Avec l’intégration HelloAsso, les paiements reçus par votre association remontent automatiquement dans Pennylane. Vous évitez les exports et les saisies manuelles, et vous suivez vos encaissements au même endroit que le reste de votre comptabilité. Cet article s’adresse aux personnes qui gèrent une association sur Pennylane et aux cabinets d’expertise comptable qui suivent des dossiers associatifs.
Prérequis
Pour connecter HelloAsso à Pennylane, vous devez :
avoir accès au compte HelloAsso de l’association ;
avoir accès à l’entreprise Pennylane à connecter.
L'intégration HelloAsso est prise en charge sur les plans Freemium, Starter, Basique, Essentiel et supérieurs, sous réserve de sa disponibilité pour votre entreprise Pennylane.
Certaines fonctionnalités complémentaires, comme la connexion bancaire et le e-reporting, nécessitent un abonnement payant.
Connecter une entreprise Pennylane existante à HelloAsso
Dans Pennylane, cliquez sur Paramètres (la roue crantée dans la barre de menus).
Ouvrez la page Connectivité.
Dans l’onglet Intégrations, recherchez HelloAsso.
Cliquez sur la carte HelloAsso, puis sur Se connecter à HelloAsso.
Connectez-vous à votre compte HelloAsso.
Sélectionnez l’association à relier à Pennylane.
Autorisez la connexion.
Vous revenez sur Pennylane et la carte HelloAsso affiche le badge Activé.
ℹ️ Une entreprise Pennylane peut être reliée à une seule association HelloAsso à la fois. Une même association HelloAsso ne peut pas être reliée simultanément à plusieurs entreprises Pennylane.
Comprendre les données partagées avec Pennylane
Pennylane accède à votre compte HelloAsso en lecture seule pour récupérer le détail de vos paiements et les comptabiliser.
Données utilisées
Pour maintenir la connexion : identifiant de votre association.
Pour chaque paiement autorisé ou remboursé : identifiant, montant, date, formulaire ou campagne concerné, type et montant de chaque ligne (don, achat, adhésion, inscription, contribution), et prénom et nom du payeur.
Remboursements traités, y compris partiels.
Pennylane ne récupère ni l'e-mail, ni l'adresse, ni le téléphone des contributeurs, et ne consulte pas la liste de vos campagnes ni celle de vos contributeurs.
Utilisation des données
Ces données permettent à Pennylane de :
Enregistrer ces opérations comme transactions sur un compte HelloAsso dans Pennylane.
Générer les écritures comptables selon le type de chaque ligne.
Vous permettre de rapprocher ces transactions avec les montants reçus en banque.
Synchroniser automatiquement les nouveaux paiements et remboursements après la connexion.
Importer, à votre demande, l'historique de la période que vous choisissez, sans dupliquer une opération déjà importée.
ℹ️ Pennylane ne crée, ne modifie ni n'annule aucune donnée sur votre compte HelloAsso.
Créer un compte Pennylane depuis HelloAsso
Vous n'avez pas encore de compte Pennylane ? Vous pouvez créer votre espace depuis le parcours d'inscription proposé aux associations HelloAsso.
Depuis HelloAsso, ouvrez la page des intégrations.
Sélectionnez Pennylane.
Suivez les instructions pour créer votre compte Pennylane.
Renseignez les informations demandées concernant votre association.
ℹ️ Si votre association dispose d'un SIREN, utilisez-le pour créer son entreprise Pennylane. À défaut, vous pouvez utiliser son numéro RNA.
Une fois votre inscription terminée, vous arrivez sur la page d’accueil de votre entreprise Pennylane.
Une fois votre compte Pennylane créé, vous devez connecter votre association à HelloAsso pour activer l'import automatique des paiements.
Pour cela, suivez la procédure Connecter une entreprise Pennylane existante à HelloAsso décrite plus haut.
ℹ️ L'inscription à la Plateforme Agréée est indépendante de la connexion à HelloAsso. Si votre association est concernée par la réforme de la facturation électronique, vous pouvez effectuer cette démarche séparément depuis Pennylane.
Suivre les paiements HelloAsso dans Pennylane
Une fois la connexion établie, les paiements encaissés sur HelloAsso sont importés automatiquement dans Pennylane sous forme de transactions, dans le module Transactions.
Ces transactions apparaissent sur un compte virtuel dédié HelloAsso. Il ne s’agit pas d’une connexion bancaire classique : vous n’avez donc pas besoin de connecter le compte bancaire de l’association pour activer l’intégration. Cette connexion reste recommandée pour disposer d’une vision complète de la trésorerie de l’association.
Pour afficher ces transactions, cliquez sur le menu déroulant Comptes bancaires, puis cochez HelloAsso. Elles sont masquées par défaut.
ℹ️ Tant qu’aucun paiement n’a été importé, le compte HelloAsso n’apparaît pas.
Chaque transaction conserve le détail du paiement et de la commande, ce qui facilite le suivi des encaissements et leur traitement comptable. Les contributions volontaires reversées à HelloAsso sont exclues.
ℹ️ L'intégration ne génère pas automatiquement de factures ou d'avoirs à partir des paiements HelloAsso.
Les remboursements totaux ou partiels effectués dans HelloAsso sont également synchronisés automatiquement dans Pennylane, sous forme de transactions négatives.
Créer une vue personnalisée pour les paiements HelloAsso
Pour retrouver facilement vos paiements HelloAsso sans avoir à sélectionner le compte à chaque consultation, vous pouvez enregistrer une vue personnalisée dans le module Transactions.
Dans le module Transactions, sélectionnez le compte HelloAsso à l'aide du filtre Comptes bancaires.
Cliquez sur Enregistrer comme nouvelle vue.
Cliquez sur Paramètres de la vue pour modifier le nom de la nouvelle vue.
Saisissez HelloAsso, puis cliquez sur Appliquer.
Un nouvel onglet HelloAsso apparaît dans le module Transactions. Vous pouvez désormais y accéder directement pour consulter les paiements de votre association, sans devoir appliquer à nouveau le filtre.
Récupérer l'historique des paiements
Vous pouvez récupérer dans Pennylane les paiements enregistrés dans HelloAsso avant l'activation de l'intégration.
Dans Pennylane, accédez à Paramètres > Connectivité.
Dans l'onglet Intégrations, cliquez sur la carte HelloAsso.
Dans le volet latéral, repérez la section Import > Historique des paiements.
Dans le champ Période, sélectionnez la période souhaitée : 6 derniers mois, Année en cours, Année dernière, Depuis le début ou Date personnalisée.
Lancez l'import des paiements.
Pendant le traitement, la mention Import en cours s'affiche et les options d'import sont temporairement désactivées.
Une fois l'import terminé, Pennylane indique le nombre de paiements récupérés et la période concernée. Cliquez sur Voir les paiements pour les retrouver dans le module Transactions.
ℹ️ Vous pouvez relancer un import pour récupérer des paiements plus anciens. Si aucun paiement n'est disponible pour la période sélectionnée, Pennylane vous en informe.
Déconnecter HelloAsso de Pennylane
Dans Pennylane, accédez à Paramètres > Connectivité.
Cliquez sur la carte HelloAsso.
Ouvrez le volet latéral.
Cochez la case de confirmation.
Cliquez sur Supprimer l’intégration.
Les transactions déjà importées sont conservées dans Pennylane. Aucun nouveau paiement n’est importé pendant la déconnexion.