L’intégration avec Chargebee est disponible à partir de l’abonnement Pennylane Essentiel.
Chargebee est un logiciel en ligne conçu pour faciliter la gestion et la facturation d’abonnements numériques.
Fonctionnalités
Récupération des factures clients
💡 Par défaut, les factures clients émises depuis Chargebee à partir de la date de configuration de l’intégration sont automatiquement transférées vers Pennylane. Vous pouvez aussi récupérer gratuitement les factures de vente émises jusqu’à 30 jours avant la mise en place de la connexion entre Pennylane et Chargebee. Pour récupérer l’ensemble de vos factures clients, demandez une migration d’historique (service payant).
Les factures clients créées et finalisées dans Chargebee ainsi que les avoirs sont automatiquement importés dans Pennylane. Et si vous utilisez les addons (suppléments) Chargebee pour facturer des extras à vos clients en plus de leur abonnement de base, sachez que ces addons sont pris en compte dans les factures transmises à Pennylane.
Récupération des clients
Deux cas de figure sont possibles :
Si le client ou le fournisseur auquel votre facture Chargebee est liée existe déjà dans Pennylane, alors la facture est envoyée vers le bon compte tiers Pennylane.
Si le client ou le fournisseur auquel votre facture Chargebee est liée n’existe pas encore dans Pennylane, il est automatiquement ajouté à Pennylane et rattaché à sa facture (dans Pennylane).
Transmission des paiements entre Pennylane et Chargebee
Les encaissements effectués sur Chargebee via Stripe ou GoCardless se répercutent sur Pennylane. Dans l’autre sens, quand une facture importée depuis Chargebee est rapprochée d’une transaction sur Pennylane, alors le paiement (complet ou partiel) ayant fait l’objet du rapprochement est ajouté à Chargebee.
Génération automatique des écritures comptables
Les factures importées depuis Chargebee génèrent automatiquement des écritures comptables dans Pennylane et ces écritures tiennent compte des éventuels codes comptables inclus dans les factures importées.
Permissions
La liste des autorisations demandées par les applications vous permet de voir les données auxquelles chaque outil aura accès dans le cadre de l’intégration.
Permissions requises par Pennylane (dans Chargebee)
L’intégration permet à Pennylane d’accéder à toutes les données Chargebee en lecture seule — si vous sélectionnez ce niveau de permission lors de la création de votre clé d’API Chargebee.
Données échangées entre Chargebee et Pennylane
L’intégration permet à Chargebee d’échanger les données suivantes avec Pennylane.
Clients
Factures clients avec PDF
Statut de paiement des factures
Installation
L’intégration entre Chargebee et Pennylane repose sur le connecteur Pennylane Connect.
Pré-requis
Pour connecter Chargebee à Pennylane, vous devez :
Avoir un compte Pennylane et opter pour l’abonnement Essentiel (ou supérieur).
Avoir un compte Chargebee.
Configuration
Pour connecter Pennylane à Chargebee :
Rendez-vous sur votre espace Pennylane.
Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Paramètres entreprise puis sur Connectivité.
Dans la barre de recherche de l’onglet Intégrations, saisissez
Chargebee. Un encartChargebeeapparaît.Survolez l’encart
Chargebeeet cliquez sur Voir plus.Si on vous le demande, acceptez les conditions générales de service et la politique de confidentialité de Pennylane Connect en cliquant sur Accepter.
Dans l’encart Pennylane, cliquez sur Connecter, saisissez le nom de l’entreprise Pennylane à connecter à votre outil tiers, puis cliquez sur Autoriser. Si vous ne voyez pas cette étape, c’est le signe que votre entreprise Pennylane est déjà connectée — passez à la suite.
Récupérez votre clé d’API Chargebee et l’adresse web de votre site Chargebee dans les réglages de votre espace Chargebee (voir comment faire). Collez ensuite ces informations dans les champs correspondants à l’étape Connectez Chargebee. Une fois les champs complétés, cliquez sur Connecter.
L’initialisation de votre intégration commence alors en arrière-plan.
Récupérer vos identifiants API Chargebee
Connectez-vous à votre espace Chargebee.
Accédez à Réglages > Configurer Chargebee.
Faites défiler votre écran jusqu’à la ligne Clés API et événements, puis cliquez sur Clés API.
Dans l’onglet Clés API, cliquez sur +Ajouter une clé API.
Dans la fenêtre, sélectionnez Lecture seule (read-only), puis Toutes, nommez votre clé (par exemple
Pennylane) et validez en cliquant sur Créer une clé.Votre clé d’API Chargebee apparaît. Elle porte le nom que vous lui avez donné à l’étape précédente. Copiez l’identifiant de votre clé en cliquant sur l’icône se trouvant à côté de votre identifiant et collez-le en lieu sûr, dans un gestionnaire de mots de passe par exemple.
Pour récupérer l’adresse de votre site Chargebee, copiez le sous-domaine (de
Chargebee.com) depuis lequel vous accédez à votre espace Chargebee. Par exemple, si votre espace Chargebee se trouve surhttps://exemple.Chargebee.comalors l’adresse de votre site Chargebee estexemple.
