Pour garder un espace de travail ordonné, vous pouvez déplacer les factures mal rangées. Vous pouvez aussi archiver ou supprimer les justificatifs qui ne vous sont plus utiles.
Déplacer une facture d’un module à un autre
Si vous avez importé une facture client dans votre module Achats, ou l’inverse, vous pouvez déplacer votre facture pour la transférer dans le bon module.
Pour déplacer une facture :
Accédez à Achats > Factures fournisseurs ou Ventes > Factures clients.
Cliquez sur la facture que vous souhaitez déplacer.
Cliquez sur le menu Actions situé en haut à droite du volet latéral droit.
Cliquez sur Déplacer vers les factures clients ou Déplacer vers les factures d’achat.
Vous pouvez aussi déplacer une facture vers l’espace que vous partagez avec votre comptable (documents partagés) ou vers vos notes de frais (dans le cas d’une dépense). Ces deux manœuvres sont réversibles. Votre facture peut tout aussi bien faire le voyage dans l’autre sens : de vos documents partagés ou de vos notes de frais vers votre module Achat ou Ventes.
Archiver une facture
Si vous n’avez plus besoin d’une facture, vous pouvez l’archiver (ou la supprimer).
Différences entre archivage et suppression
Les factures archivées n’apparaissent plus dans la liste de vos factures et ne remontent plus dans vos résultats de recherche. Elles restent cependant stockées dans votre espace Pennylane. Vous pouvez les retrouver à tout moment en cliquant sur le filtre Statut > Archivée.
Les factures supprimées sont détruites. Elles disparaissent définitivement de votre espace Pennylane et ne peuvent plus être récupérées.
Archiver une facture fournisseurs ou clients
Pour archiver une ou plusieurs factures :
Accédez à Achats > Factures fournisseurs ou Ventes > Factures clients.
Sélectionnez la ou les factures à archiver.
Cliquez sur l’icône d’archivage en bas de votre écran, dans la barre en surbrillance.
Confirmez votre choix en cliquant sur Archiver dans la fenêtre qui s’ouvre.
L’archivage d’une facture est réversible. Une fois votre facture archivée, le bouton d’archivage se change en bouton de restauration. Cliquez dessus pour restaurer une ou plusieurs factures archivées.
Supprimer une facture
Seules les factures archivées peuvent être supprimées. Si vous souhaitez supprimer une facture, commencez donc par l’archiver.
Supprimer une facture fournisseur
Pour supprimer une ou plusieurs factures fournisseurs préalablement archivées :
Accédez à Achats > Factures fournisseurs.
Activez le filtre Statut > Archivée.
Sélectionnez la ou les factures à supprimer.
Cliquez sur l’icône de suppression en bas de votre écran.
Confirmez votre choix en cliquant sur Supprimer définitivement dans la fenêtre qui s’ouvre.
La suppression d’une facture est irréversible. Nous vous conseillons de consulter votre comptable avant de supprimer la moindre facture, surtout si la facture que vous souhaitez supprimer a pour source Import comptable.
Supprimer une facture client
Comme les factures que vous transmettez à vos clients sont des documents légaux qui engagent, vous ne pouvez les supprimer qu’à certaines (rares) conditions. Pour tous les autres cas, vous devrez sans doute créer un avoir.
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