Una vez que una factura de cliente ha sido finalizada, la legislación española prohíbe modificarla o eliminarla. Esta medida está diseñada para evitar la ocultación de ingresos. Pennylane, como otros programas de facturación, impide cualquier modificación o eliminación de una factura finalizada.
Sin embargo, pueden producirse errores al crear una factura. Si detectas errores que necesitan corrección (importe, dirección, fecha de emisión, fecha de vencimiento, etc.), aquí te explicamos cómo rectificar tu factura de cliente emitiendo una factura rectificativa.
Antes de finalizar tu factura, tómate el tiempo de comprobar todos los detalles (especialmente las fechas) y guárdala primero como borrador. Las facturas en estado borrador pueden modificarse o eliminarse libremente.
Consejo: Si un borrador de factura aparece como factura rectificativa, comprueba el importe total. Un total negativo en una factura se trata automáticamente como una factura rectificativa. Corrige las líneas del borrador para obtener un total positivo: el documento vuelve a ser una factura.
VeriFactu: Las facturas finalizadas y enviadas al sistema VeriFactu (Agencia Tributaria vía Invopop) no pueden cancelarse directamente. Para anular o corregir una factura VeriFactu, debes emitir una factura rectificativa. Esta se enviará también a la Agencia Tributaria y quedará registrada como rectificación oficial.
Cancelar total o parcialmente una factura
Para cancelar total o parcialmente una factura de cliente finalizada, debes crear una factura rectificativa.
Importante: Si cancelas una factura de anticipo o intermedia vinculada a una factura de saldo, crea y finaliza primero la Factura Rectificativa de la factura de saldo. A continuación, vuelve a la factura de anticipo o intermedia: el botón Crear una factura rectificativa para esta factura, inicialmente en gris, estará disponible.
Caso especial: factura de saldo a 0 €. Una factura de saldo a 0 € no puede dar lugar a una factura rectificativa. Si está vinculada a una factura de anticipo o intermedia, esto puede impedir la creación de la factura rectificativa para dicha factura.
Resumen de los pasos principales:
Ve a Ventas > Facturas de clientes.
Haz clic en la factura correspondiente para abrirla.
Haz clic en Crear una factura rectificativa para esta factura. Por defecto, la factura rectificativa toma los datos de la factura original con el importe total en negativo, lo que corresponde a una cancelación total.
Para una factura rectificativa parcial, elimina algunas líneas o ajusta los importes. El total negativo será entonces inferior al importe de la factura, lo que corresponde a una cancelación parcial.
Comprueba y finaliza tu factura rectificativa. Quedará vinculada automáticamente a la factura original.
Importante: No puedes crear una factura rectificativa parcial para una factura de anticipo, intermedia o de saldo: la factura rectificativa siempre cancela la totalidad de la factura correspondiente.
La factura rectificativa queda vinculada automáticamente a la factura de origen. La venta aparece como cancelada o parcialmente cancelada según el importe de la factura rectificativa.
Modificar información en la factura
Para corregir la dirección, las fechas, el destinatario, los productos o cualquier otra información de una factura finalizada, primero cancela la factura en su totalidad y luego emite una nueva.
Cancela la factura original creando una Factura Rectificativa total (sigue los pasos anteriores).
Duplica la factura original para generar un nuevo borrador prerrellenado.
Realiza los cambios necesarios en el borrador.
Finaliza la nueva factura cuando todo sea correcto.
Caso especial: solo hay un error en la fecha de vencimiento. Si la factura sigue siendo un borrador, edita el campo Fecha de vencimiento directamente en el editor y guarda. Si la factura está finalizada, debes crear una factura rectificativa y emitir una nueva factura con la fecha de vencimiento correcta.
¿Se puede eliminar una factura rectificativa?
Al igual que una factura finalizada, una factura rectificativa no puede eliminarse.
Si necesitas cancelar una factura rectificativa, debes primero crear una factura de cliente por el mismo importe positivo. Finalízala y luego vincula los dos documentos.
Si la Factura Rectificativa estaba vinculada al documento incorrecto, desvinculála desde la sección Documentos vinculados y luego asígnala a la factura correcta. Si ya no puede desvincularse, crea una factura positiva por el mismo importe y vincúlala a la factura rectificativa para neutralizarla. A continuación, crea una nueva factura rectificativa directamente desde la factura correspondiente.