📖 Retrouvez toutes les étapes pour paramétrer et prendre en main la gestion interne de votre cabinet dans notre article Découvrir la gestion interne sur Pennylane.
Téléchargez le guide explicatif pour migrer votre gestion interne sur Pennylane, disponible sur la bibliothèque de ressources.
Importer votre FEC
Préparer l'import
L’import de votre FEC va permettre de créer la liste de vos clients.
Accédez à l'interface Comptabilité de votre dossier comme vous le feriez pour un dossier client.
Allez dans le menu Saisie puis cliquez sur Imports.
Cliquez sur le bouton Importer un fichier en haut à droite de votre écran.
Sélectionnez FEC dans le menu déroulant (dans la section Migration).
Importez le fichier de la façon dont vous le souhaitez.
Cliquez sur Commencer l’import.
Mapper le FEC
Le mapping est une étape essentielle, car il permet de faire comprendre à Pennylane comment lire les données de votre FEC. Une correspondance claire permet une gestion interne fluide, qui repose sur les comptes 411.
✍️ Il n’est pas nécessaire que les dossiers soient en production comptable pour effectuer la gestion interne : un compte 411 suffit.
Une grande partie du mapping est réalisée automatiquement ; il peut y avoir quelques assignations manuelles à faire. Si certains comptes ne se créent pas automatiquement, vous pouvez les créer en cliquant sur l’icône crayon.
💡Après cette étape, les clients auront comme raison sociale le libellé des 411 du FEC.
Vérifier les comptes clients
Si tout vous semble bon, lancez l’import !
Dans la liste de vos imports, cliquez sur le bouton avec les trois points au bout de la ligne du FEC pour voir le mapping et les comptes clients.
📖 Jetez un œil à notre article Importer un FEC pour en savoir plus.
Mettre à jour la base client créée par le FEC
Télécharger la base client
Le téléchargement de la base client permet de récupérer un identifiant (ID) unique par client et une raison sociale (qui correspond au libellé 411 du FEC).
✍️ L’ID unique des clients permet de mettre à jour la base clients sans créer de doublon.
Accédez à l'interface Gestion de votre dossier comme vous le feriez pour un dossier client.
Allez dans le menu Ventes, puis cliquez sur Clients.
Cliquez sur le bouton Télécharger en haut à droite de votre écran puis sélectionnez l’option Entreprises dans le format de votre choix (XLS ou CSV).
Utiliser le modèle pour mettre à jour la base
Une fois votre fichier téléchargé, complétez les données client en respectant bien le modèle Pennylane.
✍️ Veillez bien à ne pas modifier la colonne identifiant, sinon Pennylane ne pourra pas faire la correspondance.
Parmi les éléments importants à compléter pour pouvoir facturer :
Le SIREN : privilégiez le SIREN au SIRET. Cet élément permettra de faire le lien entre la base client pour la facturation et les dossiers comptables du cabinet sur Pennylane. Si deux dossiers ont le même SIREN, renseignez leurs numéros SIRET. Si les dossiers sont en production comptable, vous devrez également mettre les SIRET dans ces dossiers.
Les adresses postales et électroniques, le nom du destinataire, le numéro de téléphone, etc.
✍️ Veillez à ce que le SIRET ou SIREN utilisé dans la base client corresponde exactement à celui enregistré dans le dossier comptable, pour éviter la création de doublon. Assurez-vous aussi de bien enregistrer le document avant de continuer.
Importer la base client dans Pennylane
Toujours sur la page Import de clients entreprise, l'import du fichier peut se faire de deux façons :
Ajouter le document depuis vos fichiers ;
Copier les cellules directement dans le fichier Excel puis les coller dans Pennylane en cliquant sur Importer le presse-papier.
Cliquez sur Commencer l’import.
Complétez le mapping de votre import : certaines colonnes sont automatiquement identifiées, d’autres non. Veillez à ce que les colonnes obligatoires, comme le code pays, soient bien renseignées. Dans la colonne Paiement de votre fichier, inscrivez "Récurrent” lorsqu’il s’agit d’un client régulier et “Premier” si c’est un nouveau client qui n’a jamais été prélevé. Tous les champs à compléter sont disponibles dans la partie Champs à mettre à jour (ci-après).
Faites de même pour les colonnes optionnelles, comme les e-mails, le téléphone, ou l’identifiant client.
