Mit der mobilen Pennylane‑App gehört das mühsame Scannen Ihrer papierbasierten Belege der Vergangenheit an! Mit nur wenigen Klicks können Sie diese direkt in Ihren Pennylane‑Arbeitsbereich importieren. So gehen Sie vor:
✍️ Derzeit können nur Lieferantenrechnungen und Spesenbelege über die mobile App importiert werden.
Um Kundenrechnungen (FR) oder andere Dokumente (z. B. aus der DMS (FR)) zu importieren, nutzen Sie Pennylane auf Ihrem Computer oder automatische Importquellen.
Import vorbereiten
💡 Sie können bis zu 20 Belege gleichzeitig importieren!
Falls noch nicht geschehen, installieren Sie die mobile App (FR) und melden Sie sich mit Ihren Pennylane‑Zugangsdaten an.
Klicken Sie im Reiter Startseite auf + Einreichen.
Wählen Sie (falls erforderlich) den Typ des zu importierenden Belegs:
Lieferantenrechnung (Ausgabe des Unternehmens)
Spesenbeleg (von Ihnen getätigte Ausgabe zur Erstattung)
Klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf die Importoption, die Ihrer Situation entspricht:
Belege scannen
Aus Galerie importieren
Aus Dokumenten importieren
Sobald alles bereit ist, können Sie fortfahren. 👇
Ein Foto importieren
Ein Foto des Belegs aufnehmen
Wie bei jeder Fotoaufnahme stellen Sie sicher, dass das Objekt vollständig im Bild, die Beleuchtung ausreichend ist und die Schrift gut lesbar ist (das gilt allerdings nicht zwingend für Ihre Urlaubsfotos).
Wählen Sie zunächst Ihre Importeinstellungen:
Ein oder mehrere Belege
Mehrere Seiten für einen einzelnen Beleg(z. B. wenn Sie einen langen Kassenbon haben, der nicht auf ein einziges Foto passt)
Platzieren Sie den Beleg vor der Kamera.
Ein blauer Rahmen erscheint auf dem Dokument und das Foto wird automatisch aufgenommen.
Wenn Sie mehrere Fotos aufnehmen müssen, wiederholen Sie den Vorgang.
Tippen Sie unten links auf die Miniaturansicht, um die soeben aufgenommenen Fotos anzuzeigen.
Überprüfen Sie die Fotoqualität, bevor Sie fortfahren.
💡 Wenn Sie ein Foto löschen müssen, um ein neues aufzunehmen, tippen Sie auf Erneut aufnehmen und beginnen Sie von vorn.
Automatisches Zuschneiden von Belegen
Das automatische Zuschneiden von Belegen spart Ihnen Zeit beim Fotografieren Ihrer Dokumente in der Pennylane‑App.
Unter iOS stehen zwei Betriebsmodi zur Verfügung:
Automatischer Modus (standardmäßig aktiviert):Sobald ein Beleg im Kamerafeld erkannt wird, wird das Foto automatisch aufgenommen.
Manueller Modus (über die Schaltfläche oben rechts in der Kamera erreichbar): Die Ränder des Belegs werden weiterhin automatisch erkannt (blauer Rahmen), das Foto wird jedoch erst aufgenommen, wenn Sie die mittlere Schaltfläche drücken.
Sie können außerdem in den Einstellungen der App die Option Automatisches Zuschneiden von Belegen deaktivieren.
Ein vorhandenes Foto importieren
Erlauben Sie Pennylane (falls noch nicht geschehen) den Zugriff auf Ihre Fotos.
Wählen Sie ein oder mehrere Fotos zum Import aus und tippen Sie auf Hinzufügen.
Überprüfen Sie die Fotoqualität. Schneiden Sie das Bild bei Bedarf zu, bevor Sie fortfahren.
💡 Wenn Sie ein Foto löschen müssen, um ein neues aufzunehmen, tippen Sie auf Erneut aufnehmen und beginnen Sie von vorn.
Import bestätigen
Warten Sie einen kurzen Moment, während unsere OCR‑Technologie Ihren Beleg analysiert.
OCR füllt automatisch die Felder (Betrag, Mehrwertsteuer, Lieferant usw.) aus, indem der Inhalt interpretiert wird.
Tippen Sie im Feld Import abgeschlossen auf Jetzt vervollständigen.
Überprüfen Sie die extrahierten Informationen und korrigieren Sie diese bei Bedarf.
Alternativ können Sie Später vervollständigen auswählen.
Wenn alles korrekt ist, tippen Sie auf Einreichen – fertig, Ihr Beleg ist importiert!
📖 Sie finden den Beleg anschließend unter Einkäufe in der App und in Pennylane.
Eine PDF‑, JPG‑ oder PNG‑Datei importieren
Wählen Sie den Beleg aus Ihren Dateien aus.
Tippen Sie im Feld Import abgeschlossen auf Jetzt vervollständigen.
Überprüfen Sie die extrahierten Informationen und korrigieren Sie diese bei Bedarf.
Wenn alles korrekt ist, müssen Sie nichts weiter tun.Falls Informationen fehlen, tippen Sie oben rechts auf das Stiftsymbol und ergänzen Sie die Angaben, bevor Sie auf Einreichen tippen.
Einen Beleg löschen
Wenn Sie einen Beleg versehentlich importiert haben (das kommt vor):
Wählen Sie den Beleg aus der Liste aus.
Tippen Sie oben rechts auf das Symbol Aktionen (drei Punkte).
Abhängig vom Status Ihrer Anfrage stehen Ihnen unterschiedliche Optionen zur Verfügung:
Zu vervollständigen: Diesen Spesenbeleg löschen
Eingereicht: Diesen Spesenbeleg archivieren(Sie können sie später über Ihren Computer löschen.)
Erstattet: keine Option – wenden Sie sich an Ihren Manager (oder Ihren Steuerberater).
Importieren Sie anschließend einfach eine Version mit besserer Qualität erneut.
💡 Wenn Sie einen Beleg versehentlich archiviert haben, können Sie ihn wiederherstellen!
Aktivieren Sie den Statusfilter > Archiviert > Anwenden > Öffnen Sie den entsprechenden Beleg > Aktionen (die drei Punkte oben rechts) > Wiederherstellen.
Einen Beleg aus einer Transaktion hinzufügen
Um einen Beleg mit einer Banktransaktion zu verknüpfen:
Tippen Sie auf die Transaktionszeile, um deren Details anzuzeigen.
Tippen Sie im Bereich Beleg auf die Schaltfläche + Jetzt hinzufügen.
Geben Sie an, was Sie importieren möchten:
Einen oder mehrere Belege (1 Beleg = 1 Foto)
Mehrere Seiten (1 Beleg = mehrere Fotos)
Fotografieren Sie den Beleg oder importieren Sie ihn aus der Galerie oder aus den Dokumenten Ihres Smartphones.
Schneiden Sie das Foto bei Bedarf zu, bevor Sie auf Importieren tippen.
💡 Wenn Sie den falschen Beleg angehängt haben, können Sie ihn antippen und Trennen auswählen.