L’intégration Pennylane x PayFit permet de récupérer automatiquement les écritures de paie mensuelles depuis PayFit dans Pennylane, alimentant ainsi le journal de paie sans avoir besoin de faire des retraitements ou des imports ! De plus, les axes analytiques de vos OD de paie sont également intégrés.
Pré-requis pour l'intégration
Vous devez avoir un profil Administrateur sur PayFit pour pouvoir établir la connexion avec Pennylane.
Afin que les écritures soient comptabilisées dans les comptes comptables de votre choix, il est primordial de bien paramétrer votre entité Payfit avant d’activer l’intégration. Pour ce faire, suivez la marche à suivre décrite ici par le support Payfit.
Afin d'importer les axes analytiques de vos OD de paie, effectuez les paramétrages suivants sur votre compte Payfit:
Allez dans le menu Suivi de l'activité > Comptabilité puis cliquez sur Modifier les paramètres.
Dans l'onglet Analytique, paramétrez vos axes analytiques.
Assurez-vous que les axes analytiques soient similaires entre Payfit et Pennylane. La correspondance des axes entre les deux plateformes est impérative, sans quoi l'intégration ne peut pas fonctionner correctement.
Enfin, dans l'onglet Préférences d'export, sélectionnez Par axe analytique.
Pensez à bien enregistrer avant de partir.
Paramétrer l'intégration sur Pennylane
Pour activer l’intégration, allez dans les Paramètres > Connectivité > Intégrations, puis cliquez sur Activer.
Cliquez sur Ajouter une entreprise. Vous êtes alors redirigé vers Payfit où vous pouvez vous saisir votre identifiant et mot de passe Payfit.
Une fois authentifié, vous êtes redirigé vers Pennylane.
Vous pouvez ensuite configurer l’intégration :
Si l’entreprise Pennylane a plusieurs entités sur PayFit, vous pouvez les ajouter en cliquant sur Ajouter.
⚠️ Il est nécessaire d'avoir un accès Administrateur sur tous les établissements pour pouvoir paramétrer la connexion.
Ex: Si un comptable a un accès administrateur sur la Holding mais un accès comptable sur les établissements, il ne pourra pas paramétrer l'intégration pour les établissements car il n'a pas un accès administrateur.
En cliquant sur Historique de synchronisation, vous pouvez voir toutes les synchronisations réalisées ainsi que les erreurs de synchronisation.
Cliquez sur une entreprise pour accéder aux paramètres.
Vous pouvez paramétrer la date de récupération des écritures. Si aucune écriture n'est disponible sur PayFit pour le mois en cours, cela sera affiché.
Vous pouvez choisir d'importer les catégories analytiques soit sur l'écriture soit sur la ligne d'écriture.
Enfin, vous pouvez lancer manuellement la récupération des écritures depuis l'onglet Synchronisation manuelle.
⚠️ Si à la date sélectionnée aucune écriture n’est disponible dans PayFit, vous pouvez toujours récupérer les écritures à la demande en allant dans Journal de paie sur Pennylane (Menu Saisie) > Importer > Importer depuis PayFit.
Résultat sur Pennylane
Vous retrouvez les OD de paie importées dans le journal de paie (Menu Saisie > Journaux), ainsi que dans le Grand livre (Menu Révision).
Si l'analytique a été importé en même temps que les OD de paie, les catégories analytiques apparaîtront dans la colonne Catégorie du Grand livre Analytique.
Pouvez visualiser le grand livre analytique, cochez la case Mode analytique en haut à droite du module Grand Livre.
Que faire en cas d'erreur ?
⚠️ Il peut arriver que les ODs soient disponibles dans PayFit mais qu'elles ne soient pas encore finalisées. Elles ne le sont que lorsque les bulletins de salaire sont générés.
Il peut arriver que les écritures envoyées par PayFit ne soient pas équilibrées, ou qu'il n'existe pas de rapport comptable pour le mois en cours.
Il faut vérifier que les données soient bien équilibrées et présentes dans PayFit en allant dans Documents > Documents entreprise > Exports comptables.
Dans tous les cas, vérifiez bien la console dans Pennylane en cliquant sur Historique de synchronisation.
Le mois de septembre 2022 rencontre un incident technique au niveau de l'intégration, il n'est pas possible de l'importer automatiquement dans Pennylane. Vous pouvez toujours importer l'écriture manuellement.