Vous pouvez importer des écritures comptables catégorisées selon plusieurs catégories grâce à l'introduction d'un nouveau champ dans le module d'import : Identifiant de ligne.

L'identifiant de ligne permet à l’utilisateur d’identifier manuellement les lignes d’importation dupliquées qui font référence à la même écriture.

✍️ Effectuer un import multi-analytique peut nécessiter des retraitements de votre fichier Excel. Nous vous donnons des astuces dans cet article.

Retraiter le fichier

Écriture d’origine (CEGID)

Prenons un exemple concret d'un export provenant de CEGID Expert.

Les catégories analytiques sont identifiées dans la colonne Section analytique.

Ici, il y a deux catégories analytiques qui appartiennent à deux familles distinctes.

Sur Pennylane, cela se traduit ainsi :

Famille de Catégorie	Catégorie
Pays	France
Ville	Paris

Distinguer Familles de catégories et Catégories

Il convient donc d'ajouter une colonne Famille de catégories à votre fichier Excel et de séparer les deux catégories en deux éléments.

Dans le fichier, une ligne ne peut contenir qu'une seule catégorie. S'il y a deux catégories distinctes, comme c'est le cas dans notre exemple, il faut donc dupliquer la ligne d'écriture afin d'affecter une catégorie à chacune. Si nous avions eu 3 catégories, nous aurions dû ajouter deux lignes supplémentaires à la ligne initiale ...

⚠️ Attention toutefois car une ligne ne peut avoir plusieurs catégories appartenant à une même famille, cela générerait une erreur lors de l'import. Par exemple ici, une même ligne d'écriture ne pourrait être catégorisée 'Paris' et 'Lyon' car ces deux catégories appartiennent à la famille 'Ville'.

💡 Conseils Excel :

Filtrez sur toutes les lignes dont la cellule analytique est remplie ;
Ajoutez une colonne Famille de catégories ;
Remplissez toutes les cellules avec l’une des familles (Ex PAYS) à l'aide des formules =GAUCHE() ou =DROITE() ;
Dupliquez toutes les lignes à la fin du fichier après une ligne vide (pour bien distinguer le duplicata) ;
Remplacez toutes les cellules avec la 2ème famille (Ici VILLE) sur les lignes dupliquée ;
Supprimez la colonne concernant “la ville” au niveau des lignes initiales ;
Supprimez la colonne concernant “le pays” au niveau des lignes dupliquées ;
Supprimez la ligne vide évoquée plus haut.

Identifier les identifiants de ligne

Afin de ne pas créer des écritures en doublon suite aux lignes dupliquées, il est nécessaire de regrouper les lignes dupliquées grâce à un identifiant de ligne.

Ajoutez une colonne "Identifiant de ligne" à votre fichier Excel.

Comptes auxiliaire et libellé de compte

S’assurer que les comptes auxiliaires soient bien identifiés dans la colonne "Numéro de compte". sur une colonne (Ex: 401FOURNISSEURX, 411CLIENTY ...). Autrement, vous risquez de retrouver tous les achats dans le compte générique 401.

💡 Conseil Excel : Utilisez la formule =CONCATENER()