🎓 Montez rapidement en compétence sur la structure analytique qu'il vous faut et la catégorisation avec notre cours dédié sur Pennylane Academy !
Définition
La catégorisation de vos transactions et factures vous aide à analyser votre trésorerie. Afin de préciser davantage vos analyses, vous pouvez classer vos catégories analytiques elles-mêmes en familles, selon vos besoins :
Si vous souhaitez gérer un prévisionnel : utilisez la famille de trésorerie ;
Si vous souhaitez faire de l'analytique comptable : utilisez la famille de comptabilité analytique.
Comprendre les types de familles analytiques
Retracer des flux avec la famille de trésorerie
Cette famille sert à retracer vos flux de dépenses et/ou de revenus, afin de suivre vos mouvements de trésorerie et anticiper vos revenus et dépenses :
Une catégorie de revenus correspond généralement à des encaissements;
Une catégorie de dépenses correspond généralement à des décaissements.
Dans certains cas, c’est l’inverse. Un encaissement peut être une dépense lorsque, par exemple, il s’agit d’un remboursement d'avoir fournisseur. À l’inverse, un décaissement peut être un revenu lors d’un remboursement clients.
Les catégories de famille de trésorerie sont des revenus ou des dépenses ; vous devez les classer comme telles.
La famille de trésorerie vous permet d'utiliser le plan de trésorerie prévisionnel sur la page Suivre mon plan de trésorerie. Par défaut, vous disposez déjà d’une famille de trésorerie dans votre interface Pennylane.
⚠️ Vous souhaitez créer des groupes de catégories ?
Les familles de catégories ne sont pas des groupes de catégories, et il n’est pas possible de créer des groupes de catégories.
Un dossier ne peut contenir qu’une seule famille de trésorerie. Lorsqu’une famille de trésorerie existe déjà dans le dossier, il n’est plus possible d’en créer une seconde. Les dossiers qui comportent plusieurs familles de trésorerie correspondent à des configurations créées avant cette restriction. Pour créer d’autres axes d’analyse, utilisez une famille de comptabilité analytique.
Calculer des marges avec la famille analytique comptable (P&L)
Cette famille sert à calculer des marges sur des catégories choisies et à suivre l’origine des revenus et des dépenses. Utilisez-là par exemple lorsque vous voulez obtenir des informations de pilotage plus détaillées pour avoir une vision complète de votre activité.
Les catégories sont à la fois des revenus et des dépenses. Vous n’aurez pas à définir de type.
La famille analytique comptable vous permet de préparer un P&L analytique.
💡 Exemple : créez une famille Projet avec les catégories Projet 1, Projet 2, etc. ou une famille Ville avec les catégories Paris, Lyon, Marseille, etc.
Gérer vos familles et catégories
Créer une nouvelle famille
Suivez les étapes suivantes pour créer une nouvelle famille de catégorie :
Rendez-vous dans les Paramètres entreprise.
Cliquez ensuite sur Familles analytiques.
Cliquez sur le bouton + Ajouter une famille. Une famille Trésorerie est créé par défaut dans votre interface Pennylane
Renseignez le nom de votre famille
Choisissez son type :
Famille de comptabilité analytique pour l'analytique comptable ;
Famille de trésorerie pour le prévisionnel.
Modifier une famille de catégories
Vous souhaitez changer le type ou le nom d’une famille existante ? Voici comment :
Visionnez la famille que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur le bouton Paramètres.
Dans la nouvelle fenêtre, modifier le type de la famille et son nom, si nécessaire.
Vous pouvez convertir une famille de comptabilité analytique en famille de trésorerie uniquement si aucune famille de trésorerie n’existe déjà dans le dossier. Si une famille de trésorerie existe déjà, ce changement de type n’est pas disponible.
Cliquez sur Confirmer.
⚠️ Chaque changement est irréversible : en passant d'une famille de trésorerie à une famille P&L, vous perdez le classement des dépenses et revenus. Si vous souhaitez rebasculer dans une famille de trésorerie, votre classement des catégories par type dépense ou revenu sera à refaire dans son entièreté.
Supprimer une famille
Supprimer une famille de catégories implique de faire disparaître de façon définitive toutes les catégories associées. De ce fait, toutes les transactions, factures, produits, et tiers classifiés avec ces catégories perdront également leur catégorisation.
✍️ Vous devez avoir au minimum une famille de catégories.
Pour supprimer une famille :
Visionnez la famille que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur le bouton Paramètres
Dans la nouvelle fenêtre, cliquer sur Supprimer cette famille.
La suppression d’une famille nécessite une double confirmation. Tapez ce qui vous est demandé afin de confirmer que vous souhaitez bien la suppression de cette famille et que vous en comprenez les conséquences.
Cliquez sur Supprimer définitivement.
💡 La suppression d’une famille est définitive et irréversible. Vous souhaitez seulement faire du tri et enlever certaines catégories ? Préférez l’option d’archivage des catégories, qui est elle, réversible.