¿Cómo puede ayudarte este artículo?
Este artículo detalla los distintos métodos para importar tus facturas en Pennylane desde tu ordenador: desde la página de inicio, los módulos Compras/Ventas o las Transacciones.
¿Qué conviene saber antes de empezar?
Debes tener tus facturas en formato PDF, imagen o foto para importarlas.
Debes haber sincronizado tus cuentas bancarias para importar una factura desde el módulo Transacciones.
Usa Pennylane tanto como espacio de almacenamiento de documentos como herramienta de seguimiento de tus facturas. Todas las facturas que importes en Pennylane se almacenan en línea, se transmiten a tu asesor contable y se clasifican por fecha y proveedor.
Una vez importadas, puedes vincularlas a las transacciones de tu espacio Pennylane para preparar tu contabilidad.
Importa facturas a través de los siguientes módulos:
Compras, para tus facturas de proveedores.
Ventas, para tus facturas de clientes creadas fuera del editor de Pennylane.
Transacciones, para vincular tus facturas a tus operaciones bancarias.
Sobre la detección automática del contenido de las facturas
Cuando importas una factura (PDF o foto), Pennylane extrae automáticamente la información que contiene: importe, tipo de IVA y fecha de emisión. Para leer tus facturas automáticamente, Pennylane utiliza una tecnología llamada Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR).
Importante: Importa una sola factura por archivo. Una factura puede tener varias páginas, pero si un mismo archivo contiene varias facturas distintas, Pennylane no las separa automáticamente. Si es necesario, divídelas en archivos separados antes de importarlas.
Limitación conocida: la lectura automática mediante OCR para facturas de proveedores importadas no está funcionando con plena fiabilidad y está siendo mejorada. Es posible que los campos no se rellenen correctamente. Revisa y corrige manualmente los datos tras la importación.
Importar una factura desde la página de inicio
Tu página de inicio tiene varias zonas de puntos que te permiten arrastrar y soltar todo tipo de documentos:
Facturas de proveedores, para importar facturas en tu página de Compras.
Facturas de clientes, para importar facturas en tu página de Ventas.
Importar una factura desde Transacciones
Si has sincronizado tu cuenta Pennylane con tus cuentas bancarias, puedes añadir facturas a las transacciones de tu espacio Pennylane.
Para conciliar una o varias facturas con una transacción:
Ve al menú Transacciones.
Haz clic en la operación que te interesa.
Haz clic en Justificante > + Añadir o arrastra y suelta el archivo en la barra lateral.
Una vez realizada la conciliación, el estado de la operación pasa de Sin justificar a Justificado, lo que permite a tu asesor contable preparar tu declaración del IVA.
Nota: Si importas una factura desde el módulo Transacciones, no necesitas importarla de nuevo desde el módulo Ventas o Compras. Aparecerá automáticamente en el módulo que corresponda a su naturaleza (compra o venta).
Importar una factura desde Compras
Dispones de dos métodos para importar facturas:
Arrastra y suelta tus facturas en la tabla. Puedes importar hasta 100 facturas a la vez.
Haz clic en Importar facturas en la parte superior derecha y selecciona los archivos desde tu ordenador.
Una pequeña tarjeta en la parte inferior derecha de la pantalla muestra el estado de tus importaciones: éxito, duplicados identificados o errores (archivos demasiado grandes, formato incorrecto). Puedes gestionar los duplicados para finalizar la importación.
A continuación, puedes completar o corregir los datos de tus facturas. Es posible que el OCR deje algunos campos vacíos. También puedes añadir comentarios a tus facturas de proveedores e indicar si han sido pagadas o no.
Importar una factura desde Ventas
Para importar facturas de clientes existentes, el proceso es similar al de Compras: arrastra y suelta los archivos y sigue el estado en la pequeña tarjeta de la derecha.
Por defecto, las facturas de clientes importadas se colocan en la pestaña Próximas del módulo Ventas.
Desde allí, puedes añadir comentarios y hacer seguimiento del pago de tus facturas de clientes.
Consejo
Mover o eliminar una factura ya importada
Si importas una factura en el lugar equivocado, puedes moverla después. Si importas un documento que no corresponde a tu espacio Pennylane, puedes archivarlo o eliminarlo.
Próximos pasos
Configurar la importación automática de facturas
Conecta tus principales fuentes de facturas a Pennylane, como tu cuenta de Dropbox o tu buzón de correo, y deja que tus justificantes lleguen automáticamente a tu espacio de trabajo.
Enviar documentos administrativos a tu asesor contable
Todas las facturas que importes en Pennylane son visibles para tu asesoría contable. Si deseas compartir con tu asesor documentos no vinculados a ninguna transacción concreta, como una escritura de constitución o un acta de junta general, utiliza la función de compartir documentos.