Pennylane está conectado a tu banco y recupera automáticamente todas tus transacciones bancarias (en la pestaña Transacciones). Esto te permite conciliar tus facturas con tus cobros para hacer seguimiento de tus ventas al día.
Nota: En Pennylane, puedes conciliar facturas y transacciones desde cualquiera de los dos lados: desde una transacción buscando la factura correspondiente, o desde una factura de cliente buscando la transacción correspondiente.
La conciliación está disponible para los siguientes roles: Director/Admin, Contable interno/Responsable de finanzas, Gestor de facturación y Contable.
Realizar una conciliación
Desde una factura de cliente, basándose en el cliente, la descripción, la fecha y el importe de la factura, Pennylane puede sugerirte una conciliación con una transacción.
Consejo: Pennylane compara tus facturas de cliente y tus transacciones según cuatro criterios: el cliente, el importe, la descripción y la fecha. En cuanto se detecta una coincidencia sólida, aparece una sugerencia al final de la línea de la factura (badge azul).
Haz clic en el icono verde junto al estado de tu factura o en la línea de la factura correspondiente, luego haz clic en Conciliar en el panel lateral que se abre a la derecha.
Nota: La sugerencia de conciliación bancaria solo aparece si toda la información de la factura está introducida en Pennylane.
Haz clic en el botón Conciliar para que se abra la pestaña Pago y te proponga la(s) transacción(es) bancaria(s) que mejor parezcan coincidir. Si la conciliación propuesta es correcta, basta con hacer clic en la transacción para asociarla a tu factura.
Si la conciliación propuesta no es correcta, o si Pennylane no te propone ninguna, haz clic en la línea de la factura que quieres conciliar.
Haz clic en la lupa Buscar transacciones junto a Pago en el panel lateral derecho.
La ventana que se abre te permite encontrar la transacción correcta filtrando por fecha, descripción o importe.
Puedes marcar una o varias transacciones (si la factura se pagó en varias veces) y luego hacer clic en Conciliar.
Listo: tu factura ya está conciliada y pasará automáticamente al estado Cobrada.
Nota: También puedes pasar una factura a Cobrada marcándola manualmente como pagada. Para ello, haz clic en Acciones en la parte superior derecha de la factura > Clasificar como pagada.
Conciliar una factura con varias transacciones (y viceversa)
Cuando una factura se paga en varias veces (o varias facturas se pagan en un único pago), puedes realizar una conciliación múltiple.
Haz clic en la factura y luego en la pestaña Pago, haz clic en el botón Buscar o en la lupa.
Usa el sistema de filtros para encontrar tus transacciones (por importe, fecha, cuenta...).
Marca las transacciones correspondientes al pago de tu factura.
Haz clic en Conciliar. ¡Listo, las transacciones están conciliadas!
Consejo: El importe pendiente se actualiza automáticamente tras cada conciliación. No se muestra ningún calendario de pagos directamente en la factura.
Nota: Tras un pago parcial, la factura permanece en estado Por pagar. Pasa al estado Pagada únicamente cuando el importe total ha sido cobrado y conciliado y el saldo restante es cero.
Verifica que el importe restante sea cero para asegurarte de haber conciliado todas las transacciones con tu factura.
Al contrario, si quieres conciliar varias facturas con una sola transacción, sigue el mismo proceso desde una transacción en la pestaña Transacciones.
¿Qué hacer si una factura sigue como cobrada tras un rechazo de domiciliación?
Un rechazo de domiciliación no elimina automáticamente la conciliación bancaria asociada al pago inicial. La factura puede seguir apareciendo como cobrada aunque el pago haya sido rechazado.
En este caso, verifica la conciliación de la cuenta del cliente. El pago inicial debe desvincularse de la factura y conciliarse con su asiento de rechazo para que el saldo de la factura vuelva a estar pendiente.
¿No encuentras una transacción?
Si no encuentras el cobro que quieres conciliar con una factura:
Revisa los filtros de búsqueda. Amplía el intervalo de fechas y comprueba el importe y la descripción. También puedes buscar el cobro directamente en la pestaña Transacciones.
Comprueba que el cobro aparece en tu cuenta bancaria. Si todavía no figura en tu banco, vuelve a comprobarlo cuando esté disponible.
Ten en cuenta el plazo de sincronización. Según el banco, las transacciones pueden tardar entre 48 y 72 horas en aparecer en Pennylane, sin contar fines de semana ni festivos.
Si el cobro aparece en tu banco, pero sigue sin aparecer en Pennylane una vez transcurrido este plazo, contacta con el equipo de soporte e indica el banco, la fecha y el importe de la transacción.
Consejo: Una fecha de última sincronización reciente no garantiza que el banco haya transmitido todas las transacciones.