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Transmettre des documents à son comptable via la GED
Transmettre des documents à son comptable via la GED

GESTION - Utilisez la GED pour stocker des documents et les partager avec votre comptable.

Mis à jour il y a plus d’une semaine

La fonctionnalité est en cours de déploiement : ce qui est décrit dans cet article n’est potentiellement pas ce que vous voyez à l’écran.

Qu'est-ce que la GED ?

La GED ou Gestion Électronique des Documents est un système informatique de gestion électronique partagée des documents numériques.

Activer et paramétrer la GED

Si votre GED n'est pas activée vous pouvez en faire la demande auprès de votre comptable, qui pourra l'activer et la paramétrer depuis son compte.


Une fois la GED paramétrée, vous pourrez :

  • Accéder aux documents que votre comptable vous aura partagés,

  • Recevoir des demandes de documents,

  • Ajouter des documents et transférer des documents déjà présents sur Pennylane vers la GED.

Ajouter des fichiers à la GED

✍️ Lorsque vous déposez un fichier dans la GED, le comptable reçoit une notification dans Pennylane.

Cliquez dans le menu latéral sur Mes documents, puis sur Ajouter en haut à gauche de votre écran ou sur Choisir un fichier :

Transférer un document vers la GED

Vous pouvez transférer un document depuis le module Achats vers la GED, s'il ne s'agit pas d'une facture.

  1. Ouvrez le menu Achats, puis allez dans le module Factures d'achat.

  2. Cliquez sur la ligne de la facture concernée.

  3. Dans le volet latéral qui s'ouvre, cliquez sur Actions en haut à droite.

  4. À la section Déplacer vers... du menu déroulant, sélectionnez les documents partagés.

  5. Cliquez enfin sur Confirmer et déplacer.

Le document apparaîtra ensuite dans votre GED et sera consultable par votre comptable.

Collaborer avec votre comptable

Retrouvez et répondez à toutes les demandes de votre comptable en quelques clics :

  1. Rendez-vous dans le module Mes documents.

  2. Cliquez sur Demande de documents en haut à droite de votre écran.

  3. Dans la page qui s'ouvre alors, consultez et traitez (si besoin !) les demandes.

  4. Dans l'onglet Tous les documents, vous avez une vue sur l'ensemble des demandes, ainsi que leurs noms, leurs statuts, leurs périmètres et leurs deadlines.

  5. Vous pouvez également utiliser les onglets qui permettent de filtrer les demandes reçues en fonction des statuts :

    • Documents à renseigner ;

    • En attente de validation ;

    • Documents validés.

  6. Cliquez sur la ligne du document demandé pour l'importer sur Pennylane.

  7. C'est tout bon ! Le document importé est partagé avec votre comptable.

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