La fonctionnalité gestion des demandes d'achats est disponible uniquement pour les plans Premium.
✍️ Cette fonctionnalité est en phase de test, veuillez contacter notre support pour l'obtenir.
Retrouver les demandes d'achats
Allez dans le menu Achat (icône caddie) de Pennylane, puis cliquez sur Demandes d'achats.
Dans l'onglet Demandes d'approbation, vous avez une vue sur l’ensemble des demandes qui vous ont été transmises.
Utilisez le filtre Statut, pour afficher les demandes qui attendent une action de votre part (En attente de validation) ; ou encore celles qui ont été refusées, validées ou archivées.
Voir le détail d'une demande d'achat
Toujours dans le module Demandes d'achats, cliquez sur l'une des ligne pour voir le détail et la gérer.
Vous avez alors accès aux différentes informations de cette demande d'achat :
Un document justificatif, si le demandeur en a transmis un ;
Le montant ;
Le fournisseur ;
Le nom du collaborateur qui en a fait la demande ;
Le motif.
Vous pouvez Refuser ou Valider la demande d'achat.
Vous pouvez aussi modifier la demande si une information est incorrecte (par exemple, le taux de TVA est incorrect). Pour cela, cliquez sur l'icône"Modifier.
Compléter une demande d'achat
Voici les autres actions possibles dans le cadre de la gestion d'une demande d'achats :
Vous pouvez joindre des documents annexes, comme des bons de livraison.
Si vous avez reçu la facture, vous pouvez la lier directement à la demande d'achat dans le volet latéral.
Si c'est votre collaborateur qui la reçoit, il peut en faire de même de son côté.
Si la facture d'achat est déjà présente dans Pennylane mais n'est pas encore liée à la demande d'achat, vous pouvez les lier ensemble depuis la facture d'achat.
💡 Dans l'onglet Commentaires, après avoir cliqué sur une demande, vous pouvez également envoyer un message à la personne qui l'a soumise afin d'avoir plus d'informations ou d'expliquer la raison de votre refus. N'oubliez pas d'utiliser l'arobase @ suivi du nom de la personne pour la notifier de votre message.