En España, la factura rectificativa es el documento legal equivalente al "avoir" francés. Debe hacer referencia a la factura original que corrige e indicar la causa de la rectificación. La numeración de las facturas rectificativas es independiente de la de las facturas ordinarias.
VeriFactu: Si tu empresa está sujeta a VeriFactu (gestionado vía Invopop), la factura rectificativa se envía automáticamente a la Agencia Tributaria en el momento de la finalización.
Establecer una factura rectificativa
Una factura rectificativa es una factura de importe negativo: permite corregir el importe adeudado por tu cliente, ya sea anulando totalmente una factura o modificándola parcialmente. No es posible crear una factura rectificativa de 0 €.
En Pennylane, la creación de una factura rectificativa conlleva la anulación de la factura a la que está vinculada en cuanto ambos documentos estén enlazados entre sí en la herramienta.
Importante:
Para anular total o parcialmente una factura de cliente emitida, crea tu factura rectificativa directamente desde la factura ya emitida.
Anular una factura de anticipo asociada a una factura de saldo.
Crea y finaliza primero la factura rectificativa de la factura de saldo. Vuelve después a la factura de anticipo o intermedia: el botón Crear una factura rectificativa para esta factura quedará disponible.
A partir de una factura de cliente
Para anular total o parcialmente una factura de cliente emitida, crea tu factura rectificativa directamente desde la factura ya emitida.
Ve al menú Ventas y haz clic en Facturas de cliente.
Haz clic en la factura que quieres anular, total o parcialmente.
Haz clic en Crear una factura rectificativa para esta factura en el panel que aparece. Se abre el editor de facturas.
Por defecto, el sistema rellena automáticamente los campos de la factura rectificativa con la información de la factura inicial, convirtiendo el importe total en un valor negativo. Esto equivale a la anulación total de la factura.
Para crear una factura rectificativa parcial, elimina algunas líneas de factura o ajusta los importes. El total negativo de la factura rectificativa será entonces inferior al importe positivo de la factura original.
Haz clic en Finalizar (o en Vista previa para verificar primero los detalles antes de confirmar).
Una vez finalizada la factura rectificativa, la factura original aparece como anulada o parcialmente anulada. Encuentra la factura rectificativa en el historial de la venta y en la sección Documentos relacionados del documento.
Nota: Al hacer clic en una factura, encontrarás el historial de la venta: la factura original, la factura rectificativa y el resumen de la venta.
De forma independiente a una factura de cliente
¿Quieres crear una factura rectificativa que no esté directamente vinculada a una factura anterior? ¿Necesitas crear una a partir de una factura importada? Sin problema:
Ve al menú Ventas de Pennylane.
Haz clic en Facturas de cliente, luego en el botón Nueva factura en la parte superior derecha de la página.
Completa el editor de facturas con la información necesaria: cliente destinatario, fechas de emisión y vencimiento, productos...
Para cada producto, indica un importe negativo en la columna Sin IVA (añade un signo negativo - delante del precio). El importe total de la factura rectificativa (en la parte inferior derecha) será ahora negativo.
Haz clic en Guardar (si quieres conservar la factura rectificativa como borrador) o en Finalizar (para validar la factura rectificativa). La factura aparecerá ahora como Factura rectificativa, indicando que se trata de un crédito para el cliente.
Importante: Para crear una factura rectificativa parcial sobre una factura Pennylane, parte siempre de la factura correspondiente. No crees la factura rectificativa de forma independiente.
Consejo: Para encontrar una factura rectificativa vinculada a una factura, ve a Facturas de cliente y haz clic en la factura correspondiente. La factura rectificativa se encuentra en la sección Documentos vinculados.
Vincular una factura rectificativa creada de forma independiente a una factura de cliente
Si has creado una factura rectificativa de forma independiente a cualquier factura de venta y quieres vincularla a una factura existente:
En el menú Ventas, ve a la factura rectificativa que creaste de forma independiente.
En el panel de la derecha, hay una sección llamada Documentos vinculados. Haz clic en el +.
Busca e introduce la factura a la que quieres vincular la factura rectificativa. Ten a mano el nombre o la referencia de la factura.
Haz clic en Guardar. Aparecerá el mensaje "La factura se ha vinculado". ¡Listo!
Consejo: Para desvincular una factura rectificativa en caso de error, ve a Facturas de cliente. Abre la factura rectificativa y, en el panel de la derecha, elimina la factura de la sección Documentos vinculados.
Crear una factura rectificativa de factura de anticipo, intermedia o de saldo
Anular una factura rectificativa
Si necesitas eliminar una factura rectificativa, primero debes crear una factura de cliente por el mismo importe positivo.
Una vez finalizada tu factura, la vincularás a tu factura rectificativa para que se anulen mutuamente:
Ve al módulo Facturas de cliente (menú Ventas).
Si el filtro de fechas está activo, elimínalo.
Haz clic en el filtro Estado.
Marca Factura rectificativa en el menú desplegable y haz clic en Aplicar.
Aparece la lista de facturas rectificativas; haz clic en la que quieres anular.
En el panel que se abre a la derecha, haz clic en el icono + (Añadir) en la sección Documentos relacionados. vinculados
Escribe el nombre de tu nueva factura y seléccionala en la lista.
Haz clic en Guardar.
La factura positiva y la factura rectificativa se compensan. La factura rectificativa pasa al estado Cancelada.
Importante: Si la factura rectificativa se vinculó al documento incorrecto, desvínculala desde la sección Documentos vinculados y vinéculala a la factura correcta. Si ya no se puede desvincular, crea una factura positiva del mismo importe y víncula a la factura rectificativa para neutralizarla. Luego crea una nueva factura rectificativa directamente desde la factura correspondiente.
Anular una factura creada por duplicado
Importante: Una factura rectificativa creada desde una factura solo anula esa factura. Crear una factura rectificativa sobre una de las facturas duplicadas no anulará automáticamente la segunda.
Si es necesario anular las dos, gestiona cada factura duplicada por separado.
Selecciona la factura original correspondiente.
Haz clic en Crear una factura rectificativa.
Introduce los detalles de la factura rectificativa (importe, motivo, etc.).
Finaliza la factura rectificativa.
Repite el proceso únicamente si ambas facturas deben anularse.