Cómo puede ayudarte este artículo
Este artículo explica cómo configurar y usar las direcciones de reenvío de correo de Pennylane para importar automáticamente tus facturas desde tu bandeja de entrada.
Lo que debes saber antes de empezar
Debes usar las direcciones generadas por Pennylane: no pueden modificarse y sirven únicamente para recopilar facturas.
Debes mantener estas direcciones en privado, ya que cualquier documento recibido se añade a tu espacio Pennylane.
Si envías o recibes facturas por correo electrónico, puedes añadirlas automáticamente a tu espacio Pennylane reenviarlas a direcciones de correo especiales. Estas direcciones son exclusivas de tu cuenta de Pennylane y solo sirven para recopilar facturas.
Nota: Para evitar mezclar facturas de clientes y facturas de proveedores, Pennylane crea dos direcciones de reenvío: una para tus facturas de proveedores y otra para tus facturas de clientes.
Activar las direcciones de correo
Para acceder a tus dos direcciones de reenvío:
Inicia sesión en Pennylane.
Ve a la pestaña Configuración > Transmisión de facturas.
Haz clic en el bloque Direcciones de correo electrónico y luego en Activar.
Copia las dos direcciones generadas a partir del nombre de tu carpeta y un identificador único:
nombre-carpeta-XXXX@suppliers.pennylane.com para las facturas de compra
nombre-carpeta-XXXX@customers.pennylane.com para las facturas de venta
Las facturas que reenvíes a estas dos direcciones se añadirán a tu espacio Pennylane, en la pestaña Compras o Ventas correspondiente.
Nota: Estas direcciones de correo son únicas y se crean por defecto. No puedes modificarlas ni añadir nuevas por motivos de seguridad.
Compartir tu dirección de reenvío con tus proveedores
Si tus proveedores te envían facturas por correo electrónico, puedes pedirles que pongan tu dirección de reenvío en copia de los correos que te envíen.
Tus proveedores solo tienen que añadir tu dirección que termina en @suppliers.pennylane.com en copia de sus correos para que sus facturas aparezcan automáticamente en la pestaña Compras de tu espacio Pennylane.
Nota: Los documentos enviados a tu dirección @suppliers.pennylane.com se importan en Pennylane como justificantes estándar.
Crear una regla de reenvío automático en tu bandeja de entrada
Para que todas las facturas que llegan a tu bandeja de entrada se reenvíen automáticamente a tu interfaz de Pennylane, crea una regla automática de reenvío hacia estas direcciones.
Esto requiere una pequeña configuración: consulta los procedimientos para crear un filtro en Gmail o un filtro en Outlook.
Importante: Cuando creas un filtro en Gmail para reenviar automáticamente tus facturas a una de tus direcciones de Pennylane, Gmail te pide que hagas clic en el enlace de validación que aparece en el mensaje enviado a la dirección de facturas de Pennylane.
Este mensaje de validación se encuentra en la bandeja de entrada de las facturas de proveedores. Busca una factura importada mediante la fuente correo electrónico.
Detalles técnicos
La ubicación de las facturas no importa
Tanto si tus facturas están en el cuerpo del correo como si van adjuntas, se importarán automáticamente al reenviar. Si el correo contiene varias facturas, todas se importarán en tu espacio. No es necesario limitarse a una factura por correo reenviado.
Se aceptan PDF e imágenes
En los correos que reenvías a tus direcciones, importamos automáticamente los PDF y las imágenes de más de 400 x 400 píxeles (JPG/JPEG y PNG). Si el correo contiene una imagen muy grande usada como firma, es posible que la importemos. Puedes archivarla o eliminarla después en tu espacio Pennylane.
El reenvío en CC o CCO también funciona
No es necesario que tu dirección de reenvío sea el único destinatario del correo. Puedes añadirla en copia de un correo enviado a un socio. Lo importante es que el correo con la factura nos llegue.
Regla de seguridad
Los documentos enviados a tus direcciones de reenvío se añaden automáticamente a tu espacio Pennylane, ya vengan de ti o no. Mantén las direcciones en privado; de lo contrario, podrías tener justificantes importados sin tu consentimiento en tu espacio Pennylane.