Non |
Caisse d’épargne | Oui |
CIC | Oui |
Crédit Agricole | Oui |
Crédit coopératif entreprise | Oui |
Crédit du Nord | Non |
Crédit Mutuel | Oui |
Debulac | OuI |
LCL | Non |
Memo Bank | Oui |
Neuflize OBC | Oui |
Société Générale | Oui |
Supprimer un fichier d'export XML de virements
Pour supprimer un fichier d'export XML, voici la démarche à suivre :
Rendez-vous dans le module Achats.
Sélectionnez le filtre Payé.
Cliquez sur une des factures concernées par le fichier XML à supprimer. Toutes les factures comprises dans l’export seront supprimées et repasseront au statut À payer.
Cliquez sur Supprimer dans la section paiement.
Enfin, cliquez sur Classer et supprimer le fichier pour supprimer l'intégralité du fichier XML.
⚠ Si vous supprimez un fichier XML erroné envoyé à votre banque, il faudra contacter cette dernière pour qu'elle n'effectue pas ces virements.
Connecteur de paiement XML-SFTP
🥳 Pennylane propose désormais un connecteur de paiement baptisé XML-SFTP qui permet de se connecter directement à l'outil paiement de votre entreprise et transmettre automatiquement les fichiers de paiement au format XML.
Ainsi, lorsque vous initiez les paiements fournisseurs via XML depuis Pennylane, les fichiers de paiement sont directement transmis à votre outil (via une connexion sécurisée, évidemment).
Pour mettre en place ce connecteur XML-SFTP, contactez l'équipe support qui, en fonction de votre besoin, va configurer la connexion entre Pennylane et votre outil de trésorerie.
🎓 Montez rapidement en compétence sur le paiement des fournisseurs et la gestion des dépenses avec notre cours dédié sur Pennylane Academy !