Gracias a la categorizacion analitica, Pennylane te ofrece una visibilidad de 360 grados sobre la salud financiera de tu empresa. Puedes categorizar tus transacciones o facturas segun diferentes categorias que personalizas.
Crear y modificar categorias
Puedes utilizar las categorias predeterminadas creadas en Pennylane bajo la familia Tipos de gastos / ingresos (ingresos, comisiones bancarias, salarios, etc.).
Crear categorias
Puedes crear categorias adicionales desde Dirreción y analisis > Configuracion > Categorias analiticas.
Haz clic en el boton + Anadir una categoria.
Rellena el nombre de la nueva categoria.
Indica el tipo (Entradas o salidas).
Haz clic en Crear una categoria para guardar.
Modificar una categoria
Haz clic en el icono de lapiz que aparece al pasar el cursor por encima de una categoria. Puedes:
Cambiar su nombre o tipo.
Elegir ocultar o mostrar esta categoria a los empleados.
Archivar una categoria
Puedes archivar categorias para ocultarlas sin perder el historial de datos asociados. Esto no afecta a tus informes analiticos.
Haz clic en el icono de lapiz de la categoria en cuestion.
Selecciona Archivar.
Confirma.
Nota: Archivar es util para categorias temporales (un proyecto, una obra) que ya no quieres mostrar pero cuyo historial deseas conservar. Puedes restaurarlas en cualquier momento.
Eliminar una categoria
Elimina una categoria haciendo clic en el icono de papelera junto al lapiz. Esta accion es irreversible y requiere doble confirmacion. Todas las transacciones y facturas asociadas a esta categoria perderan su categorizacion.
Modificar categorias en masa
Si tienes muchas categorias que actualizar, puedes modificar varias simultaneamente:
Marca las categorias en cuestion.
En el banner que aparece, puedes: modificar la vista Empleados, aplicar un tipo (ingreso o gasto), archivar o eliminar categorias.
Importar y exportar categorias
Si ya tienes un sistema de categorizacion, puedes importar tus categorias y familias. Desde Pilotaje y analisis > Configuracion > Categorias analiticas, tambien puedes exportar tu estructura analitica.
Para exportar tus categorias:
Ve a la familia analitica en cuestion.
Haz clic en el boton Exportar.
Cuando aparezca Exportacion disponible, haz clic en Descargar exportacion.
Categorizar transacciones
Categorizar una transaccion bancaria
En Pennylane, ve al modulo Transacciones.
Localiza la linea de la transaccion que deseas categorizar.
Desplaza el cursor hasta la columna Categorias en esa linea.
Haz clic en el + que aparece.
Busca la categoria o categorias escribiendo su nombre y haz clic en Confirmar seleccion.
No encuentras lo que buscas? Crea una nueva categoria directamente escribiendo su nombre y haciendo clic en Crear.
Nota: Si te has equivocado, elimina la categorizacion haciendo clic en la X junto a la categoria.
Importante: Cuando una transaccion bancaria tiene el estado Rechazada, su categorizacion ya no se puede modificar.
Categorizar varias transacciones bancarias
Selecciona las transacciones que deseas a la izquierda y haz clic en el icono de etiqueta en la parte inferior de la pantalla.
Categoriza tus transacciones en el panel lateral. Introduce las categorias y haz clic en Guardar para confirmar.
Analizar transacciones por categoria
Para analizar tus transacciones por categoria, accede al modulo Dirección y analisis desde el menu de la izquierda. Este analisis no se encuentra en el modulo Transacciones.
Importante: Esta vista de analisis por categorias no es exportable.
Categorizar facturas
Puedes categorizar una factura individualmente, o directamente en el nivel de una suscripcion para que todas las facturas que genere hereden automaticamente la categoria.
Para categorizar una factura individualmente:
Ve al modulo Compras o Ventas.
Localiza la factura que deseas categorizar.
Desplaza el cursor hasta la columna Categorias en esa linea.
Haz clic en el + que aparece.
Busca la categoria o categorias y haz clic en Confirmar seleccion.
Importante: Cuando una transaccion bancaria se reconcilia con una sola factura, sus categorias analiticas se sincronizan en ambas direcciones.
Modificar la ponderacion de categorias
Cuando asignas varias categorias a una misma transaccion o factura, Pennylane te permite determinar su ponderacion.
Haz clic en la transaccion o factura en el modulo correspondiente.
En el panel lateral, en Ejes analiticos, anade las categorias de asignacion. Si anaides mas de una categoria, la ventana analitica aparece automaticamente.
En la ventana que aparece, desplaza el cursor de ponderacion o introduce el porcentaje o importe directamente.
Importante: Si la ponderacion no se personaliza, las categorias se distribuiran a partes iguales.
Usar los filtros de categorias
En el modulo Transacciones o Compras, haz clic en el filtro Categorias.
Selecciona la categoria o categorias a mostrar.
Selecciona "Interseccion (y)" o "Union (o)" segun el caso.
Haz clic en Aplicar.
Exportar tus datos por categoria
Para descargar las transacciones filtradas, seleccionalas todas y haz clic en Exportar en la parte inferior de la pagina. El archivo se descarga en formato Excel.
Delegar la categorizacion a los empleados
Los perfiles de empleados pueden asignar categorias analiticas a sus propios gastos: notas de gastos, solicitudes de compra, etc.
Configurar las categorias visibles para los empleados
Desde el menu lateral, haz clic en Pilotaje y analisis > Configuracion > Categorias analiticas. Para cada categoria, puedes elegir la opcion Oculta a los empleados. Guarda usando el icono de verificacion.
Seguir la categorizacion de los empleados
Ve al modulo Transacciones, Compras o Ventas.
Usa el filtro Categorias para ver los elementos categorizados por tus equipos.
Puedes revisar y ajustar las categorias y ponderaciones que han aplicado.