Grâce à son compte pro, Pennylane vous permet de lancer une procédure de dépôt de capital pour le compte de vos clients. Cet article vise à vous accompagner, étape par étape, dans ce processus.

Pour plus d'informations sur le dépôt de capital en général, référez-vous à l'article Le dépôt de capital sur le compte pro Pennylane.

Enfin, notre article Dépôt de capital - FAQ recense les questions fréquentes à propos du dépôt de capital.


Sommaire :

Procédure:

Étape 1 : Création du dossier de dépôt de capital

Étape 2 : Validation des associé·es

Étape 3 : Validation de l'entreprise

Étape 4 : Documents à transmettre

Étape 5 : Finalisation

Actions à effectuer sur Pennylane après le dépôt de capital

Suivi du dépôt de capital


Procédure et généralités

Le dépôt de capital se fait sur Pennylane, par l'intermédiaire de notre partenaire bancaire Swan.

Où trouver la fonctionnalité ? Pour lancer un dépôt de capital pour votre client, cliquez sur "Nouvelles missions" depuis la page "Entreprises", puis cliquez sur "+ Dépôt de capital".

Vous passez par plusieurs étapes : création et remplissage du dossier de dépôt de capital, récupération du certificat de dépôt de capital, libération des fonds de l'entreprise nouvellement créée. Ces étapes apparaissent à gauche de la fenêtre.

Étape 1 : Création du dossier de dépôt de capital

⚠️ Une fois cette première étape entièrement validée, les informations qu'elle contient ne seront plus modifiables. Soyez vigilants sur le contenu !

1.1. Renseignez les informations de l'entreprise à immatriculer et de ses associés

Pour commencer, munissez-vous des documents que vous avez récupérés pour rédiger les statuts de la société. Grâce à eux, vous pouvez renseigner les informations relatives à l'entreprise à immatriculer, aux associés et aux parts que chacun d'entre eux souhaite déposer.

💡 Les associés peuvent aussi bien être des personnes physiques que des personnes morales. Si vous ajoutez une personne morale, Pennylane vous demande de renseigner les informations liées à son représentant légal.

Une fois les associés saisis, Pennylane pré-saisit automatiquement la liste des bénéficiaires effectifs. Vous pouvez toutefois en ajouter manuellement au besoin.

1.2 Zoom sur les bénéficiaires effectifs

Si vous ajoutez manuellement un bénéficiaire effectif, vous êtes amené à choisir son rôle. Voici leur définition :

  • Au capital : personne actionnaire de l'entreprise ;

  • Représentant légal : personne désignée par la loi pour représenter et défendre les intérêts d'une autre personne, qu'elle soit physique ou morale ;

  • Autre : bénéficiaire effectif non actionnaire. Par exemple, quelqu'un qui aurait 25% des droits de vote sans être actionnaire, ni être un Président ou Directeur général.

📖 Un bénéficiaire effectif est toute personne physique qui, soit possède, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société ou entité déclarante, soit exerce sur cette dernière, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle au sens des 3° et 4° du I de l'article L. 233-3 du code de commerce. (Source : Infogreffe)

1.3 Choix du point de contact

Une fois la liste des bénéficiaires effectifs validée, Pennylane vous demande de choisir votre point de contact principal parmi les bénéficiaires effectifs. Cette personne doit vérifier les informations que vous avez saisies sur l'entreprise en création (voir l'étape 3).

1.4. Fin de l'étape 1 et envoi d'e-mails aux associés

Une fois ces étapes validées, Pennylane envoie automatiquement deux types d'e-mails aux associés :

  1. Un premier e-mail est envoyé à chacun des associés. Cet e-mail invite chacun des associés à confirmer ses informations personnelles (préalablement saisies par vos soins) ainsi qu'à valider leur identité (cf. Étape 2).
    Si l'un des associés est une personne morale, l'e-mail sera envoyé à son représentant légal.

  2. Un second e-mail est envoyé automatiquement par Pennylane au point de contact de l'entreprise. Il l'invite à confirmer les informations que vous avez préalablement saisies sur l'entreprise (cf. Étape 3).

