Le module de saisie en masse vous permet de saisir des écritures au kilomètre, mais également de créer des factures/transactions à partir de ces écritures, et donc de bénéficier du traitement automatisé de la TVA. Il est accessible depuis le menu Saisie.
Saisir une écriture (cas général)
Le module de saisie en masse se présente sous la forme de colonnes à renseigner pour passer votre écriture :
Les colonnes Journal, Date, Libellé d'écriture, débit et crédit sont obligatoires pour enregistrer l'écriture. Utilisez le bouton Affichage pour ajouter ou masquer les colonnes Numéro de pièce, Libellé de ligne et Catégories.
Lorsque vous renseignez un compte comptable, un résumé des montants N et N-1 concernant ce compte s’affiche sous votre écriture.
💡 Utilisez les signes opérateurs + , - , * et / pour faire des calculs dans les cellules de montants.
Ajoutez des lignes grâce au bouton + Ajouter une ligne ou à la touche TAB de votre clavier. Celle-ci vous permet également de naviguer entre les colonnes de votre saisie, et de valider votre écriture lorsque celle-ci est complète et équilibrée.
Enfin, utilisez le raccourci ^Ctrl + J (Cmd + J sur mac) pour ajouter un justificatif à vos écritures validées (cliquez au préalable sur l’écriture concernée). Découvrez l'ensemble des raccourcis disponibles grâce au bouton en haut à droite ou au raccourci clavier Maj + ?.
✍️ La saisie des écritures non validées est conservée lorsque vous quittez le module et que vous y revenez plus tard.
Cliquez sur le bouton d'actualisation sous la saisie, près de Voir les écritures, pour réinitialiser la saisie et faire disparaître les lignes existantes.
Attention toutefois aux écritures qui ne sont pas finalisées : elles sont alors perdues. Les écritures validées en revanche restent bien en comptabilité, vous pouvez les retrouver à l'aide du raccourci Voir les écritures.
Catégoriser vos écritures saisies en masse
Il est désormais possible de catégoriser les écritures que vous saisissez via le module de saisie en masse. Pour cela, activez la colonne Catégories dans le bouton Affichage, et choisissez les catégories qui conviennent pour chaque ligne de votre écriture via le menu déroulant.
Si besoin, paramétrez préalablement l'analytique de votre dossier grâce au raccourci Paramétrer les catégories, qui vous conduit directement dans le module dédié.
Vous pouvez appliquer plusieurs catégories sur une même ligne, mais celles-ci ne peuvent appartenir à la même famille de catégorie.
Créer une facture client ou fournisseur
Pour créer une facture fournisseur, sélectionnez le journal d'achat (1), complétez le libellé (2) puis renseignez un numéro de compte (3). Ajoutez un montant au débit ou au crédit (4). Puis ajoutez une ligne. Si le fournisseur a un compte de charges et un taux de TVA renseignés par défaut, la ventilation s'effectuera automatiquement avec les bons montants dans les bons comptes.
Enfin, une fois l'écriture sauvegardée, vous retrouvez la facture fournisseur dans le module de saisie des factures fournisseurs ainsi que dans le module Achats de votre client. Aucun PDF n'est rattaché à cette facture.
C'est le même principe pour les factures clients. Sélectionnez le journal de ventes puis les paramètres de l'écriture.
💡 Créer une facture à partir de votre saisie en masse vous permet de bénéficier du traitement automatisé de la TVA sur cette facture.
Si vous choisissez de valider votre saisie comme une écriture "simple" et non comme une facture, il vous faudra saisir manuellement les écritures de TVA par la suite.
Créer une transaction bancaire
Sélectionnez le journal de banque dans lequel vous souhaitez créer une transaction bancaire.
Si vous renseignez un compte comptable autre que le compte 512 correspondant au journal de banque et que vous ajoutez une ligne, le compte 512 lié au journal de banque sélectionné est automatiquement complété. Une fois l'écriture sauvegardée, la transaction bancaire est créée. Vous la retrouvez dans le module Transactions avec comme statut Traité.
Si vous renseignez le compte comptable 512 lié au journal de banque et que vous renseignez un montant au débit ou au crédit, alors lorsque vous ajoutez une ligne, le compte 471 est automatiquement renseigné.
Si le débit du compte 512 est mouvementé, ce sera le compte 471 - Encaissements en attente
Si le crédit du compte 512 est mouvementé, ce sera le compte 471 - Décaissements en attente