Las facturas de clientes son las que envías a tus clientes tras tus ventas. En algunos casos, puedes archivar o eliminar una factura de cliente (bajo determinadas condiciones). También tienes la posibilidad de crear una factura rectificativa para anular total o parcialmente una factura de cliente finalizada.
Importante: No es posible eliminar una factura finalizada por razones legales. Si deseas hacer una simulación de factura, te recomendamos utilizar tu Sandbox.
Diferencias entre archivar y eliminar
Las facturas archivadas no aparecen en la vista Ventas > Facturas de clientes ni en los resultados de búsqueda, salvo que extiendas la búsqueda a las facturas archivadas. Una vez archivadas, las facturas permanecen almacenadas en tu espacio de Pennylane, donde puedes encontrarlas accediendo a Ventas > Facturas de clientes > Todas (pestaña) y haciendo clic en el filtro Estado > Archivada. El archivado de una factura es reversible.
Las facturas eliminadas se destruyen. Desaparecen definitivamente de tu espacio de Pennylane y no pueden recuperarse una vez eliminadas. La eliminación es irreversible.
Archivar una factura de cliente
Importante: Condiciones de archivado: una factura de cliente finalizada no puede archivarse en principio. Solo puedes archivar una factura si es la última factura finalizada y aún no ha sido enviada.
Para archivar una o varias facturas de clientes:
Ve a Ventas > Facturas de clientes > Todas (pestaña).
Selecciona la o las facturas que deseas archivar.
Haz clic en el botón Archivar en la barra resaltada.
Confirma tu elección haciendo clic en Archivar en la ventana que se abre.
Aparece un mensaje de confirmación en la esquina inferior derecha de la pantalla.
Desde este mensaje puedes deshacer el archivado o ver la o las facturas que acabas de archivar. Una factura archivada puede restaurarse en cualquier momento.
Restaurar una factura archivada
Para restaurar una o varias facturas archivadas:
Ve a Ventas > Facturas de clientes > Todas (pestaña).
Activa el filtro Estado > Archivada.
Selecciona la o las facturas que deseas restaurar.
Haz clic en el botón Restaurar en la barra resaltada.
Confirma tu elección haciendo clic en Restaurar en la ventana que se abre.
Si la factura archivada ha sido reimportada en Pennylane mientras tanto, deberás elegir qué versión conservar.
Nota: Restaurar una factura no restaura las conciliaciones de las que formaba parte antes de ser archivada. Si la factura archivada estaba vinculada a una transacción, este vínculo no se restablecerá al restaurarla. Tendrás que conciliar de nuevo tu factura con tu transacción.
Eliminar una factura de cliente
Para eliminar una factura de cliente, la factura debe:
Estar en estado de borrador, es decir, no estar finalizada.
Haber sido archivada previamente.
Una factura finalizada no puede eliminarse, aunque no haya sido enviada. Para anularla total o parcialmente, crea una factura rectificativa.
Para eliminar una o varias facturas de clientes previamente archivadas:
Ve a Ventas > Facturas de clientes > Todas (pestaña).
Activa el filtro Estado > Archivada.
Selecciona la o las facturas que deseas eliminar definitivamente.
Haz clic en el botón Eliminar en la parte inferior de la pantalla.
Confirma tu elección haciendo clic en Eliminar en la ventana que se abre.
Importante: La eliminación es irreversible. Consulta con tu asesor contable antes de eliminar una factura procedente de una importación contable.
Nota: Las facturas finalizadas, hayan sido enviadas a un cliente o no, ya no pueden eliminarse ni archivarse (salvo en casos excepcionales, véase lo anterior).
Gestión de duplicados
Si reimportas una factura de cliente que ya has archivado, la factura importada no se considerará un duplicado de la factura archivada. Piensa en las facturas archivadas como facturas enviadas a la papelera: se ponen en cuarentena para no perturbar tu gestión cotidiana, pero no se eliminan.
Si una factura de cliente archivada ha sido reimportada mientras tanto, una pantalla te pedirá que elijas qué versión conservar. Tendrás la opción de:
No restaurar la factura archivada (conservar la versión reimportada como versión de referencia).
Reemplazar la factura reimportada por la versión histórica que estaba archivada.
Volver a subir una factura de cliente a otra carpeta
No puedes mover una factura de cliente de una carpeta a otra dentro de un grupo de empresas.
Si has subido una factura a la carpeta incorrecta:
Verifica que la factura puede ser archivada y eliminada.
Archívala en la carpeta incorrecta.
Elímminala definitivamente siguiendo el procedimiento anterior.
Abre la carpeta correcta.
Sube de nuevo la factura en Ventas > Facturas de clientes.
Importante: Una factura de cliente finalizada no puede eliminarse. Para anularla, crea una factura rectificativa.
Probar la facturación sin impacto contable
Crea un entorno de pruebas para simular tus facturas sin afectar a tu contabilidad.
Crear una factura rectificativa para modificar una factura
No puedes modificar una factura de cliente finalizada, pero puedes crear una factura rectificativa que anulará tu factura finalizada.