✍️ Si l'entreprise en création a un seul et unique associé, ce dernier est automatiquement considéré comme le point de contact de l'entreprise. Il reçoit alors deux e-mails distincts de Pennylane et doit réaliser l'étape 2 - validation des associés ET l'étape 3 - validation de l'entreprise.

💡 C'est à la fin de l'étape 1 que le dossier de l'entreprise est créé sur Pennylane. Un SIREN provisoire lui est attribué. Le dossier est alors accessible depuis la page "Entreprises". En revanche, le client dirigeant n'a pas encore d'accès. Vous serez amené à l'inviter vous-même à la toute fin de la procédure de dépôt de capital (cf. Étape 5).

Étape 2 : Validation des associé·es

💡 Pour gagner du temps, les étapes 2, 3 et 4 peuvent être réalisées simultanément. Pour les étapes 2 et 3, ce sont principalement les associés qui sont à la manœuvre. C'est vous qui l'êtes pour l'étape 4.

Suite à la fin de l'étape 1, chacun des associés a reçu un e-mail à l'invitant à 1) vérifier ses informations personnelles renseignées par vos soins et 2) confirmer leur identité. Une fois ces deux étapes complétées, il ou elle peut enfin procéder au transfert de ses fonds.

L'e-mail ressemble à la capture d'écran ci-dessous :

💡 Cette étape s'appuie principalement sur l'infrastructure développée par notre partenaire bancaire Swan. Découvrez Swan dans cet article.

2.1. Chacun des associés valide ses informations personnelles

Après avoir cliqué sur le bouton "Vérifier mes informations", chacun des associés est redirigé vers l'interface de Swan, au sein de laquelle la quasi-totalité des informations ont été automatiquement pré-remplies grâce à celles que vous avez saisies sur Pennylane.

⚠️ Attention : Swan propose aussi aux associés de leur faire parvenir un justificatif de domicile. Cela n'est pas nécessaire, puisque vous le transmettrez vous-même directement depuis Pennylane.

2.2. Vérification de l'identité des associés

Après avoir validé ses informations personnelles, chaque associé est invité à procéder à la vérification de son identité. Cette vérification se fait à l'aide de son smartphone.

Une fois son identité vérifiée, l'associé reçoit un e-mail de confirmation la part de Swan. Un compte personnel lui a été créé.

2.3. Dépôts des fonds des associés

Chaque associé reçoit un autre e-mail de Swan, dans lequel est indiqué un IBAN unique et propre à chacun, vers lequel les fonds doivent être transférés.

✍️ Il ne s'agit pas de l'IBAN de la société mais d'un IBAN temporaire au nom de l'associé. C'est ainsi que la provenance des fonds peut être vérifiée par le notaire en charge du dépôt des fonds.

📖 En France, pour déposer le capital d'une entreprise en cours de création ou réaliser une augmentation de capital, un processus formel doit être respecté.

  1. Le compte de dépôt de capital doit être un compte séquestre. Un compte séquestre est un compte avec un contrat particulier. Seules les banques ont le droit d'ouvrir ce type de compte. Les notaires ont aussi un compte séquestre à la Caisse des dépôts et ont le droit d'attester le dépôt de capital.

  2. Swan travaille avec un notaire partenaire pour acter le dépôt de capital des associés. Les actionnaires doivent donc faire un virement vers un IBAN leur appartenant chez Swan pour que les fonds soient vérifiés.

⚠️ Le statut "Dépôts des fonds" devient "Effectué" si et seulement si les fonds reçus par Swan correspondent au montant exact du capital social renseigné.

2.4. Actions du comptable

En parallèle, envoyez les documents nécessaires pour la validation des associés. Les documents demandés dépendent de la nature de l'associé :

  • Si l'associé est une personne physique, envoyez le justificatif de domicile de l'associé.

  • Si l'associé est une personne morale, vous devrez alors envoyer le K-Bis de la société, les statuts de la société, ainsi que sa dernière déclaration de revenus.