Vérifiez les informations qui vont être importées et cliquez sur Finaliser l’import. Les caractères spéciaux et les noms trop longs peuvent engendrer des erreurs lors de l’import.
Une fois l’import terminé, allez voir votre base client : tout est importé !
💡 Vous pouvez, si vous le souhaitez, sauvegarder votre modèle d’import pour une prochaine fois.
Champs à compléter pour l'import
Champs à compléter pour l'import
Identifiant client
Cette colonne est déjà remplie par Pennylane. L’identifiant client se crée automatiquement lorsque vous importez votre FEC/MDB ou TRA. C’est une sorte de code-barre de la fiche client. Cette information permet à Pennylane, lors du réimport de la base clients, de retrouver la fiche client d’origine et de mettre à jour les informations.
⚠️ Si vous modifiez les informations dans cette colonne, lors du réimport, Pennylane créera une nouvelle fiche client. Vous allez donc générer des doublons.
⚠️ Cette colonne ne peut pas être modifiée en masse. Si vous souhaitez modifier les identifiants, il faudra le faire manuellement sur chacune des fiches clients.
Référence client
Cette colonne est vide, mais vous pouvez rajouter une information qui vous semble pertinente pour retrouver vos clients. Cette information n’apparaîtra pas sur la facture mais c’est un champ actif lorsque vous ferez des recherches dans votre base clients sur Pennylane.
Numéro de compte
Vous retrouvez ici votre numéro de compte 411. Cela peut vous aider à rapprocher les informations clients que vous devez compléter, avec votre ancienne base de données.
Dénomination
Ici sera renseigné la dénomination de vos fiches clients (de votre 411). Elle a été reprise de votre FEC/MDB ou TRA.
Prénom
Ce champ est à renseigner uniquement pour les clients “Particuliers”. Ce champ ne sera pas importé pour les clients “Entreprises”.
⚠️ C’est un champ obligatoire pour les particuliers. Si vous n’avez pas les Prénoms, vous pouvez mettre “Mr” ou “Mme” à la place.
Nom
Ce champ est à renseigner uniquement pour les clients “Particuliers”. Ce champ ne sera pas importé pour les clients “Entreprises”.
⚠️ C’est un champ obligatoire pour les particuliers.
Adresse
Renseigner l’adresse postale de votre client (ex : 1 rue de la paix)
⚠️ C’est un champ obligatoire.
Code Postal
Renseigner le code postal (ex : 75001)
⚠️ C’est un champ obligatoire.Ville
Renseigner la ville (ex : Paris)
⚠️ C’est un champ obligatoire.
Pays
Retrouvez dans l’article Associer les codes Pays et TVA, la liste des codes pays disponibles sur Pennylane.
⚠️ C’est un champ obligatoire.
Liste d’e-mails
Renseigner ici le ou les adresses e-mails qui serviront pour l’envoi de la facture client.
Vous pouvez en mettre plusieurs en les séparant par “, “. S’il y a plusieurs adresses, elles seront toutes appelées lors de l’envoi de la facture par mail, mais vous pourrez, à ce moment-là, en supprimer certaines si vous le souhaitez. (ex : pennylane@contact.fr, Pennylanetest@contact.fr).Ce n’est pas une colonne obligatoire, mais conseillé, car sans adresse mail, vous ne pourrez pas envoyer les factures clients.
Téléphone
Renseignez un seul numéro de téléphone. Si possible, sans caractères spéciaux (/ ; - .) Ce n’est pas une colonne obligatoire mais conseillée. (ex : 0611223344)
NB : Si vous souhaitez rajouter plusieurs contacts dans la fiche clients, il faudra le faire manuellement dans la fiche client, depuis l'interface Gestion :
SIREN
C’est une des informations les plus importantes. Les imports de FEC/MDB ou encore TRA ne récupèrent pas cette information. Vous devez venir renseigner ici le SIREN de votre client.
💡 Pour les dossiers du type BNC / LMNP qui ont le même SIREN, il faudra renseigner les SIRET. Ne renseignez le SIRET que dans ces cas très précis, car vous perdez l’automatisation du chargement de la facture client dans la comptabilité fournisseur, de votre client.
✍️ Il faut dans tous les cas que l’information présente dans ce champ soit identique à l’information présente dans le champ SIREN du dossier en production (si le dossier est tenu sur Pennylane). C’est très important lors de la mise en place de la synchronisation.
