Numeración de facturas

Una vez que hayas terminado de configurar tu editor de facturas, Pennylane numera automáticamente los documentos que creas.

Puedes definir una numeración diferente para cada tipo de documento: facturas, facturas proforma, presupuestos, pedidos de compra y albaranes.

Lo que exige la ley

En España, la emisión de facturas está regulada por el Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de facturación). Los números que asignas a tus facturas y demás documentos contables deben respetar los tres principios siguientes:

Unicidad. Cada número debe ser único. Dos facturas distintas no pueden tener el mismo número.
Cronología. Los números deben seguir un orden cronológico. Si creas dos facturas seguidas, la primera debe tener un número inferior a la segunda.
Continuidad. La secuencia de números no debe contener saltos ni discontinuidades. Si acabas de crear la factura número 3, la siguiente debe ser la número 4, no la 18 ni la 42.

Estos tres principios permiten cierta flexibilidad. Por ejemplo, puedes reiniciar tu contador de numeración a cero cada año o al inicio de cada ejercicio fiscal, siempre que incluyas variables temporales en tu sistema de numeración. En 2026, tu primera factura sería FA-2026-1, y pasarías a FA-2027-1 a principios de 2027. Esto es posible en Pennylane.

Nota: Estos principios también se aplican a las fechas de tus facturas. La fecha de emisión de una nueva factura debe ser igual o posterior a la de la última factura finalizada; de lo contrario, se rompe la continuidad cronológica.

Regla especial: Factura Rectificativa en España

En España, las facturas rectificativas deben tener una serie de numeración separada e independiente de las facturas ordinarias (Real Decreto 1619/2012, art. 6). Por ejemplo, usa FR-2024-001 para las facturas rectificativas y FA-2024-001 para las facturas. No puedes mezclarlas en la misma secuencia.

VeriFactu y la secuencia de envío

Si VeriFactu está activado en tu cuenta, cada factura finalizada se envía a la Agencia Tributaria (AEAT) a través de Invopop. Se añade automáticamente un código QR y una referencia de envío al PDF de la factura. Esta secuencia la gestiona el sistema de forma automática: no tienes que configurarla manualmente.

Numeración de documentos en Pennylane

Accede a Ajustes > Facturación de cliente > Configuración y numeración] y selecciona el tipo de documento que quieres configurar.

Pennylane te permite crear una numeración propia para cada tipo de documento:

Facturas y facturas rectificativas
Presupuestos

Por ejemplo, usa FA-(año)- para tus facturas y D-(año)- para tus presupuestos.

Nota: Las facturas importadas en Pennylane pueden seguir una numeración diferente. Las reglas de continuidad se aplican a las facturas que creas directamente en Pennylane.

Elementos de numeración (prefijo y número)

La numeración de los documentos creados en Pennylane se construye a partir de dos elementos:

Un prefijo de identificación. Este prefijo no contiene tu número de factura, pero sí elementos que te permiten identificarla, como una letra inicial (FA para facturas, por ejemplo) y el año, mes o día de emisión. Puedes personalizar este campo seleccionando las letras y variables temporales que lo componen.
Un número de progresión. Este elemento es tu número de factura, generado por nuestro contador. No puedes editar este campo durante el año o ejercicio en curso. Pennylane lo incrementa automáticamente cada vez que finalizas una nueva factura.

Consejo: Tu prefijo debe contener al menos una variable, como (año). La letra no es obligatoria, pero te recomendamos añadirla.

Uso de variables temporales en el prefijo

Si quieres reiniciar la numeración a cero al inicio de un año fiscal o ejercicio, puedes añadir variables temporales a tu prefijo de identificación.

Pennylane ofrece tres variables temporales:

(año): se sustituye por el año en curso.
(mes): se sustituye por el mes en curso.
(día): se sustituye por el número del día.

Consejo: Si tu año fiscal coincide con el año natural, la variable (año) es obligatoria en tu prefijo. Si tu año fiscal no coincide exactamente con el año natural, las variables (año) y (mes) deben figurar en tu prefijo.

Ejemplos de nombres de documentos generados con variables

Ejemplos de nombres generados por Pennylane para un documento finalizado el 27 de octubre de 2024, que es el cuadragésimo de su serie. Solo se muestra el prefijo; el número de secuencia se añade automáticamente al final. Ten en cuenta el efecto de los paréntesis: todo lo que no esté entre paréntesis se trata como texto literal y no se incrementa automáticamente.

FA-(año)-(mes)-(día)- produce FA-2024-10-27-40.
D-(año)-(mes)- produce D-2024-10-40.
BC(año)(mes)- produce BC202410-40.
FA-2024- (sin paréntesis) produce siempre FA-2024-40, incluso para una factura finalizada en 2025 o 2026. Aquí, 2024 se trata como texto literal.

Reiniciar un contador a cero

Esto es lo que ocurre al inicio de un año fiscal o ejercicio:

Si tus prefijos contienen variables temporales, su contenido se actualiza automáticamente. Por ejemplo, el prefijo FA-(año) te daba FA-2024 en 2024 y empezará a darte FA-2025 a principios de 2025. No tienes que hacer nada para que las variables se actualicen.
Si has creado documentos durante el año o ejercicio anterior, tu contador muestra un número superior a 1. Puedes reiniciarlo a cero, siempre que lo hagas antes de crear tu primer documento del año (o ejercicio). Este reinicio no es automático. Si no haces nada, el contador no vuelve a cero.

Nota: Si tu ejercicio fiscal no coincide con el año natural, Pennylane usa las fechas de tus ejercicios para determinar desde cuándo puedes reiniciar el contador. Para modificar las fechas de tus ejercicios, accede a Ajustes > Información de empresa > Configuración contable > Ejercicios fiscales.

Para reiniciar el contador a cero al inicio de un año fiscal o ejercicio:

Accede a Ajustes > Facturación de cliente > Configuración y numeración.
Haz clic en el tipo de documento cuyo contador quieres reiniciar.
Comprueba que has añadido la variable (año) (como mínimo) a tu prefijo.
En el campo Número de la próxima factura, introduce 1.
Haz clic en Validar.

El número 1 se añadirá a tu prefijo cuando finalices tu primer documento del año (o ejercicio). Ejemplo: si tu prefijo de factura es FA-(año)-, puede que hayas terminado 2024 en FA-2024-528. En 2025, una vez reiniciado el contador, tu primera factura se llamará FA-2025-1.

Caso especial: las facturas rectificativas

En España, las facturas rectificativas deben usar una SERIE SEPARADA de las facturas ordinarias (Real Decreto 1619/2012). Configura un prefijo distinto para ellas en Ajustes > Facturación de cliente > Configuración y numeración.

Entender las restricciones de fecha al emitir

Cuando creas una factura con el editor de Pennylane:

No puedes asignarle una fecha anterior a la de la última factura finalizada. Esto rompería la continuidad cronológica de tus facturas, lo que no está permitido.
Tampoco puedes asignarle una fecha de emisión posterior a la de hoy, salvo que estés trabajando en un borrador.

Ejemplo: tu última factura emitida es del 2 de enero. Hoy es 18 de febrero. La fecha de emisión de tu nueva factura debe estar entre el 2 de enero incluido (fecha de la última factura) y el 18 de febrero incluido (fecha de hoy).

Nota: Una vez finalizada la factura, la fecha de emisión ya no se puede modificar. Para corregirla, crea una factura rectificativa y emite una nueva factura con la fecha correcta.