Cuando importas una factura en Pennylane, un algoritmo extrae la información que contiene, como el importe o el tipo de IVA. Este proceso automatizado se llama OCR o reconocimiento óptico de caracteres.
El OCR te evita tener que volver a introducir en Pennylane la información que ya aparece en tus facturas. Como esta tecnología no es infalible, te recomendamos revisar siempre los campos completados por el OCR. Puedes completar o modificar la información extraída en cualquier momento.
Añadir o modificar un campo
En cuanto añades una factura a tu espacio Pennylane, el OCR se pone en marcha.
La extracción automática de los datos de tu factura puede tardar unos segundos.
Nota: El OCR funciona en segundo plano. No es necesario que dejes la factura abierta mientras el sistema la procesa. Puedes pasar a otra cosa y volver a tu factura más tarde.
Una vez procesadas por el OCR, las facturas cuya información debes verificar se encuentran en las siguientes pestañas:
Compras > Facturas de proveedores > Bandeja de entrada.
Ventas > Facturas de clientes > Por tratar.
En la lista de facturas, los campos que el OCR ha dejado vacíos aparecen en gris con la mención Por completar.
Editar los detalles de una factura en ordenador
Una vez importada la factura, se muestra en pantalla. ¿Has detectado un error o tienes información que completar?
Ve al panel que muestra los detalles de la factura (a la derecha de la pantalla).
Compara los datos extraídos por el OCR con los que figuran en tu factura.
Modifica directamente en el campo correspondiente la información incorrecta.
Repite la operación si tienes más correcciones que hacer.
Si es necesario, haz clic en los campos vacíos (en naranja) para completarlos.
Haz clic en Guardar.
Si no tienes nada que completar tras el OCR, verás un recuadro azul con el mensaje: Factura completada automáticamente. En ese caso, solo tendrás que verificar la información extraída. Si detectas errores o incoherencias, haz clic en el icono del lápiz para editar los detalles de la factura.
Comprobar el desglose en líneas de producto
Antes, el OCR podía agrupar los importes de una factura por tipo de IVA. Una factura con varios productos pero solo dos tipos de IVA podía mostrar dos líneas en Pennylane.
Ahora, el OCR puede reproducir cada línea de producto visible en la factura. El número de líneas que aparece en Pennylane puede ser mayor que el número de tipos de IVA del documento.
Compara las líneas propuestas en Pennylane con las del documento original.
Comprueba el importe, la descripción, la cuenta de gasto y el tipo de IVA de cada línea.
Corrige los valores, añade o elimina líneas si es necesario.
Guarda los cambios.
Nota: Las cantidades y unidades detectadas se ignoran de momento si pueden hacer que el total sea incoherente. Las sugerencias de cuentas basadas en los datos de línea están aún mejorando; presta especial atención a las líneas asignadas a cuentas de gasto.
Casos especiales frecuentes
Si el OCR no reconoce tu tipo de IVA
El OCR puede reconocer los principales tipos de IVA: 21%, 10%, 4%, exento, intracomunitario. Si el IVA no aplica a tu factura, puedes indicarlo seleccionando Ninguno en el menú desplegable de IVA.
Si el OCR no puede interpretar el importe o el tipo de IVA indicados en tu factura, tendrás que corregir el tipo de IVA, modificar el importe total con IVA y completar la parte de impuestos.
Si tu proveedor no aparece en la lista
Si el nombre de tu cliente (o proveedor) no aparece en la lista desplegable, puedes crear una nueva entrada. Introduce el nombre en la lista y haz clic en el resultado que empieza por Crear.... Para evitar duplicados, comprueba que tu cliente/proveedor no esté ya en la lista antes de crear una nueva entrada. Los duplicados pueden fusionarse después, pero esta operación requiere tu intervención.
Si el proveedor vinculado no es el correcto
Pennylane asocia automáticamente cada factura importada, incluidas las de la aplicación móvil, con un proveedor ya presente en tu lista de terceros. Esta asociación se basa en el nombre, el NIF/CIF y el número de IVA leídos en el documento. Puede que se seleccione un proveedor con un nombre similar.
Corrige el proveedor directamente en la factura haciendo clic en el icono del lápiz.
Nota: No puedes definir un proveedor por defecto para una categoría de gasto. La asociación siempre parte de la información leída en la factura.
Si hay varios importes en tu factura
Si tu factura contiene varios importes, es posible que el OCR tome el primer importe mostrado como el importe total. En ese caso, el importe total en Pennylane corresponderá al que aparece en la primera línea del justificante. Tendrás que corregir el importe total en Pennylane.
Si el OCR no reconoce el año de tu factura
Es posible que el OCR solo capture el día y el mes de tu factura, sin tener en cuenta el año. Esto puede causarte problemas más adelante, especialmente si filtras tus facturas por fecha de emisión o de vencimiento. Comprueba que el año ha sido correctamente extraído por el OCR y complétalo si es necesario.
Consejos
El OCR mejora con el tiempo y el volumen
El OCR es cada vez más eficaz a medida que importas más facturas. Es posible que con el tiempo tengas cada vez menos campos que corregir.
El OCR funciona mejor con PDF bien estructurados
El OCR funciona mejor con facturas digitales (PDF) que con documentos escaneados o escritos a mano. Cuanto más se parezca tu justificante a un documento generado por una máquina, mejor será leído por el sistema.
Próximos pasos
Crear reglas de categorización automática
Puedes crear reglas automáticas para clasificar las facturas de un cliente o proveedor en la categoría de Pennylane que elijas.
También puedes asignar tipos de IVA a tus proveedores más frecuentes para que el tipo correspondiente se aplique automáticamente en Pennylane al importar una factura.
Las reglas que definas tendrán prioridad sobre la información extraída por el OCR, lo que te permitirá ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores.
Gestionar tus proveedores
Ve a Compras > Proveedores para consultar la lista de tus proveedores y los detalles de cada uno: dirección, NIF/CIF, número de IVA. Una barra de búsqueda y filtros te permiten encontrar rápidamente al proveedor que buscas.
Para ahorrar tiempo, asigna un tipo de IVA específico a tus proveedores más habituales. Estos tipos se aplicarán automáticamente a las facturas de esos proveedores, excepto a las que ya estén marcadas como pagadas en Pennylane.
Gestionar tus clientes
Ve a Ventas > Clientes para consultar la lista de tus clientes y la información de cada uno: datos de contacto (excepto el número de teléfono, que solo puede modificar la propia persona), preferencias de facturación. Una barra de búsqueda te permite encontrar fácilmente al cliente que buscas. Si tu lista de clientes está almacenada fuera de Pennylane, puedes importarla mediante un archivo XLS o CSV.
Importante: Solo la persona conectada a la cuenta puede modificar su propio número de teléfono. Otra persona, incluido un administrador, no puede realizar este cambio en su nombre.