Type de clients
De base, tous vos clients sont renseignés en tant qu'Entreprises. Pour les clients qui sont en fait des particuliers, vous pouvez remplacer le terme Entreprise par le terme Particulier. Ces clients Particuliers sont à mettre sur un autre fichier, car ils feront l’objet d’un import à part des clients Entreprises.
N'hésitez pas à consulter notre article Importer et exporter des clients sur Pennylane pour plus de précisions.
Importer les mandats de prélèvements de vos clients
Maintenant que la base client est dans Pennylane, il ne reste plus qu'à importer les mandats de prélèvement pour compléter vos fiches clients. Vous pourrez plus tard télécharger la liste des prélèvements de vos clients pour la transmettre à votre banque (et recevoir le règlement de vos factures).
⚠️ Pour effectuer l’import, récupérez au préalable l’identifiant unique (ID) de chaque client en téléchargeant la base client depuis Pennylane.
Rendez-vous dans le menu Ventes > module Clients.
Cliquez sur Importer.
Sélectionnez dans la liste déroulante Prélèvements SEPA.
Afin de limiter les erreurs d’import, nous vous conseillons de télécharger le modèle Pennylane.
Préparez le fichier avec les colonnes : identifiant client, dénomination, numéro de mandat (RUM), date de signature, paiement (Cf étape 6. de Déclarer le mandat de vos clients), IBAN, BIC et banque (colonne facultative).
Appuyez sur Envoyer un fichier ou glissez-déposez le fichier que vous avez préparé.
Faites correspondre les colonnes du fichier que vous souhaitez importer aux champs dans Pennylane. Si nécessaire, changez la colonne de votre fichier à l’aide de la liste déroulante.
Validez la correspondance des colonnes.
Contrôlez votre fichier avant import sur la page Vérification des données. Toute erreur pourrait entraîner un rejet de prélèvement par votre banque.
C’est tout bon ! Cliquez sur Retour à la liste de client.
💡À partir du moment où vous avez un mandat de prélèvement dans la fiche client, toutes les factures de ce client (qu’elles soient antérieures ou postérieures) peuvent être mises en prélèvement. À noter qu’il est également possible de prélever une facture, même si elle a été faite sous un modèle dédié aux paiements par virement.
Maintenant que le dossier de votre cabinet est prêt, vous pouvez automatiser la création de comptes 411 dans le dossier de votre cabinet. Il faut avoir au moins importé la base client avant d'effectuer cette étape, afin d'éviter de créer des doublons.
Automatiser la création de comptes 411 dans le dossier de votre cabinet
Gagnez du temps pour la création de clients dans votre dossier cabinet : vous pouvez synchroniser la création de comptes 411 dans le dossier du cabinet avec la création d’un nouveau dossier comptable.
Dans l'espace cabinet, allez dans le module Paramètres > Informations générales.
Avant de démarrer la synchronisation et d’éviter les doublons, vérifiez que :
Le FEC de votre cabinet comptable est bien importé.
Les SIRENs soient correctement renseignés pour tous les clients existants dans votre base client. Les SIREN renseignés dans votre base clients permettent d’identifier et d’éviter de créer de potentiels doublons.
Cliquez sur le bouton Confirmer.
Puis, cliquez sur le bouton Lancer la création des 411 afin de ****créer les comptes clients 411 dans le dossier de votre cabinet à partir des dossiers existants actuellement sur Pennylane.
⚠️ Lorsqu'un client n’a pas de SIREN renseigné (ou a un SIREN différent de celui qui est ajouté, par exemple un SIRET), un doublon sera créé pour chaque dossier ajouté. Dans ce cas, vous pouvez fusionner les clients concernés.
✍️ Une fois la migration effectuée, vous pouvez automatiser la création des comptes 411 pour tout nouveau dossier client ajouté sur Pennylane. Pour cela, activez l’option correspondante.
Une fois cela fait, tout dossier ajouté à Pennylane créera automatiquement le client dans votre entité facturante. C’est un bon moyen de n’oublier personne à facturer !
Par la suite, si vous voulez ajouter un nouveau dossier en production comptable, vous devrez d’abord créer le dossier dans l’espace cabinet. Cela viendra créer automatiquement le compte 411 dans votre dossier cabinet.
Si vous modifiez une adresse postale ou le nom d’un dossier par exemple, il n’y a pas de synchronisation entre les deux espaces.