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Sur Pennylane vous pouvez payer vos factures d'achat en générant et en exportant des ordres de virement SEPA en format XML, pour les envoyer ensuite à votre banque.
Pour information, vous avez également la possibilité de payer vos factures d'achat directement depuis Pennylane via le compte Pro Pennylane ou Qonto.
Qu’est-ce qu’un fichier XML pour les virements SEPA ?
Un fichier XML est un fichier enregistrant des données de manière structurée, selon un langage informatique que l’on appelle XML (Extensible Markup Language).
Dans le cas des virements SEPA, il s’agit d’un fichier au format standardisé respectant la norme ISO 20022. Un fichier XML peut contenir jusqu’à 400 ordres de virement.
Un fichier XML permet uniquement d'effectuer des virements SEPA en euros. Si vous avez des factures d'achat dans une autre devise, nous faisons la conversion euros au moment de la création du fichier.
Le fichier reprend principalement les informations suivantes :
Votre banque et votre compte émetteur ;
Le montant global des transactions ;
Le nombre de transactions ;
La répartition par fournisseurs avec :
Le nom du fournisseur
Son compte (IBAN)
Le montant de la transaction qu’il doit recevoir.
Exporter un fichier XML
⚠️ Pour pouvoir faire un export en format XML, vous devez avoir au préalable :
Connecté au moins un compte bancaire et renseigné l'IBAN de ce compte en cliquant sur "Modifier" :
Renseigné l'IBAN et l'e-mail de votre fournisseur dans la fiche fournisseur.
Dans Pennylane, allez dans le menu Achats (icône caddie) puis cliquez sur Factures d'achat.
Sélectionnez une ou plusieurs factures que vous souhaitez payer.
Cliquez sur Payer dans la barre inférieure et sélectionnez via un export XML.
Vous êtes redirigé sur une nouvelle page. Complétez les informations, en fonction de votre situation :
Si vous avez plusieurs banques, sélectionnez celle depuis laquelle vous voulez faire le virement.
Vous pouvez renseigner les e-mails de vos fournisseurs pour les avertir qu'un virement leur sera prochainement fait.
Vous pouvez décider de la date du virement à effectuer :
À la date du jour en sélectionnant Payer immédiatement,
À la date de votre choix en sélectionnant Planifier le paiement à échéance,
Vous pouvez vérifier et compléter si besoin les IBAN de vos fournisseurs.
Cliquez sur Exporter un fichier XML.
Le fichier XML se télécharge directement sur votre ordinateur.
N'oubliez pas de transmettre le fichier XML à votre banque. Sans cela le paiement ne se déclenchera pas.
Retrouvez vos factures sélectionnées dans le statut Paiement planifié. Celles-ci restent là jusqu’à leur rapprochement avec le virement bancaire qui sera initié via le fichier XML.
En ouvrant une facture, vous voyez également la date d'émission du fichier XML et la date d'échéance du virement bancaire que vous aviez renseignées.
La réconciliation automatique
La réconciliation automatique est possible dans certains cas. Tout dépend du libellé du virement que la banque choisira : si celle-ci ajoute bien l'identifiant Pennylane dans le libellé, alors nous sommes capables de réconcilier automatiquement les factures avec les virements XML.
Voici la liste (non exhaustive) des banques qui permettent la réconciliation automatique :
Banque | Réconciliation automatique |
Arkéa Banque Entreprises | Oui |
Banque Palatine | Oui |
Banque Populaire | Non |
BNP | Oui |
BRED | Non |
Caisse d’épargne | Oui |
CIC | Oui |
Crédit Agricole | Oui |
Crédit coopératif entreprise | Oui |
Crédit du Nord | Non |
Crédit Mutuel | Oui |
Debulac | OuI |
LCL | Non |
Memo Bank | Oui |
Neuflize OBC | Oui |
Société Générale | Oui |
Supprimer un fichier d'export XML de virements
Pour supprimer un fichier d'export XML, voici la démarche à suivre :
Rendez-vous dans le module Achats.
Sélectionnez le filtre Payé.
Cliquez sur une des factures concernées par le fichier XML à supprimer.
Toutes les factures comprises dans votre export seront supprimées et repasseront en statut À Payer.
Cliquez sur Supprimer dans la section paiement.
Enfin, cliquez sur Classer et supprimer le fichier pour supprimer l'intégralité du fichier XML.
⚠ Si vous supprimez un fichier XML erroné envoyé à votre banque, il faudra contacter cette dernière pour qu'elle n'effectue pas ces virements.