⚠️ Pour l'instant, l'intégration Pennylane n'est pas disponible avec les comptes Dropbox Business. Si vous êtes dans ce cas de figure, rendez-vous en bas de cet article 👇
Connecter Dropbox à Pennylane
Rendez-vous sur votre compte Dropbox et créez les dossiers que vous connecterez à Pennylane (par exemple : "Factures fournisseurs" et "Factures clients").
Dans Pennylane, cliquez sur Paramètres (la roue crantée) puis sur Transmission factures.
Ouvrez la carte Dropbox et cliquez sur Connecter un compte.
Connectez vous à votre compte Dropbox en cliquant sur un service d'authentification ou bien en renseignant les identifiants du compte qui contient les factures.
Vous êtes redirigé sur Pennylane. Cliquez alors sur Choisir les dossiers et déroulez l'arborescence de votre Drive en cliquant sur les noms de dossiers, jusqu'à trouver le(s) sous-dossier(s) que vous souhaitez connecter. Pour le(s) connecter, cliquez sur la petite coche en face du dossier.
Confirmez la synchronisation. Seuls les dossiers choisis sont connectés et feront remonter leur contenu directement dans Pennylane.
⚠️ Vous devez choisir les dossiers à synchroniser avec le module Achats et le module Ventes séparément. Veillez également à ne pas sélectionner toute votre Dropbox mais bien les dossiers dédiés.
Gérer les paramètres d'intégration Dropbox
Dans Pennylane, cliquez sur Paramètres (la roue crantée) puis sur Transmission factures.
Cliquez sur la carte Dropbox dans la partie Sources d'import activées.
Dans le volet latéral qui s'affiche, vous pouvez :
Choisir les dossiers : remplacez le dossier sélectionné par un autre dossier Dropbox ;
Forcer la synchronisation : lancez un import de factures dans Pennylane ;
Réinitialiser : supprimez la sélection de dossiers synchronisés et arrêtez l'import de justificatifs depuis ces derniers.
Vous pouvez également déconnecter complètement votre compte Dropbox en cliquant sur Se déconnecter en haut à droite.
Optimiser l'utilisation de Dropbox sur Pennylane
Vous n'êtes pas sûr qu'une facture soit bien remontée ? Sur la page transmission de factures, vous pouvez voir deux dates :
La dernière synchronisation qui correspond à la dernière fois que nous avons vérifié s'il y avait des nouvelles factures. Nous vérifions toutes les heures.
Le dernier import qui correspond à la dernière fois qu'une facture a été effectivement importée.
✍ Ces deux dates peuvent différer si aucune nouvelle facture n'a été détectée, ou que nous avons ignoré une facture déjà présente sur Pennylane.
Vous pouvez classer vos factures comme vous le souhaitez dans les dossiers connectés à Pennylane : créer des sous-dossiers par fournisseurs, par dates...
En parlant de sous-dossier, lorsque vous rajoutez dans votre Dropbox un sous-dossier à un dossier déjà synchronisé, il sera synchronisé automatiquement. Pas besoin de le re-sélectionner dans Pennylane.
⚠️ Pennylane n'a aucune autorisation pour modifier votre Dropbox ! L'intégration permet simplement d'importer dans Pennylane les justificatifs présents dans les dossiers que vous avez décidé de synchroniser.
Problème courant
La connexion entre Dropbox est Pennylane ne fonctionne pas si vous avez un compte Dropbox Business ou Business Plus. Pour contourner cette limite :
Créez un dossier partagé avec votre compte Dropbox payant, et partagez-le avec votre compte Dropbox gratuit.
Mettez vos factures dans le dossier partagé en question.
Liez votre compte Dropbox gratuit à votre espace Pennylane.
Avertissement
Seul l’utilisateur qui a configuré la connexion entre Dropbox et Pennylane peut modifier les dossiers Dropbox synchronisés.
Par exemple : si Sarah a configuré le connecteur entre Dropbox et Pennylane de manière à ce que les dossiers Dropbox A et B soient synchronisés, Florian ne peut pas ajouter le dossier Dropbox C à la synchronisation, et ce, même si Florian administre le compte Pennylane. Autrement dit, pour changer les paramètres de cette intégration, vous devez en être à l’origine.