Étape 3 : Validation de l'entreprise

L'étape 3 peut être réalisée en même temps que les étapes 2 et 4.

Ici, suite à l'e-mail que le point de contact a reçu (cf. Etape 1), ce dernier doit vérifier les informations renseignées par le comptable sur l'interface de Swan.

La majeure partie des informations sera automatiquement pré-remplie à partir des informations renseignées par vos soins sur Pennylane.

⚠️ Swan demande des informations supplémentaires qu'il est essentiel de bien compléter afin que la procédure aboutisse. En revanche, il n'est pas nécessaire d'ajouter les documents déjà téléchargés sur Pennylane, principalement lors de l'étape 4.

Étape 4 : Documents à transmettre

Transmettez ici l'ensemble des documents relatifs à l'entreprise en train d'être créée.

  • Statuts juridiques de l'entreprise ;

    ⚠️ Si l'entreprise est une SARL, pensez à bien indiquer dans les statuts la mention indiquée sur Pennylane.

  • Justificatif de domicile de l'entreprise ;

  • Procuration signée par le représentant légal de l'entreprise. Un modèle de lettre est disponible au téléchargement.

⚠️ Ces documents sont revus et vérifiés par Swan après qu'ils ont TOUS été envoyés sur Pennylane. En d'autres termes, il n'est pas possible de passer à l'étape suivante tant qu'un document manque à l'appel. Cela vaut aussi pour les documents transmis à la fin de l'étape 2.

Étape 5 : Finalisation

Une fois les étapes 1 à 4 effectuées, Swan envoie tous les documents à un notaire partenaire pour vérification. Après vérification des informations, le notaire génère un certificat de dépôt de capital, disponible dans l'onglet "Finalisation". Une fois toutes les étapes précédentes validées, comptez environ 48h pour recevoir le certificat de dépôt de capital.

L'attestation de dépôt de capital vous est utile pour procéder à l'immatriculation de la société. Cette action est effectuée hors de Pennylane, en général par votre pôle juridique du cabinet comptable ou par un de vos partenaires. Une fois la société immatriculée, vous obtenez un K-bis qu'il convient de télécharger dans l'onglet "Finalisation".

Une fois le K-bis transmis sur Pennylane, le notaire vérifie le K-bis et procède à la libération du capital sur le compte bancaire de l'entreprise. Il s'agit d'un compte Pro Pennylane qui permet au client de payer ses factures fournisseurs depuis Pennylane et d'obtenir des cartes bancaires physiques et virtuelles. Comptez un délai d'environ 48-72h pour la libération du capital.

Dernière étape : invitez votre client à se connecter à Pennylane en cliquant sur le bouton ! Une invitation est alors envoyée à chaque associé avec les informations renseignées lors de l'étape 1.

⚠️ En cliquant sur ce bouton, Pennylane attache automatiquement le compte Pro Pennylane au dossier. La connexion bancaire avec le dossier se fait donc automatiquement lors de l'envoi des invitations.

Actions à effectuer sur Pennylane après le dépôt de capital

Récupérer l'IBAN du compte bancaire de l'entreprise

Vous pouvez retrouver l'IBAN de ce compte en cliquant sur la page Comptes bancaires lorsque vous êtes sur le dossier de l'entreprise.

Mettre à jour le SIREN de l'entreprise

Lorsque les informations de l'entreprise sont renseignées lors de l'étape 1, un SIREN provisoire est créé sur Pennylane. Il convient de modifier le SIREN avec le SIREN définitif renseigné sur le KBIS.

Pour modifier le SIREN, allez dans les paramètres du dossier puis dans l'onglet Informations entreprise - Général.

Suivi du dépôt de capital

Depuis l'onglet Dépôt de capital, vous pouvez suivre le statut du dépôt de capital.

Vous pouvez revenir sur le formulaire en cliquant sur le crayon afin de compléter ou modifier les informations et documents demandés. (1)
Vous pouvez rechercher les mises à jour de Swan en cliquant sur le bouton "Synchroniser" (2).

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