Voir la documentation de l’API Chargebee (en anglais)
À propos des paramètres (étape 3)
L’initialisation est considérée comme terminée quand la collecte de vos données (en arrière-plan) est achevée, ce qui peut prendre jusqu’à 48 heures. Pendant ce temps, vous pouvez compléter l’étape 3 (Configuration) pour définir les paramètres de l’intégration. Une fois vos paramètres définis, vous pouvez fermer l’onglet actif sans risque. Les réglages effectués à l’étape 3 sont enregistrés.
💡 Vous recevrez un e-mail à l’adresse liée à votre compte Pennylane une fois l’intégration activée.
Ventes
Import automatique des factures client
Pennylane peut récupérer vos factures clients finalisées sur votre compte Chargebee afin de les importer automatiquement dans le module Ventes (de votre espace Pennylane). Pour activer cette récupération, cochez la case située sur la ligne Import automatique des factures client. Les factures encore à l’état de brouillon dans Chargebee et celles qui ne sont pas liées à un PDF ne sont pas transférées vers Pennylane quant à elles.
Fréquence d’importation
La récupération des factures finalisées se fait de façon automatique, une fois par jour.
Format d’importation
Pennylane ne se contente pas de récupérer les PDF générés par Chargebee. Nous récupérons aussi les détails et les lignes de la facture, sous la forme de données structurées, ce qui nous dispense de passer le PDF de la facture à la moulinette de la reconnaissance optique de caractères. Les factures ainsi récupérées ne passent donc pas par le statut À traiter, sauf s’il y a un problème sur la facture — auquel cas le classement en À traiter permet de ne pas bloquer la récupération tout en appelant une vérification de votre part.
Date de début d’importation
Par défaut, les factures de vente émises depuis Chargebee à partir de la configuration de l’intégration sont récupérées sur Chargebee. Si vous souhaitez récupérer des factures clients antérieures, définissez une date de début d’import. Vous pouvez remonter jusqu’à 30 jours en arrière par rapport à la date de mise en place de la connexion entre Pennylane et Chargebee. Pour remonter au-delà et récupérer toutes vos factures clients Chargebee, demandez à notre équipe support de migrer votre historique de vente de Chargebee vers Pennylane (opération payante).
Autres options
En plus de récupérer vos factures clients, vous pouvez jouer sur les paramètres suivants :
Transmission des paiements. Vos encaissements peuvent circuler entre Pennylane et Chargebee, dans les deux sens.
Dans le sens Chargebee vers Pennylane : pour que les paiements encaissés sur Chargebee soient importés dans Pennylane, vous devez faire deux choses. D’une, vous devez encaisser vos clients depuis Chargebee par le biais de Stripe ou GoCardless. De deux, vous devez connecter Pennylane à Stripe ou GoCardless, pour que vos encaissements remontent également sur Pennylane où un lien pourra ainsi être établi avec les données transmises par Chargebee.
Dans le sens Pennylane vers Chargebee : quand vous rapprochez des factures issues de Chargebee et des transactions apparaissant sur Pennylane, vos rapprochements se répercutent automatiquement sur Chargebee, où ils créent un paiement sur votre facture Chargebee, modifiant son statut de paiement au passage. Les rapprochements sont détectés, qu’ils soient faits côté Gestion ou côté Comptabilité via un lettrage.
Compte de Produits par défaut. Indiquez le compte de produits auquel seront liés les éléments mentionnés sur les factures importées depuis Chargebee dans le cas où ces éléments ne sont pas déjà associés à un compte de produit.
Centraliser les clients professionnels (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées depuis Chargebee et destinées à des entreprises.
Centraliser les clients particuliers (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées depuis Chargebee et destinées à des particuliers.
Actions rendues possibles par l’intégration avec Chargebee
Configurer un compte comptable dans Chargebee
Pour configurer un compte comptable dans Chargebee, commencez par activer les champs comptables dans vos paramètres. Pour cela :
Connectez-vous à votre espace Chargebee.
Accédez à Réglages > Configurer Chargebee.
Dans la section Facturation, cliquez sur Facturation LogiQ.
Faites défiler votre écran jusqu’au bas de la page et cliquez sur Champs comptables pour les intégrations.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton à bascule, puis sélectionnez Intacct dans le menu déroulant Choisissez votre système de comptabilité. Validez en cliquant sur Appliquer.
Une fois les champs comptables activés, revenez sur la page d’accueil de votre espace Chargebee et réalisez la démarche suivante :
Accédez à Catalogue Produits > Plans.
Cliquez sur le plan (abonnement) que vous souhaitez lier à un compte comptable.
Dans la section Tarification, cliquez sur les trois points associés à l’item à modifier, puis cliquez sur Modifier.
Faites défiler la page jusqu’à la section Comptabilité. Dans le champ Nom du compte, saisissez le nom du compte comptable qui sera lié à ce produit dans Chargebee.